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第三节 文档管理 * 《中华人民共和国档案法》 ??1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议通过《关于修改中华人民共和国档案法的决定》对《档案法》进行了修正。 * 档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教、等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 档案的特点：1、社会性；2、历史性；3、确定性；4、原始记录性（档案的本质特性） * （一）档案分类 （二）档案检索 （三）档案鉴定 （四）档案利用 （五）档案开发 （六）有针对性提供档案服务 * （一）档案分类 档案分类是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按照其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。 * 档案分类方法： 1、职能分类法； 2、问题分类法； 3、组织机构分类法； 4、年度分类法； 5、型号分类法； 6、课题分类法； 7、工程项目分类法； 8、专业性质分类法； 9、档案形式分类法。 * 电子档案的分类 按电子档案的形式分类：文本文件、图形文件、数据库文件、影像文件、声音文件 按文件的功能分类：主文件、支持性文件、辅助、工具性文件 按文件的生成方式分类 * 正确判定档案文件所属年度： 文件上有属于不同年度的几种日期 文件上没有注明日期 正确判定档案文件所属机构 * （二）档案检索 编制检索工具 检索工具是用以揭示档案的内容和成分，报道和查找档案材料的工具。 * 检索工具的种类： 归档文件目录 分类目录 人名索引 全宗指南 主题目录 底图目录 新型载体档案目录 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 * 电子档案检索步骤 1、建立网站； 2、加工检索信息，组织检索数据库； 3、实现文件信息的共享。 * 档案检索工作的内容 档案信息的存储 档案信息的查检 档案检索工作的意义 沟通了供需关系 形成了交流工具 揭示了库藏情况 * （三）档案鉴定 档案鉴定工作是把真正有价值的档案保留下来，提高档案管理效益的科学措施。 档案鉴定工作的内容： 全面分析档案价值 确定档案保存期限 * （四）档案利用 档案利用是指采用多种形式直接提供档案及其信息加工材料，及时准确地满足用户对本单位档案的利用需求的工作。 档案利用与利用档案 档案利用的要求 1. 依法开展利用工作； 2. 主动及时开展利用工作； 3. 不断完善档案服务方式和手段； 4. 围绕中心开展档案利用。 * （五）档案开发 几种常用的档案资料形式： 大事记 组织机构沿革 统计数字汇集 会议简介 科技成果简介 年鉴 企业史志 科技图册 科技手册 科技简报 注意真实、准确、必威体育官网网址 * （六）有针对性的档案服务 计划服务 管理服务 科研服务 工程服务 * 档案利用的方法与途径 1、建立档案阅览室； 2、档案外借； 3、制发档案副本； 4、出具档案证明； 5、提供咨询服务； 6、印发目录； 7、举办档案展览。 * 七、电子档案的管理 电子档案是在计算机系统中形成的具有参考价值的社会活动的原始记录。 电子档案的特点：1、非人工识读性； 2、对电子技术和设备的依赖性； 3、信息可变性； 4、信息与载体的可分离性； 5、信息的可共享性； 6、多种信息载体的集成性。 * 电子档案的种类 电子档案的管理要求 电子档案的收集积累 电子档案的保管 * * 写好总结的注意事项 1、正确的指导思想； 2、坚持实事求是； 3