证件管理办法教案.docx

湖南大胜集团有限公司各类证照管理办法第一章总则一、为加强公司证照的管理，确保证照在企业经营管理活动中安全、有效、合法的使用，使公司证件管理更加规范化、制度化、完善化，特制定本办法。二、行政部为公司证照管理的职能部门，负责统筹管理、监督检查及协助各部门、分公司（办事处）证照的管理工作。第二章证照种类三、证照种类包括证明企业合法经营的有效证照和各类专业证照两类：（一）证明企业合法经营的有效证件是指公司企业法人营业执照、资质证书、安全生产许可证、组织机构代码证、税务登记证、社保登记证以及质量、环境、职业健康安全体系认证证书等相关证件。（二）各类专业证照是指经公司统一组织办理的个人专业类证件及聘用的各类专业人员的证照：分别包括建造师证、造价师证、职称证、九大员证、ABC三类人员以及其它证件。第三章证照的办理四、办理部门（一）营业执照、组织机构代码证、资质证书、安全生产许可证及质量、环境、职业健康安全体系认证证书等相关证件及各类专业人员证照的申报、注册登记、变更、年检、注销以及保管、登记、备案工作，由公司行政部负责统筹办理。（二）国税登记证、地税登记证、银行开户许可证、社保登记证的申报、登记、变更、年检、注销以及保管、登记、备案工作，由公司计划财务部负责统筹办理。（三）分公司（办事处）各类证照的申报、注册登记、变更、年检、注销以及保管、登记、备案工作，由分公司相关负责人负责统筹办理，总公司行政部负责协助配合。以上部门所有证照办理完毕后，办理人员必须将证照原件交公司行政部备案并留存电子版和复印件后，再按规定从行政部办理证照领用及保管手续。以上部门需建立证照的动态管理台帐，定期盘点确保证账相符。以上部门需及时办理证照的换证、变更、延期等手续，确保证件的有效性。五、证照除正常的年审和换证外，凡涉及到变更和注销的，必须报公司董事会批准后方可办理。六、证照的办理需在第一时间或规定的时间内完成，如因超过规定期限未办理导致证件过期或对外需承担违约责任的，对责任人和部门负责人各处以1000元/次罚款并予以通报批评，造成其它损失的，所有损失全部由责任人及部门负责人共同承担。七、所有证照办理完毕后，行政部必须将更新的复印件及扫描件备案存档进行资源共享，并及时通知相关部门将证件进行更新。八、公司设立的分公司（办事处）在所属地换发的所有证件需复印和扫描后，由分公司（办事处）负责人在复印件上签字并加盖分公司（办事处）印章后，及时将复印件与扫描件报总公司行政部，以备核查。九、如发现伪造总公司和分公司（办事处）证照时，应立即向总公司行政部汇报，由总公司追究当事人的法律责任。第四章证照归档与借用、借调、押证管理十、证照管理责任人（以下简称“证件管理员”）及职责：公司企业法人营业执照、组织机构代码证、国税登记证、地税登记证以及质量、环境、职业健康安全体系认证证书等相关证件由行政部行政文员专职管理；资质证书、安全生产许可证、公司统一组织办理的个人专业类证件及聘用的各类专业人员的证照，包括建造师证、造价师证、职称证、九大员证、ABC三类人员以及其它证件，由行政部资质文员专职管理；银行开户许可证、社保登记证由财务部会计专职管理。以上责任人必须按照证照的类别分类编号入册、归档，所有证照需进行扫描并将扫描件存档，专业人员资格证件需将姓名、证件类别、证件编号、发证日期、联系电话及证件所有人的身份证号码及身份证、照片扫描件建立详细的电子档案。十一、凡公司在职管理人员因经营投标报名、资质增项升级、证照年检等工作需要使用各类证照及专业人员资格证件时，使用人必须至行政部填写《在职管理人员使用证件登记表》（附件一），经行政部经理同意后，方可借出，证件管理员必须及时跟进归还到位。十二、凡分公司（办事处）或项目部因投标或项目检查需临时使用资格证件，由经营部或工程管理部按照本制度第十一条在行政部办理登记手续，由经营部或者工程管理部安排人员统一协调和配合（分公司、办事处或项目部人员不得直接带证外出）。十三、在职管理人员使用证件时间最长不得超过3个工作日。（外省出差使用或特殊情况除外）十四、各部门人员（经营部正常投标使用除外）在使用公司证照复印件时，需在行政部填写《证件复印件/扫描件使用登记表》（附件二），并在复印件上加盖“再次复印无效”的印鉴，方可带出使用。十五、原则上不允许外来人员借用各类资格证件；如遇特殊情况证件所有人需借原件，当事人必须持身份证复印件等个人资料到行政部填写《证件借用申请表》（附件三），经公司副总经理、常务副总、董事长批准同意后，根据证件的种类至财务部交1000-2000元押金或由公司中层以上管理人员担保签字，方可借出。十六、分公司（办事处）因投标工作而需要长期或在一定时间内调用证件原件的，由分公司（办事处）负责人按程序申请，办理分公司（办事处）调用审批手续（见附件四）后方可调用