从秘书岗位职责谈企业秘书队伍建设.doc

从秘书岗位职责谈企业秘书队伍建设 从秘书岗位职责谈企业秘书队伍建设 一、秘书的定义及基本要求 　　近年来，秘书一词在国内被附上不少神秘色彩，关于秘书的培养和角色定位也成为热门话题。而社会舆论对 秘书往往存在理解上的偏差，并常从个别的秘书成长轨迹误读了实际的秘书培养工作。如何正确理解秘书工作？如何培养秘书人员？首先要对秘书有正确认识，本文将从词源上追溯秘书的应有之义，以求准确对秘书岗位职责进行定位。 　　（一）秘书的定义及岗位职责。在中国，秘书一词最早出现于汉代。最初的含义主要是指物，即宫禁内收藏的各种经典文献，由于一般不予公开，故称为秘书。东汉后期，秘书不仅指物，也指机构和人员。当时的秘书工作者，被称为史官御史大夫尚书长史主簿等。辛亥革命后，秘书一词从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。同时，对各级政府中从事秘书工作的人员或相关职位均以秘书相称。在国外，秘书（Secretary）有两种含义。第一个字母S大写时，指部长或大臣，是政府部门高级官员。第一个字母s小写时，泛指受雇佣在办公室中从事处理信函、保管档案、安排业务等普通意义上的秘书工作人员。 　　目前秘书通常是指我国党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校中的一种辅助管理的岗位职务，是领导身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。秘书基本职责是负责公文处理、综合材料、政务信息、督促检查、值班管理、会议组织、综合协调领导公务安排等工作。 　　（二）秘书的基本素质。对待工作要有高度的责任心。秘书工作具有贴近领导的特点，往往涉及企业发展的重要决策，可谓是牵一发而动全身。因此，秘书首先要具备高度的工作责任心，要保持对工作一以贯之的良好态度，务实勤奋，认真负责地对待每一项工作，一丝不苟地完成每一次任务，用心、细心、全心地做领导的好参谋、好助手。 　　对待工作要有强烈的认同感。秘书工作繁杂、突发事情多，常常是白加黑五加二，呕心沥血，工作强度大，任务要求高。这便要求秘书人员要认识到自身岗位的重要性，进而以饱满的热情、充分的激情投入工作。优秀的秘书往往是经常在休息时间加班加点的工作狂，同时也是乐于奉献、善于苦中作乐的乐天派。他们能够认同秘书角色并发挥参谋辅助作用，眼里时时有活，心里时时琢磨，在工作中不断本文由论文联盟http://www.LWLM.Com收集整理充电，实现了快速成长。 　　二、企业秘书培养的主要思路 　　上面论述的秘书基本素质及工作要求，对企业秘书同样适用，同时也决定了企业秘书培养工作的基本目标。作为某大型国有企业办公室分管秘书工作负责人，笔者根据多年工作经验，总结出以下几个方面开展企业秘书培养工作。 　　（一）勤字当头。促使秘书在勤学巧干上下功夫，打造高效率、高素质秘书队伍：要促使秘书勤学习。从政治理论、综合业务和能力素质三个方面入手学习锻炼，不断提高讲政治、懂政策、有头脑、会工作4大基本功，让秘书成为政治上坚定、思维上清晰、材料上会写、口头上能说的多面手。要促使秘书勤服务。让秘书坚持八不服务理念，即不让领导布置的工作在手中延误、不让传递的信息中断、不让正在办理的文件积压、不让各种差错和失泄密现象在自己身上发生、不让各种不正之风在自己身上出现、不让来办事的同志在自己这里受到冷落、不让领导的声誉在自己这里受到影响、不让企业的形象在自己这里受到损害，不计名利、忠于职守、扎实工作。 　　（二）严字成规。立足于秘书队伍制度健全、管理严格、纪律严肃、号令畅通的形象定位，让严字时时处处都成为秘书工作的标准规范：严守规范。依据细要求、便操作、严管理的原则，对企业秘书业务规范进行明确并严格执行，尤其是办文、办会、办事程序，做到方方面面有制度，每岗每环有定则，有条不紊、运转规范。严明责任。结合各位秘书人员的专长，明确工作职责。在此基础上，按照量力而行、适度提高的原则，做到事事有人干、人人有专责、办事有准则。严把公文关。严把行文价值关、法律政策关、文字格式关和会签手续关，提高文件质量，力求每份公文都是精品，同时及时准确办理好每一份文件，杜绝错送、乱送和积压文件的现象。 　　（三）细字在心。注意培养秘书从细处服务领导，从小处谋划全局，更好地发挥参谋助手作用：沟通协调要仔细。重点培养秘书仔细把握领导工作习惯，更好领会领导意图，做到第一时间吃透上情，同时要求秘书主动加强与各业务部门负责人主动联系、互相通气，共同围绕中心工作开展服务，确保各项工作高效运转。信息服务要精细。着眼于当高参、议大事、出精品，对大量、零散、粗浅的信息进行筛选、归纳、分析、综合，选择领导及上级机关最需要了解掌握的内容及时报送。领导日程安排要明细。规范协调工作，坚持原则性与灵活性相结合，对领导的公务活动进行统筹安排，能减则减，能免则免，提高行政效率。 　　（四）实字落地。秘书工作无小事，件件都要抓落实。秘书所承接的任务往往都是