何谓控制.ppt

控制的基礎 　　學習目標 閱讀本章後，您應該能： 定義何謂控制 說明控制的三種方法 解釋控制的重要性 說明控制程序 辨別控制的三種類型 　　學習目標(續) 閱讀本章後，您應該能： 說明有效控制系統的特質 討論影響組織控制系統設計的權變因素 說明在不同文化差異下應如何修正控制 說明工作場所隱私、員工偷竊及職場暴力等三項當前重要的議題如何影響控制 何謂控制？ 控制 是用來確保活動能按計畫完成，並藉此矯正重大偏差的監督活動過程 控制系統是否有效，端視其對目標的達成有多少幫助 市場控制－著重於以外部市場機制，來建立控制系統的標準 產品或服務很清楚而具體，最常使用此種方法 市場競爭很激烈的組織，最常使用此種方法 公司各部門常會轉為利潤中心，並以其在公司總利潤所佔的百分比作為部門績效評估的標準 何謂控制？ 控制 官僚體制控制－強調組織的權威 依靠行政規定、條例、程序及政策等行事 非常依賴作業的標準化、定義清楚的工作說明書以及預算等管理機制 集團控制－員工的行為受公司的價值觀、規範、傳統、和其它組織文化所限制 以個人及群體(或集團)來決定員工的行為與績效是否合宜 它通常適用於工作團隊以及技術變化迅速的組織內 為什麼控制是重要的 ? 因為它是管理功能的最後一個環節 提供了由結果回饋到規劃之間的必要連結 管理者只有一種方法知道組織的目標是否有達到預期 管理者將權力下授給員工 他們擔心萬一員工出錯，卻必須由他們來承擔事情成敗的責任 有效控制系統提供與回饋的績效相關資訊 圖表18.2　規劃－控制連結 圖表18.3　控制的程序 控制的程序 背景 控制程序有三步驟 假設「標準」已經存在 這些標準是規劃程序中所設立的特定目標 衡量 如何衡量？ 觀察員工－所提供的是未經他人過濾的資訊 走動式管理 (MBWA) 缺點－它容易受主觀的偏見所影響 相當耗時 常被認為是很冒失的 控制的程序 衡量 如何衡量？ 統計報表－數字容易判讀且能有效顯示變數間的　相關 缺點－並非所有作業都可被衡量 其它重要與主觀性的因素會被忽略 口頭報告－如：會議和電話討論 是在虛擬環境的組織裡控制工作最好的方法 資訊科技進步，口頭報告已經和書面記錄一樣可以永久保存 缺點－資訊已被過濾 控制的程序 衡量 如何衡量？ 書面報告－書面報告的正式化使它比口頭報告更為簡明而易於理解 便於歸檔及存取 一個廣泛的控制系統應將這四種衡量方式全部包括　進去 控制的程序 衡量什麼？ 「衡量什麼」可能會比「如何衡量」更為重要 某些控制指標可用於所有的管理環境： 員工滿意度、離職率以及出缺席率 將成本控制在預算額度內 任一個完整的控制系統必須考慮到管理者業務的多　樣性 有些活動比較難用量化標準來評量 大部分的活動仍可歸類出某些客觀的特性而加以　衡量 當績效指標不能以量化方式表達時，管理者就應該找尋其它主觀的衡量方式 控制的程序 比較 可得知實際表現與標準之間的差異程度 可接受的變異範圍－績效差異超出此範圍 圖表18.4　定義可接受的變異範圍 圖表18.5　Eastern States啤酒配銷公司 七月份銷售成績表 控制的程序 採取管理行動 改正實際的績效－當績效變異的原因是來自於差勁的工作，會採取的行動 即時改正行動－立刻解決問題，使工作重回正軌 基本改正行動－找出偏差大小的原因 對偏差的來源予以改正 修正標準－偏差的來源來自標準訂的不夠實際 需要修正的是標準而非工作表現 較麻煩的問題是向下修正標準 圖表18.6　控制過程中的管理決策 控制的類型 事前控制 防範問題於未然 最好的控制類型 需要即時而精確的資訊，但這些資訊卻又不易獲得 即時控制 在事情發生時立即採取控制行動 往往可以花較少的成本來矯正問題 最有名的即時控制方法是直接監督 控制的類型 事後控制 它是在行動完成後才進行控制 問題已經發生，而浪費或損害也已造成 最常見的控制類型 事後控制是唯一可行的控制方式 事後控制有兩個優點 提供了有意義的資訊，讓管理者知道他們的計畫是否有效 可用來加強對員工的激勵 圖表18.7　控制的類型 圖表18.8　有效控制系統的特質 圖表18.9　設計控制的權變因素 對管理者的意涵 依文化差異調整控制 在不同國家中，控制員工及工作的方法會有很大的　不同 控制系統差異，主要是在衡量及改正行動這兩個步驟上 在高度科技發展的國家時，控制是間接的 在低度科技發展的國家中，控制較為直接 不同國家的法律，提供在改正行動，會面臨的不同　限制 不同國家間的統計數字並不能拿來直接比較 今日的控制議題 工作場所隱私權 雇主有權監視員工的溝通，檢閱你的電腦檔案