湖南师范大学档案实体分类办法-湖南师范大学档案馆.DOC

湖南师范大学档案实体分类办法为了适用高等学校档案工作日益发展的需要，实现我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，根据国家教委《高等学校档案实体分类法》，结合我校实际，制定本办法。一、档案实体分类及标识符号（一）一级类目的划分与标识 一级类目是我校档案实体分类的最高层位。根据档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十个一级类目。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如“”即jiao xue（教学的简称）。其名称、标识符号如下：（二）二级类目的设置与标识及扩展的三级类目与标识。 二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质进行设置。二级类目的标识，采用“双位制”，如“综合”为“11”，其余二级类目依次为12、13、……99，但10、20……等带“0”的数字不用。三级类目是在二级类目的基础上，根据需要扩展的，三级类目的标识方法与符号和二级类目相同。二级类目代号及部份扩展的三级类目代号如下。 党群(DQ)二级类目代号如下：代号二级类目代号二级类目 11党务综合18 武装 分党委、总支、直属支部综合材料入此人防材料入此 12纪检、监察学生工作13 组织党委会记录 14宣传教育运动 15统战23 中央、国务院文件 民主党派材料入此24 省委、省政府文件 16工会25 校友总会 17共青团 2．行政（XZ）二级类目代号 代号二级类目代号二级类目 11行政综合15 总务 院、教学部、所等综合材料材料此12 人事16 档案、图书、文博 13审计17 离退休工作 14保卫18 医政管理 19校区工作 3 、教学（类目代号、三级类目代号 (1).教学（二级类目代号 代号二级类目代号二级类目 11综合14 成人教育 12研究生教育15 高师培训 13全日制本、专科生教育16 学生档案 （2）全日制本、专科教育（J13）三级类目代号。 代号三级类目代号三级类目 11综合15 学位工作 12招生工作16 课堂教学与实践 13毕业生工作17 教材 14学籍管理 （3）学生档案（J16）三级类目代号 代号三级类目代号三级类目 11综合13 全日制本、专科生 12博士、硕士研究生14 成人教育本、专科生 4.科学研究（）二级类目代号 代号二级类目代号二级类目 11综合22 物理 12中文23 化学 13历史24 生物 14政治25 地理 15外语26 体育 16教育27 其他（管理） 17音乐28 新闻 18美术29 法学 19职业技术31 经济、商学 21数学32 医学 5.基本建设（JJ）二级类目代号 代号二级类目代号二级类目 11综合基建档案的整理归档办法6．仪器设备（）二级类目代号 代号二级类目代号二级类目 11综合12按仪器设备种类设置类目 7．产品生产与科技开发（）二级类目代号 代号二级类目代号二级类目 11综合12按产品种类或项目设置类目 8．出版物（CB）二级类目代号 代号二级类目代号二级类目 11综合14 书稿 12报纸15 音像 13刊物 9.外事（）二级类目代号 代号二级类目代号二级类目 11综合13 来校 12 出国（境）10．财会（）二级类目代号 代号二级类目代号二级类目 11综合14 会计凭证 12会计报表15 工资清册 13会计帐簿涉及债权等凭证代号二级类目代号二级类目 12? 荣誉证书　　　　13? 奖状 14? 奖章　　　　15? 奖牌 16? 奖杯? 锦旗 18? 礼品19? 名人字画 20? 纪念品21? 校牌、匾 22? 印信（钢印、铜印、胶印、木印）24? 有收藏价值的教学科研设设施二、 档号的编制 档号是存取档案的代号，排架的依据，必须反映我校档案的分类体系和物理位置。 （一）十类档案的档号结构、模式和标识 1.档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。 年度号由四位阿拉伯数字组成。 分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，少数扩展到三级类目的，应把三级类目代号包括进去。案卷号是按所选择的分类号中最下位类顺序编号，由于案卷数量不同，案卷号不限级数。 2.档号的模式 年度号+分类号+案卷号 3． 档号的标识 采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、案卷号之间，用连接号“”连接。例如：1999年内容是党委宣传工作的第5号卷的档案、可标为：–