MP402技术文件管控程序(1.0版).doc

目的： 为了确保技术文件得到控制，防止误用失效文件，制定本程序。 适用范围： 适用于与我公司产品的生产和服务有关的所有技术文件和资料（包括电子文档）的控制。 名词解释： 无 职责： 4.1技术部是技术文件的归口管理部门 负责技术文件的接收、编制、发放、更改、回收、销毁和存档。 4.2各使用部门 4.2.1负责执行和保管技术文件 4.2.2将接收到的外来技术文件转交开发课。 4.3市场部 负责顾客对技术文件确认的联络。 作业程序： 5.1技术文件的接收 5.1.1各部门应指定文件管理人员，负责技术文件的管理。 5.1.2各部门接收到外来技术文件后，应立即将原件转交技术部文件管理人员。 5.1.3技术部收到外来技术文件后，应加盖“外来文件”印章，注明收集日期，建立《外来技术文件接收台帐》，并确定外来技术文件是否转化或发放。如果只须传阅，则填写《外来文件传阅批办单》。 5.1.4来自顾客的技术文件由开发课召集相关部门进行评审，评审时间应不超过2个工作周，形成《外来技术文件评审记录》。 5.2提出技术文件需求 5.2.1各部门根据实际需要，填写《文件需求申请表》，经部门主管审批后转交开发课。 5.2.2 开发课收到《文件需求申请表》后，经主管审批，2个工作日内回复提交申请的部门。 5.3技术文件的编制/更改 5.3.1技术文件由技术人员负责编制。 5.3.2技术文件的更改由技术人员填写更改申请单或文件勘误表，按《工程变更管理办法》实施。 5.4技术文件的审批 5.4.1技术文件由技术质量部部长或部长指定的人员审批。 5.4.2提交外部（如顾客或供方）的技术文件必须经技术质量部部长批准。 5.5技术文件的编号、受控、登记和归档 5.5.1所有内部编制的技术文件经批准后都要进行受控处理，盖“受控”章，电子文件制作电子“受控”图章，受控文件分发号按给定的部门编号，由开发课文件管理员或指定人员进行编号登记，填写《受控文件清单》，和电子文件一起归档保存。 5.5.2凡是加盖“受控”印章的文件，任何人不得在上面进行涂改或擅加记号。 5.5.3生产现场使用的文件必须是受控文件。 5.6技术文件的发放 5.6.1技术文件的发放由文件管理人员或开发主管指定的人员负责，填写《文件发放登记表》。 5.6.2发供方的技术文件应形成《提供资料清单》，经双方确认，如有更改，技术部应负责通知到供方。 5.6.3需要提供顾客或需顾客确认的技术文件，由市场部或其他指定的代表负责联系、跟踪，并将信息传递开发课。 5.6.4技术文件的发放根据经技术质量部部长或总经理批准的《技术文件发放范围表》进行。 5.6.5发放范围的更改按《工程变更管理办法》进行。 5.6.6技术文件发放时同时应增加《受控文件清单》内容，并在添加内容旁加盖“受控”及日期印章。根据实际情况更换《受控文件清单》，更换按5.8条执行。 5.6.7技术文件的阅读权限规定见附件《技术文件（内部/外来）阅读权限表》。 5.7技术文件的管理及使用 5.7.1技术部负责存档文件的管理及使用，文件管理应有清晰的标识，要求建立相应的台帐，至少达到3分钟内能够找到所需文件。 5.7.2各使用部门的文件必须保证在需要的工位易于得到，查找文件的时间少于3分钟，不使用失效文件，判断失效文件的标准按《受控文件清单》。 5.7.3文件必须存放必须注意防火、防水等。 5.7.4建立电子技术文件的必须安装杀毒软件，以保证文件的安全。 5.8技术文件的回收、销毁及保存 5.8.1技术文件的回收、销毁必须依据经批准的《文件更改通知书》，同时记入《文件回收/销毁登记表》。 5.8.2作废文件应加盖“作废”章，对作废文件原件技术资料隔离存放，保存期限为产品寿命周期加一年。其余作废文件回收后由技术及市场部负责立即销毁，作废时现场至少有2人，并须在文件销毁记录上签字。 5.9技术文件的更新 5.9.1技术部应关注外来标准、法规的更新状态，保证外来文件的实时有效性。 5.9.2技术部提供外来标准、法规的必威体育精装版资料目录，形成《技术文件更新目录》，并传递给采购部，采购部负责标准资料的收集，至少每半年应进行一次收集。 相关文件： 序号 文件名称 文件编号 1 《工程变更管理办法》 EP704A01 附件 7.1本程序的流程图：（附件1） 7.2海龟图：（附件2） 7.3质量记录（附件3） 序号 记录名称 记录编号 保存部门 保存期限 备注 1 《外来技术文件接收台帐》 RMP40201 技术部 三年 附件3-1 2 《外来文件传阅批办单》 RMP40202 技术部 三年 附件3-2 3 《外来技术文件评审记录》 RMP40203 技术部 三年 附件3-3 4 《文件需求申请表》 RMP40101 技术部 三年 5 《受控文件清单》 RMP40