北京巧女公益基金会会议管理制度.pdf

北京巧女公益基金会会议管理制度 一、目的 为规范基金会各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式， 减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。 二、职责 （一）行政部负责会议管理，所有重要会议要在基金会领导批准后 到行政部登记备案。 （二）会务工作主要由行政部承办；其他部门主办或召集的会议， 行政部应予协助。 （三）除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政部 整理、分发、立卷、存档。 三、会议分类 （一）、基金会部门周会制度 1、主持与记录：各部门助理记录，由部门负责人主持 2、召开时间：每周一上午10:00。特殊原因需要延期召开的由部门 负责人提前通知。 3、参加人员：部门负责人、部门员工 由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向部门负责人请假。 4、会议内容：该部门上周工作总结、本周工作计划。 （二）、基金会内部周会制度 1、主持与记录：由行政部召集，秘书长主持，行政助理进行会议 记录。秘书长未列席会议时，由副秘书长主持。 2、召开时间：每周四下午 2 点。特殊原因需要延期召开时由行政 部提前通知。 3、参加人员：基金会全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例 会的，应提前向行政部请假。 4、会议内容： （1）基金会日常运作情况的总结。 （2）各部门汇报上周工作任务完成情况，着重介绍在任务执行过 程中出现的问题。 （3）全体与会人员就工作中所遇到的问题进行发言。 （三）、会长例会 1、主持与记录：由行政部召集，秘书长主持，行政助理进行会议 记录。秘书长未列席会议时，由副秘书长主持。 2、召开时间：每周五上午点。特殊原因需要延期召开时由行政部 提前通知。 3、参加人员：基金会部门负责人及秘书长成员。由于出差等特殊 原因不能参加例会的，应提前向秘书长请假。 4、会议内容：基金会重大事项或秘书长认为需要向会长汇报的事 项。 （四）基金会工作述职会议制度 1、主持与记录：工作述职会议由行政部负责召集，秘书长主持， 行政助理进行会议记录。 2、召开时间：每年召开两次，分别在年中和年末召开，具体时间 由行政部安排。 3、参加人员：基金会全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例 会的，应提前向行政部请假。 4、会议内容：各与会人员各自总结、汇报半年来的工作情况，如 工作具体内容、工作任务执行情况及所取得的业绩或成效等。 （五）、其他会议 1、基金会年终总结表彰大会 总结全年工作情况，布署下一年度工作任务，表彰奖励先进集体及 个人。此项会议由行政部具体组织实施。 2、各专题会议 相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对 行政管理、项目工作、品牌工作、财务管理工作及合约事宜等专项 工作进行讨论、布署和总结。 3、员工发起的会议 基金会员工可以发起一定级别的会议，员工对基金会的某一制度， 或者工作中出现的问题提出解决方案，需要多个部门协同时，可以 提请适当级别的会议。由行政部门将会议纳入临时会议的范围，并 由秘书长批准。 四、会议召开 （一）会议安排： 1、凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召 开的会议，会议召集部门应在召开前1-2 天将秘书长批准后的会议 通知单报行政部，由行政部进行统一安排，方可召开。 2、行政部每月统一编制例会会议计划，与月排班表同时公布。 3、凡基金会已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需 临时安排其它会议，组织部门应提前2 天报秘书长审批并报请行政 部调整会议计划，未经行政管理部调整的，任何人（部门）不得随 意调整正常会议计划。 4、各部门工作例会必须服从基金会的统一安排，各部门小会不得 安排在基金会例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体 的原则。 5、会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不 可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向秘书长请假，获得批准后 方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确 保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。 （二）、会议的准备： 1、基金会有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应 由行政部提前做好投影设备连接调试工作； 2、会议之前，行政部应有专人负责会议会标的制作和设置，并根 据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品； 3、特别重大会议，应由行政部专人负责各项准备工作，具体包括 以下内容： 3.1 会议议程安排（应提前报交基金会领导或主要参会者）； 3.2 会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）； 3.3 会议场所布置