员工必备-邮件书写.ppt

铸就商用车领域成功企业的典范 Create a model of successful enterprise in the field of commercial vehicles 电子邮件书写　Email 一封邮件的必然要素 收件人, 抄送, 暗送 称呼和问候 标题，正文，签名 附件 收件人, 抄送, 暗送 to,cc,bcc To, 收件人，凡是需要回应或进一步动作的收件人，都放在to 中 Cc, 抄送，顾名思义，这信不是给你写的，抄一份给你过目下，也就是知会的意思. Bcc, 暗送,收信人，能够看到这封信to谁cc谁，但看不到bcc的对象。 Reply, 回复，仅回复给from发件人 Reply to all,　回复全部，回信给from, to, cc的所有人。 Forward, 把邮件转发给其他人。但需考虑发信人是否愿意该邮件被你转发给第三方。 在供应商面前，我们是一个团队，作为一个整体出现，使用我们 发送会议记录时，所有参会人员都是收件人，未能参会的相关人员都是抄送人 转发时可否多说两句，把自己消化的东西给对方，体现自己价值的同时，方便对方 称呼和问候 恰当地称呼收件者，拿捏尺度 　　All 　　职务 　　先生／小姐的应用 　　英文名 Email开头结尾最好要有问候语 　　礼多人不怪 　　如果有任何问题，请随时和我联系 　　Best Regards 此致敬礼 　　 多说两句话，　请查收，如果有任何事情请随时联系我，表示出对收件人的重视和关心 确认对方的名字书写正确 收件人称呼和邮件正文之间要留空行 给各称呼，即使是内部，即使是你的下属，礼貌些。 标题，正文，签名 标题很重要，是邮件的第一印象，而且是日后有哪些信誉好的足球投注网站或归类的依据。 正文要求三点，语言得体，内容清晰，保持冷静。 　　　　　商务邮件比较正式，全文不要超过两种字体，不要超过两种颜色，段落分明，条理清楚。 签名，写明你的姓名，单位，头衔和联系方式。准确告诉对方你是谁。 千万不要忘记写邮件主体，一封邮件一个主体，避免对方理解错误 确保内容没有错别字和拼写错误 正确使用标点符号 大串数字要加千分号，便于一目了然 发出修改的邮件，请在邮件中简述修改过的地方，以便对方很快了解 即使内部邮件，也至少需要有ＦＹＩ 商业往来邮件，全部齐头就好了，不用按中文书面的要求，开头空两格 即便从别的地方复制粘贴，请统一大小和字号 附件 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用 不要忘记粘贴附件 附件粘贴后，要打开附件查看，避免粘错附件 那些事情需要发送邮件 正式工作报告 难以简单用口头表达清楚的事项 知识推荐和信息传递 没有见面交流条件的其他交流内容 注意：可以用口头交流解决的，尽量不使用邮件。 邮件发送对象 寻求跨门支持的邮件，一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级；同时抄送本部门的直接上级；这样往往可以获得支持部门的更好的支持。 项目通报类的邮件，主送给项目小组成员，抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导 工作计划的发送对象，经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人。 避免以下现象 在对外沟通中，非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替。 避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节。 邮件沟通支持 如果遇到在邮件发送时对内容、措辞、发送人有任何疑问，可以向直接上级寻求沟通支持 如果在沟通中发生意见分歧，沟通双方首先应换位思考，尽量用见面沟通或电话沟通解决分歧； 充分发挥个人的主动性，避免将一般性的沟通工作交给上级去做（这样降低了沟通效率）； 邮件内容 如果带有附件，尽量在邮件正文对附件内容进行总结，避免收件人一一打开附件才能知悉沟通事项； 控制邮件正文字数，确保邮件正文层次清晰、内容明确，避免长篇大论。 沟通确认和反馈 对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注； 重要会议通知再回前向与会人员提醒开会时间； 如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒； 要求对方给予确认，或反馈的，请将需要确认和反馈的时间写清楚 对于供应商提出的意见要给予反馈和解决，不仅仅是表示感谢 要给供应商一个时间概念，什么时候，我们需要您的报价 总结电子邮件的基本礼仪规范 一定不要空白标