商大会方案.ppt

TV Shopping * 招商大会运筹期 CONTENTS 招商大会运作期 招商大会结束期 * 运筹期要求 一、 招商大会信息发布 二、 会场的选定 三、 会场的布置 四、 参会住宿及就餐 五、 会议资料及礼品的发放 六、 会议物资的筹备 七、 人员分组与协调 八、 会议议程的审定与演练 九、 会前动员及各小组工作流程演练 * 运作期要求 一、 会务组的工作要求 二、 登记组的工作要求 三、 接站组的工作要求 四、 会场组的工作要求 五、 后勤组的工作要求 六、 业务、沟通组的工作要求 七、 主持人的工作要求 八、 公司留守人员工作要求 九、 用餐时注意事项 十、 突发事件及客户投诉的处理 * 结束期要求 一、 招商大会结束来宾的撤离与返程安排 二、 会务组撤离酒店注意事项 * 招商大会信息发布 1、发布时间：发布时间拟定在招商会前20天左右，要做到供应商信息后我们有充分的时间把资料寄去并电话进行解释、邀约和其有充分的准备时间参加招商会议。 2、发布内容：突出优势和重点，言简意赅，有限的空间说清楚有限的诉求，何年何月何地参加什么样的一个会议，来参加有何好处就足够了。 3、发布形式：通过电话、电子邮件、短信发送参会回执单，收到回执后通过特快专递或传真的方式将邀请函发出。 4、注意事项：发布内容一定要反复校对，以免出错；参会回执单设计要科学合理，能清晰明了的看懂并填写，回执单回收要采取跟踪制度。邀请函版面一定要选择效果好的版面，招商内容主题突出，一目了然；咨询电话至少留两部以上，确保每位参会人员能充分了解招商大会内容。 * 招商大会会场选定 1、交通便利：； 2、在当地比较知名： 3、具备同时开会、住宿、就餐的条件： * 招商大会会场布置 1、交通便利：； 2、在当地比较知名： 3、具备同时开会、住宿、就餐的条件： * 参会住宿及就餐 1、住宿要求：以双人标间为主，无噪音，会务组安排在楼层首间或便于查找的位置，根据到会数最好给会务组安排四个房间，便于沟通；与酒店楼层或总台服务人员事选沟通好会议期间几点定时拔打叫醒提示电话/用餐电话/会前通知；避免分散住宿，所有房间要集中安排；提前将房间钥匙领取至会务组，来宾到会务组登记后领取房间钥匙。 2、就餐要求：就餐环境清洁卫生，能满足参会人员同时用餐的需求，每张餐桌是有餐桌号，便于分组后确认。就餐按酒店标准适当安排，原则是早餐、中餐自助，晚餐按10人台计算，招商大会后答谢晚宴，菜可适当增加，酒水以啤酒或红酒为主。 3、会场的费用的结算：专人负责和一人签字负责制，一定要和酒店负责人协商好，钥匙各个参会的客人一定要交押金给会务组，便于管理 * 参会资料及礼品的发放 1、资料发放的种类： a、公司背景及组织结构介绍 b、公司形象VI宣传资料 c、公司优势及发展战略介绍 d、公司运作流程资料 e、招商手册 f、参会礼品 2、资料发放的方式： 到达会场后的凭个人资料至会务组接待中心领取； 3、资料发放的注意事项： a、凭邀请函领取会议资料； b、根据参会回执单预登记的公司资料及个人姓名领取会议资料； c、根据相关商品开发人员的确认并留下详细资料后领取会议资料； d、如有临时到场的嘉宾，会务组长签字领取会议资料； e、每套资料都应附有选部的名片，以备联系。 f、会议资料的内容准备，储备量是确定参会人员总和的150% * 会议物资的筹备 1、会议物资的准备： 会议资料的内容准备，储备量是确定参会人员总和的150%。　　 A、来宾资料袋内容：公司背景及组织结构介绍、公司形象VI宣传资料、公司优势及发展战略介绍、公司运作流程资料、招商手册、参会礼品、 笔记本、笔、代表证； B、会务组资料内容：接站一览表，来宾登记表，住宿登记表，用餐分组表，订票登记表，会务组成员通讯录（人手一份），列车及航班时刻表； C、沟通组资料内容：来宾登记表，住宿登记表，用餐分组表，会务组成员通讯录（人手一份）； D、常用物资：电脑、打印机、打印纸、微波炉、饮用水、饮水机、一次性水杯、照相机、电池、备用插座、便签纸、裁纸刀、剪刀、胶带纸（宽窄均备）、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔等等。 * 人员分组与协调 1、分组的原则：分工和协调次序明白，首先是分工，完成自己份内的工作任务，其次是配合其他组的需要 2、分组的设置： A、总指挥：由公司老总或者副总担任，主要是会议前期的组织、后期服务和总协调； B、副总指挥：这个岗位是最重要的，是执行总指挥，负责左右细节的安排和处理，同时注重会议议程科目和时间安排，建议设置两人； C、会务组组长：由行政部经理担任或者市场部经理担任，要求心态平和，熟悉各个 3、注意事项