《电子档案》管理试题.doc

《电子档案》管理试题 　　 　　一、填空 　　1、电子档案管理应遵循以下原则：完整性原则、可读性原则、可靠性原则。 　　2、电子文件的归档从技术上分为介质归档和网络归档两种方式。 　　3、电子档案利用的方法有：提供物质载体的拷贝、利用网络传输电子档案、通过电脑直接提供利用。 　　二、名词 　　1、电子文件：以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。 　　2、电子档案：具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。 　　三、简答 　　1、电子文件归档有哪些要求？ 　　答：归档电子文件必须真实有效归档电子文件必须完整、准确、系统、安全、视听正常、无病毒、无机械损伤归档电子文件必须按照统一要求转换为标准的文本文件格式，保证日后能够顺利读出。外来文件还要具有系统兼容性归档电子文件必须经过演示和检测及一定的整理和编辑，划分保管期限，保证其内容与文件正本相一致和利用的方便禁止重复归档，杜绝信息垃圾，保障系统自动管理的实现，而且对归档的电子文件做出备份，一分封存，一份提供利用文件形成部门应对归档的电子文件编制归档说明，需简要说明磁带、光盘中存储文件的内容，运行的软硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。归档说明可兼作移交清单，一式两份，移交部门和档案室双方签字后各自保存一份备查。 　　2、电子文件有哪些特性？ 　　答：电子文件呈数字化信息形态电子文件对设备的依赖性电子文件载体的非人工可读性电子文件信息与载体的可分离性电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性电子文件信息共享性及不安全性、易修改性使用技术与载体的不稳定性。 　　3、电子档案利用有哪些特点？ 　　答：电子档案不再受“孤本”限制，可实现共享电子档案具有良好的复用性，重复利用不会留下老化的痕迹电子档案的利用可采取交互式可进行电子档案的信息加工。 　　四、论述 　　如何保管电子档案？ 　　答：㈠电子档案载体的物理保护：电子文件载体多为磁带、磁盘和光盘，极易受到各种内外因破坏，使其寿命缩短或使信息破坏，因此必须首先对载持信息的载体进行科学管理与保护，以确保承载信息的安全。1、严格控制温湿度。保存电子档案的库房温度为15-27℃，相对湿度为40-60%，最佳环境温度为18℃，相对湿度为40%。2、净化外部环境。减少空气灰尘含量及有害气体，保持通风，防止强光照射，清除积尘等。3、防磁防震。电子文件保存与使用时，一定要远离磁场，库房最好建有抗磁性的围护结构，设备要放置平稳。4、正确排放与使用，减少机械损伤。载体应直立排放，避免挤压、折叠或弯曲。5、定期进行检测与拷贝。先检测外观有无损坏或变形，是否清洁，然后进行逻辑检测，发现问题及时补救。定期拷贝一般每隔10年一次。 　　㈡电子档案信息的安全维护：电子文件自身的特性决定了其信息安全问题的复杂性与重要性。在网络环境中，信息安全问题更加突出。要确保电子档案信息安全，还应采取一系列技术手段。1、采取备份和镜像技术，防止文件信息的丢失。2、加密技术。3、访问控制。4、防治病毒。5、安装补丁程序。 1