完善由“房管所”起步的物业档案管理的思考.pdfVIP

业务研究 黑龙江档案2014年第1期总第202期 完善由“房管所”起步的物业档案管理的思考 ◇周雅枫 物业档案管理是城镇化建设中小区物业管理的工 职责则没有太明确的规定，目前物业档案管理人员大 作任务之一。物业管理是传统的“房管所”模式的一种 多专业素质较低，满足不了物业档案发展的需要。物业 提升，属于社会服务行业的一种新型实体方式。随着城 档案管理人员经常身兼数职，担任多项物业服务工作， 镇化进程的加快，人民群众生活水平的不断提高，作为 闲暇时间才想起整理档案，因而不能在档案产生以后 第三产业的物业服务行业备受社会青睐。物业档案作 及时地对档案材料进行收集、归档。物业公司其他部门 为物业管理活动的组成部分，其重要性作用日益彰显： 人员包括领导人员档案意识也非常淡薄，想靠其他工 实现物业档案的科学管理有利于维护社区安定；有利 作人员自觉收集档案也不可能实现。 于美化社区生活环境；有利于更好地为社区业主提供 (三)档案管理设施设备不全，管理混乱。物业档案 服务。然而，物业管理作为一种新兴行业，在我国自引 管理设施设备很不齐全，表现为：没有专门的档案库 进到现在不过20多年的时间，其发展历史较短，难免房，档案零散地放置于办公桌或柜子里面，因而不能按 存在着某些不完善，导致物业档案管理也存在很多问 照档案管理要求进行归档，为以后的管理和利用带来 题，当下如何有效的管理档案将成为物业管理的中心 不便；档案存放设备不达标，档案大多随便找个木箱子 工作内容之一。 或柜子放置，达不到防腐、防尘、防光、防潮、防火、防盗 一、物业档案管理现状 等要求，不利于档案的长期保管等。 (一)档案管理制度不完善，无专门领导机构。由于 档案调阅随意，归档困难。物业档案的借阅利用很 房管部门在物业档案方面没有建立统一的管理制度， 不规范，不像其他专业档案，拥有自己专门的借阅流程 对这些物业服务企业的档案管理工作缺乏有力的监管 及规定，物业公司对于借出的档案不能精确地登记在 措施。物业服务企业的档案管理工作处于无秩序的状 案，也没有借阅期限的规定，因而容易出现有借无还的 态。很多物业公司根据地方出台的物业档案管理办法 现象。开发公司经常调阅与其相关的物业基建及设施 制定了公司档案管理制度，但这些管理制度都只是从 档案，借阅时间长，归还困难，造成物业档案大量丢失。 总的方面规定了管理的方略，管理的具体细节并不明 对于丢失的档案，档案人员也很少主动找回或者设法 确，也没有约束管理工作正常开展的要求，物业管理流 补救。 程不清晰，管理起来比较混乱。 二、物业档案管理的作用 “房管所”起步的物业档案管理缺乏专门的领导机 (一)指导作用。物业档案中收录了包括党群工作 构，物业公司多源自房地产开发公司，大多数情况下物 档案、行政管理档案以及物业专门档案等一切与物业 业企业独立介入小区服务后开发公司还没有撤退，还 管理相关的档案，对物业管理工作具有一定的指导性 在规划或者正在建设其他项目。由于物业公司及开发 作用。物业档案记录了物业管理一系列方针政策以及 公司的双重介入，领导机构变得混乱，影响物业档案的 重大会议决策等，能够为今后小区发展规划提供指导 收集和管理。例如，地产公司为方便以后查阅，对施工 作用，也有利于制订和完善公司规章制度，改善方针政 途中所产生的，过了现行效用但对以后还有一定的参 策以及物业管理准则。党群及行政档案中集中收录了 考作用，应该形成档案的这部分文件，没有移交给物业 物业工作从计划实施到施行服务的全套材料和跟踪记 公司，物业公司则因为存在于开发处，随时想取则去取 录，能作为考核本阶段物业服务水平的依据，帮助物业 的思想，造成物业档案收集不全，久而久之，这部分档 管理领导人员制订物业工作计划和做出重大决定，对 案或遗忘或遗失。或是物业服务过程中产生的档案，因 以后物业工作的继续具有指导和规划性作用。 管理制度的混乱，错乱的归档地产开发公司，这样物业 (二)依据作用。物业档案是一些物业管理和活动 公司要用档案时经常找不着档案，等等。 得以实施的依据，特别是基建和设备档案对小区房屋 (二)档案管