酒店电话礼仪(使用).ppt

酒店电话礼仪Telephone Etiquette 通过课程您将学到 电话礼仪的重要性 如何接听电话 如何拨打电话 正确使用电话用语 电话服务无处不在 服务岗位：总机、总台、客房中心、预定…… 后台部门：工作沟通 1. 电话礼仪重要性 电话服务是我们工作的一部分 1. 电话礼仪重要性 电话礼仪影响着我们 电话是另一种重要的服务方式 酒店服务品质 您代表的是酒店 接打电话是应掌握的一项基本服务技能 2. 电话接听 2.1 接听前准备 准备笔和纸 停止一切不必要的动作 使用正确的姿势 带着微笑迅速接起电话 电话旁准备笔和纸，养成随时记录的好习惯！ 三声之内接起电话 2. 电话接听 2.2 接起电话 2. 电话接听 问候 “早上好/下午好/晚上好” 报酒店/部门 “xxx department”，“xxx 部” 报自己姓名 “xxx speaking”，“xxx ” 提供帮助 “May I help you?” 我可以帮您吗？ 自报“家门”，传递你最友善的声音，给人以最好的第一印象！ 2. 电话接听 2.3 接听中 认真倾听对方的电话事由。 如需传呼他人 应请对方稍候，然后轻轻放下电话，去传呼他人。 如是对方通知或询问某事 应按对方的要求逐条记下，并复述或回答对方。 及时帮助，表达你的服务意愿，帮助解决问题！ 2.4 结束电话 重复/确认重要信息 感谢对方来电，并礼貌地结束电话 待对方先挂电话后，再挂电话 2. 电话接听 重复重要信息，礼貌结束电话！ 2. 电话接听 2.5 转接电话 酒店内的电话转接如何操作？ 转接接电话人在 转接：“请稍等，马上为您转接” 接电话人在忙时 “对不起，他在 ，让他给您回电话可以么？” 接电话人不在 “对不起，他现在不在，请问需要留言么？” 2. 电话接听 2.6 留言服务 记录以下信息 ： 日期/打电话的时间/打给谁 内线：来电者的部门和全名 外线：来电者的单位、全名、电话号码 留言内容（重复以确保信息准确无误） 签上您的姓名 五要素（给谁的留言、谁想要留言、具体的时间、记录者姓名、内容） 2. 电话接听 2.7 打电话时有宾客来 和来者点头打招呼，以示关注。 尽快结束通话，以免让宾客久等。 通完电话后要向宾客致歉。“抱歉让您久等” 避免忽视冷落宾客！ 2. 电话接听 2.8 接听电话服务用语举例 “您好，xx酒店xx部xxx”（外线） “您好，xx部xxx”（内线） “让您久等了，我是xx部xxx” 确认对方 “x先生，您好！” “请问我可以为您留言么？” 听取对方来电用意 “是”、“好的”、“清楚”、“明白” 进行确认“请您再重复一遍”“那么明天在xx，9点钟” “谢谢”、“再见”、“谢谢您的来电”。 …… Try a smile on the telephone. It works! 问候 道歉 留言 转告 马上帮忙 转接电话 直接回答（解决问题） 及时回电话 每个电话都期待满意的答复，能保证吗？ 2.9 对于每个电话，我们都能做到如下的事 2. 电话接听 3.电话拨打 3.1 拨打前 在您打电话之前准备好，以便提高您的效率 知道您打电话的目的 估算时间 掌握一些必要的信息 列出要点，确认电话号码准确无误。 3.2 交谈中 当您打通后，立即报出您的姓名和酒店/部门名称　 “您好，我是xxx部xxx” 如果打错了号码，告诉别人您打错了，并说声“对不起”和“再见”，让对方先挂电话。 确认电话对象? “请问xx部的xxx先生在吗？” “麻烦您，我要找xxx先生。” 3.电话拨打 自报“家门”，确认无误。 3.3 交谈中 内容：简明，表述清楚 电话内容 “今天打电话是想向您咨询一下关于xx事……” 说完后可总结所说内容的要点 如果当事人不在，要准备一个清楚，简短的留言。 3. 电话拨打 打电话要有效率，不要浪费时间和话费。 3. 电话拨打 3.4 结束电话 表示对对方的感谢 ?“谢谢”、“麻烦您了”、“那就拜托您了” 挂电话 等对方放下电话后再轻轻放回电话机上