公文处理程序注意事项收文一.PDF

公文處理程序注意事項 收文 一、公文處理時限規定 公文自收文、會核、會簽、辦稿至呈判，其處理期限，除經單位 主管批定者，應依限辦理外，餘由各單位視公文性質分別規定如 后： （一）一般公文按「最速件：1 日」、「速件：3 日」、「普通件：6 日」之時限辦理。 （二）限期公文依來文或依其他規定訂定之期限辦理， 其處理期限包含假日計算在內，例如：來文要求 「文到10 日內見復」，於10 月9 日收文，依其計算 標準，國慶日等假日計算在內，從 10 日起算，應 於 19 日辦結，其限辦日期為10 月19 日，若來文要 求「文到 1 個月內見復」，則其限辦日期為11 月10 日。 公文擬稿 一、公文承辦同仁及各單位主管在簽辦或核稿時，請在公文蓋章或簽 名並註明日期與時間(例如 11 月8 日16 時30 分，得縮記為 1108/1630) 以明責任，並依分層負責表註明「第 層決行」，以加 速公文流程。 二、承辦人員對於來文之附件，有抽存待辦之必要者，應於來文上書 明「附件抽存」字樣，並簽名或蓋章，附件歸檔規定請參考公文 附件歸檔之相關規定。 三、來文要求函復必需收發同號，不可先存查再另行創號復文。另為 爭取時效同仁們可以簽稿並呈或以稿代簽方式連同來文辦理復 文。 四、擬辦之復文應敘入來文機關之發文日期及字號，俾便查考。 五、函稿有二頁以上應裝訂妥當，並加蓋職名章，同時於每頁之右下 角加註頁碼。 發文及歸 一、請檢查是否有漏會、未經主秘核稿、未核判決行之情形。 檔 二、函稿之受文者（正、副本）請填寫正確名稱，勿使用簡稱。 三、不常往來之單位、個人，請註明正確地址及郵遞區號（ 3+2 碼可至 .tw/post/internet/f_searchzone/index.jsp?ID=190102 查詢），並於函稿勾選傳遞方式（如自送、印刷、平信、限時、 掛號、限掛、回執、快捷、電子交換等）。 四、聯絡人姓名及電話、電子郵件信箱、傳真電話等亦請詳填，以 便利聯絡。 五、應檢查附件是否齊全，附件需用印（如合約書、計畫書、申 請書等）處請浮貼標示籤，以免漏用印。附件如不歸檔請於 函稿上勾選附件不歸檔。 六、函稿陳核後，請至公文製作系統中點選傳至繕發（除特殊狀 況， 以E-Mail 傳至document@.tw 文書組信 箱） 。 七、電子發文迅速省郵資，採用電子交換單位之查詢，可於教育部公 文電子交換入口網站.tw 的「機關群組全銜 查詢」選項，輸入欲發文機關便可知道是否為可接收電子發文的 單位。 八、若附件為無用印之文件，亦可以電子檔的方式做為公文電子交換 的附件，因此電子交換之公文，附件若有電子檔，請併同公文函 稿送繕發。 九、公文歸檔之順序為公文單（創稿單）-函稿-函稿附件-來文公文-