件的分类.ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 四、文件的分类 分类是归档文件整理工作的基本步骤。是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。 我区统一采用“年度—保管期限”的分类方法。若有的条线规定与我们的规定不一致时，凡档案需进馆单位必须按我们的规定执行；若档案不进馆单位可自行决定。 * 1、按年度归档： （1）一般文件归入文件签发年度。如表彰性文件。 （2）跨年度办结的文件归入办结年度。如处理案件、同一问题的来文和复文等； （3）跨年度的会议材料放在会议的开幕年。 （4）几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度。如会议记录、介绍信、审批表、统计报表等。 * 2、按保管期限归档： 文书档案分为三种保管期限即永久、长期和短期。 保管期限划分标准： （1）属永久保管的文件材料有：凡反映本单位机构、领导人员、编制、职能、行政区域变化，综合性、年度性总结、会议材料，本单位制定的各种规章制度、业务标准或规定等。 * （2）属长期保管的文件材料有：凡反映本单位主要职能活动的文件材料，本单位一般性的人员变动、工资调整材料，本单位编印的简报，受表彰的文件，基层上报的年度性、综合性重要文件，上级条线部门下发的法规性、政策性文件等。 * （3 ）属短期保管的文件材料有：凡上级部门、同级兄弟部门分发的一般普发性文件材料、简报，本单位形成的一般性、过程性文件材料等。 凡本区各部、委、办、局印发的非专指性且不属于本单位主要职能范围，但也需贯彻执行的普发文件一律作短期保管。 * 五、“件”的排列 排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。即在同一保管期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。 事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程。一般一份文件就是一个事由。 * “年度—保管期限”分类方法对归档文件进行排列就是在同一保管期限内一般按文件形成或收到的先后顺序进行排列，实行随办随归。 具体情况处理： 1、来文与复文虽作为两件，但排列时应排在一起，复文在前、来文在后； 2、归档结束后交来的零散文件材料，可排在同一保管期限归档文件的后面，而不必插入其中；但这种情况应在备考表中加以说明，在实际整理中应尽量避免。 * 3、一次会议或一次活动的材料应集中在一起归档； 上述排列方法可做到文件随办随归，减轻档案人员年终工作量。且方法简单易行，但若文件数量较多不易手工检索。 鉴于大部分单位归档文件为年终集中收集模式，所以文件排列可实行在同一保管期限内按组织机构（或问题）集中排列的方法。这样可以做到兼顾手工检索与计算机检索。 * 六、编制归档号 归档号是将归档文件排列顺序加以固定的一组标识符号。在每份归档文件上的体现就是加盖归档章。 * （全宗号） 0308 （年度） 2005 （室编件号） 0005 ? （机构或问题） （保管期限） 永 （馆编件号） （页数） 3 归档章的编制： 暂不填写 * 1、盖章要求： （1）归档章一般采用红色印泥，盖在归档文件首页上端的空白处。一个单位归档章加盖的位置应统一； （2）归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容； （3）若归档文件前有文件处理单（办文单），归档章可加盖在文件处理单（办文单）上。 * 2、归档章具体栏目的填写： （1）全宗号：是档案馆给各个进馆单位编制的代号。有全宗号的可照实填写，如“3-8”写成“0308”；没有全宗号的暂空不填。 （2）年度：填写文件归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2005”，不必加“年”。 （3）保管期限：填写归档文件保管期限的简称，即：永、长、短，不可用“1、2、3”等代码表示。 * （4）件号：填写归档文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编件号。在档案室只要求大家编制室编件号，若统一采用“年度-保管期限”分类方法，则一个单位每年永久、长期和短期三个流水号，每年都是从“1”开始编。馆编件号进馆时按标填写，现暂空不填。实行文档一体化管理模式时，件号系统会自动给定。 （5）机构或问题栏：若统一采用“年度-保管期限”分类方法