项目十 综合档案室建设及管理.ppt

出版社 社文分社 档案管理实务 项目十 综合档案室建设与管理 学习目标 知识目标 了解企业综合档案室环境； 熟悉综合档案室建设要求； 了解综合档案室管理内容。 能力目标 能够根据具体要求设计综合档案室； 能够进行综合档案室的建设； 能够进行综合档案室的管理。 任务一 综合档案室的建设 一、综合档案室的含义 综合档案室，指统一管理本单位全部档案的档案室，负责对普通档案、各种专门档案和特殊载体的档案进行统一的综合管理。 近年来，各单位新型门类档案的数量不断增加，使档案室收藏的档案向多门类发展，许多单一档案门类的档案室逐渐发展成为综合档案室。 二、综合档案室的创建条件 (1)建立与档案工作和任务相适应的档案工作机构，配备相应的专、兼职档案管理人员； (2)有专门的档案库房和适应档案保管、保护所必需的装具和设施设备；  (3)对本机关形成的文书、科技、会计、专业、音像等各种门类和载体的档案，全部实行了综合实体管理；  (4)建立档案收集、归档、保管、利用等各项制度；  (5)归档保存的各类档案全部进行了系统整理、编目，能适应开展档案利用工作的需要。 三、综合档案室建设基本步骤 （一）综合档案室建设目标分析 (1) 规模设置要科学。要求能够容纳目前及未来发展的档案数量，适当考虑前瞻性。 (2) 功能设置要合理。库房、档案人员办公室、阅览室等空间的规划要满足本单位档案工作的需求，考虑美观与经济的结合。 （二）成立综合档案室领导小组 综合档案室领导小组一般由组长、副组长、成员组成。要确定主管领导人、分管领导人、专职档案管理工作人员以及兼职档案人员。 （三）购置综合档案室设备与办公用品 单位档案室可以根据自身工作的需要和现实的经济实力，本着实事求是的态度和合理、有效、实用、节俭的原则进行配置。其基本程序为：列出购置清单—提交领导审批—发出询价函—购物验收—入库登记。 四、数字档案室的建设 近年来，随着我国基层档案工作规范化的推进和社会信息化整体进程的加快,数字档案室已经成为农村、社区和企业等基层单位档案信息化建设的重要目标。原因有三：一是随着信息时代的发展，数字档案室建设是档案信息化的必然要求；二是各个地方的档案部门已把档案数字化作为一项业务建设项目列入规，因此基层单位的档案室目标管理也需要与时俱进，要更上一层楼；三是从档案接收来看，数字档案馆的建设将要求在移交纸质档案的同时要移交档案全文电子数据。 （一）数字档案室建设的工作任务与内容 数字档案室建设的工作任务,主要是完成室藏档案永久、长期档案的全文数字化。目前，数字档案室建设刚刚起步，其档案数字化的范围以文书档案为主，有条件的单位可以扩展到业务档案和照片档案等其他档案，或根据需要对短期档案进行数字化。 （二）数字档案室建设的基本条件 (1) 建设数字化档案室要具备必要的软、硬件，必须有档案室单独的计算机和档案管理软件、扫描仪等。 (2) 档案人员必须具备一定的计算机操作能力。档案的全文扫描可以在档案局信息技术部门指导下自己进行，也可以委托专门的档案数字化加工单位整批进行，但加工单位必须是档案主管部门认定的具有一定资质和经验的专业单位，以确保档案数字化加工的质量和标准。 （三）数字档案室建设目标 1.实施网上查档工程，提供“查档到桌面”的服务 基层档案室实施档案数字化后，数据应全部集中在档案室的计算机上或本单位的服务器上。查阅档案由档案管理员直接在计算机上查阅、打印。有局域网的单位可将开放的档案通过网络发布，使单位成员在自己的计算机上进入数字档案室界面查阅档案和资料，实现网上查档的最终目标。 2.实现数字档案的在线接收 进馆单位在室藏档案数字化后，应将数据及时通过政务网向档案馆进行移交和备份。使档案馆能提前拥有进馆单位室藏档案的电子数据，增加档案信息资源，更大范围提供利用。同时也为基层档案室做好数据备份，防止数据丢失。 （四）数字档案室建设中应注意的问题 1.数据库建设要符合技术规范 数据库建设的结构和格式必须在本地执行统一规范。基层档案室的目录数据库建设要按照国家规定的全文文件格式(tif、jpg、doc、txt)进行，全文数据库建设使档案馆在接收后的数据实现可读、可供检索、可导入本馆数据库。 2.档案管理软件要统一 这是数字档案室建设的技术和业务保证，如果档案要移交上级档案馆的单位，应该采用档案部门统一的档案管理软件，实现文档一体化的管理。 3.扫描文件数据与目录数据挂接要加强核对 文件扫描后