四级职业秘书第四篇.ppt

第四章 会议与商务活动 第一节 会议筹备 第二节 会议中的服务 第三节 会议善后工作 第四节 商务活动 第五节 商务旅行 三、开放参观的准备与接待 技能要求： 要了解会见与会谈的基本程序和要求，以便做好服务工作 （一）操作程序 1、迎接 （1）地点：大楼正门口、接见厅、会见室门口 （2）人员：主人、接待人员 2、致辞、赠礼、合影 （1）主宾双方均可致辞 （2）简单致辞后赠礼 （3）安排合影（注意位置的安排） （二）准备与接待工作的内容 1、开放参观的项目 （1）组织的展览室 （2）生产设备和工艺流程 （3）厂区环境 （4）员工的教育与培训设施 （5）组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施 （二）准备与接待工作的内容 2、开放参观活动的操作流程 （1）准备宣传小册子 （2）放映视听材料 （3）观看模型 （4）引导观摩实物 （5）中途休息服务 （6）赠送纪念品 （7）征求意见 （二）准备与接待工作的内容 3、秘书在开放参观中的职责 （1）准备工作 准备与寄发请柬 为来宾准备休息服务处 准备介绍材料 准备特殊的参观用品 准备茶水饮料 准备赠送的礼品和纪念品 （二）准备与接待工作的内容 3、秘书在开放参观中的职责 （2）接待工作服务与要求 来宾到达后热情引导接待 放映视听资料时认真解说 参观过程中为来宾做向导 做好招待来宾的餐饮服务 耐心解答来宾提出的各种问题 做好欢送工作 四、拟定开放参观活动的方案 技能要求： 能够拟定开放参观活动的方案 （一）拟定方案 1、确定开放参观活动的主题 就是组织通过一系列活动所要达到的目的和希望取得的效果。常见的主题有： （1）扩大组织的知名度，提高美誉度 （2）促进组织的业务拓展 （3）和谐组织与社区的关系 （4）增强员工与家属的自豪感 （一）拟定方案 2、安排开放参观的内容 要根据主题来安排开放参观的内容 （1）情况介绍 （2）现场观摩 （3）实物展览 （一）拟定方案 3、选择开放参观的时机 周年纪念日、重大的节假日、开业庆典、社区节日等 4、确定邀请对象 一般性参观：员工家属或一般市民 特殊性参观：与本组织有特殊利害关系的团体和公众 （一）拟定方案 5、选择参观路线 （1）能引起参观者的兴趣 （2）能保证参观者的安全 （3）对组织正常工作干扰小 （一）拟定方案 6、策划宣传工作 7、做好解说及接待准备 （1）挑选并培训导游或解说人员 （2）制作并寄发请柬 （3）设立接待服务处 （4）准备特殊的参观用品 （5）准备礼品或纪念品 职业秘书课堂教学 教学目标 通过本节学习，能够： 合理安排与会人员的返程 清退会议文件 整理会议室 进行会议文件资料的立卷归档 做好会议经费结算工作 一、安排与会人员返程 技能要求： 掌握与会人员返程工作的主要内容 （一）提前做好车、船、飞机票的登记预售 1、及早安排外地与会人员的返程事宜 2、事先了解与会者要求，并尽可能满足 3、先远后近的次序安排返程机票、车票的预定 4、编制与会者离开的时间表 （二）帮助做好返程准备 1、提醒及时归还各种物品 2、提醒与会务组结清各种帐目 3、帮助检查、清退房间 4、帮助托运大件物品 二、会议文件资料清退 技能要求： 掌握会议文件清退方法 （一）清退方法 1、小型内部会议文件清退的方法 （1）放桌上 （2）门口收集 （3）向个别已领取文件而未到会的人员收集 （一）清退方法 2、大中型会议文件收集方法 （1）提前发文件清退目录 （2）对会议工作人员，采取下发收集目录，限时交退 （二）注意事项 1、统一制发清退文件的目录 2、分清清退文件和不清退文件的范围 3、避免只要求部分与会者退回文件，而造成误会 三、整理会议室 1、收拾整理 2、清理文件 3、检查归位 四、会议文件资料的立卷归档 技能要求： 掌握会议文件立卷归档的做法 （一）步骤 1、会议文件的收集整理 （1）确定会议文件的收集范围 （2）选择收集会议文件的渠道 （3）运用收集文件的不同方法 2、会议文件的立卷归档 （二）注意事项 1、会议文件责任要落实到人 2、履行文件登记手续，并认真检查 3、注意必威体育官网网址 4、严格遵守档案制度 五、会议经费结算 技能要求： 掌握会议会议经费结算的方法 （一）会议收款与付款的方法 1、收款的方法和时机 （1）在会议通知或预定表格中，详细注明收费的标准和方法 （2）注明与会人员可采用的支付方式 （3）如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等 （4）与财务部门提前确定正确的收费开票程序 （一）会议收款与付款的方法 2、付款方法和时间 活动之后为租用费用开发票和结帐 活