电子公文系统签核操作流程.doc

電子公文系統承辦人員線上簽核各項操作流程 登入公文系統.tw 填入帳號、密碼，按登入 如何點收 點按承辦作業→點按點收作業: 點按全選→點按點收: 如何進入承辦 點按承辦作業→點按待辦清單: 如何進入看電子文本或取得附本 勾選該件公文→點按相關電子檔案→下方可點按(打開或儲存)電子來文文本或電子來文附本 如何退分 勾選該件公文→點按送登記桌作業 簽辦 點按承辦作業→勾選公文文號(線) →簽辦主任、校長請直接點按文號，批核該件公文 筆硯程式執行→點按簡易簽辦 繕打擬辦內容 不要用Enter鍵分段、不要用空白鍵對齊文件 擬辦中的編號一、二、請利用上方工具列編號，如須用到 (一)或1．等编號，請利用上方工具列 點按右上角公文資料上傳 點按傳送下一關 傳送方式→內呈，收件者→點按右側小三角選批核主管，PIN碼→插入憑證卡輸入PIN碼，點按確定傳並關閉。完成！ 主任、校長請在批核意見中填入相關建議→公文資料上傳→主任點按傳送下一關、校長點按決行 發文創簽稿 點按承辦作業→公文製作→創簽稿 進入筆硯公文製作系統→函→確定 發文字號請依各單位辦理，例如：龍潭小教、龍潭小學龍潭小總龍潭小龍潭小龍潭小龍潭小龍潭小選發文日期檔號及保存年限：請依之承辦公文分類號及保存年限 附件依狀況：紙文與電子發文附件 兩者都點附件，在附件說明填入附件內容說明(紙文附件作業至此) 電子發文附件 點附件檔名→新增→附件檔所在位置與檔名→開啟→確定 輸入主旨及說明 前面的主旨、說明勿動，直接在後面輸入(主旨不要用Enter鍵分段、說明不要空白鍵對齊文件) 說明中的編號一、二、按Enter鍵會主動編號，如須用到 (一)或1．等编號，請利用上方工具列 輸入正副本時因應電子發文需要請注意下列說明 例如正本臺南市政府教育局，請在輸入區中輸入 臺南市政府教 出現選擇列，以滑鼠點選臺南市政府教育局按新增→確定； 副本也請以同樣方式選擇，不可直接輸入因為會無法對應通訊錄而無法電子發文 輸入決行層級(原則第一層決行) 存檔付予檔名 紙本發文(線上簽核本步驟不用)：按預視，檢查公文內容無誤，按預視→按列印簽稿(呈送校長批閱) →按離開 按右上角公文資料上傳→確定 如有內容修改，修改後需存檔再按公文資料上傳 紙本發文創簽稿 回公文系統點按承辦作業→公文製作→勾選文號 草稿→登錄取號→紙本請取消線上簽核勾選→存檔 存檔後會再回筆硯再按右上角公文資料上傳，創簽稿操作結束 創簽稿校長批可後，請交文書印紙本公文蓋印發文後再進行歸檔註記 線上簽核創簽稿 公文系統點按承辦作業→公文製作→勾選文號 草稿→登錄取號→請勾選線上簽核→存檔 筆硯系統→資料上傳→傳送下一關→內呈→主管→PIN碼→確定傳送→最後校長決行(電子簽核創稿完成) 主管批核時，若對創簽稿本有修正，可直接在擬辦欄中增刪文字 歸檔註記請完成紙本公文列印完成再進行下列步驟(電子簽核等校長決行後進行)：待辦清單→勾選文號→決行歸檔註記→類別(單發)→送單發 收文決行歸檔註記(有＊記號必填) 承辦作業→待辦清單→勾選公文號→決行歸檔註記 紙本收文歸檔註記 點單位存查→填入文本所屬分類號，按確定→歸檔數量按1、點圖示選件→送單位歸檔 會辦說明 順會(適用跨處室或兼辦行政業務人員) 適用1人(例教學組長→人事主任→教務主任批核→校長決行；只能依序傳送公文) 點按承辦作業→點按待辦清單→設定傳送流程→處室→人員→順會→新增(以此類推，加入公文要知會所有人員，最後是校長)，可利用刪除、上移、下移進行調整。 分會(例教學組長可同時知會人事主任、會計主任、帶隊教師最後傳至→教務主任批核→校長決行；可同時知會多人)適用2人以上 點按承辦作業→點按待辦清單→設定傳送流程→處室→人員→分會→新增(以此類推，加入公文要知會所有人員，最後是校長)，可利用刪除、上移、下移進行調整。 也可先決後會：先處室簽辦內呈完，再進行會辦。 簽辦與會辦意見批註 在批核意見中會辦意見，再點按資料上傳→選擇傳送下一關或分會辦畢(代表你是會辦最後一位請點按分會辦畢)