TPQP-003文件控制程序.doc

深圳市拓普照明有限公司 文件资料控制程序 程序编号： TPQP-003 生效日期： 2010/01/28 版本： A 制定： 审核： 批准： 深圳市拓普照明有限公司 Serial No: 编 号： TPQP-003 Version: 版 本： A/0 标题：文件资料控制程序 Page: 页 码： 1—5 1 目的 对文件的编制、批准、发放、使用、更改、回收、保存、作废和销毁等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本。防止误用失效或作废的文件和资料。 2 范围 本程序适用于公司内部品质管理体系有关文件（包括品质手册、程序文件、作业指导文件、品质计划、技术文件等）的控制，以及外来文件和标准的控制与管理。 3 职责 3.1 总经理负责批准、发布《品质手册》。 3.2 品质负责人批准、发布程序文件。 3.3 品质部负责体系文件及部分外来文件的归口管理、控制及对体系文件的定期评审。 3.4 技术开发部负责技术文件及部分外来文件的归口管理、控制。 3.5 办公室负责行政管理文件及部分外来文件的归口管理、控制。各部门负责本部门与管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。技术标准企业标准检验规 序列号 连接符 品质手册 企业缩写 深圳市拓普照明有限公司 Serial No: 编 号： TPQP-001 Version: 版 本： A/0 标题：文件资料控制程序 Page: 页 码： 2—5 例如：表示手册。 序列号 连接符 品质程序 企业缩写 例如：表示 连接符 企业部门简写 企业缩写 各部门代规定如下：，生产部， 例如：表示。6 外来文件编号按各自原来的编号。 4.3 文件的编写和审批 4.3.1 《品质手册》由品质部组织编写，经品质负责人审核，总经理批准。 4.3.2 程序文件由相关部门编写，各归口管理部门部长审核，品质负责人批准。 4.3.3 其他文件分别由相关部门编制，各部门负责人审批，重大项目由品质负责人或总经理批准。 深圳市拓普照明有限公司 Serial No: 编 号： TPQP-001 Version: 版 本： A/0 标题：文件资料控制程序 Page: 页 码： 3—5 4.3.4 确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。 4.4 文件的发放 4.4.1 文件发放时办理登记手续，签字领用，文件的发放、回收要填写） 应保留文件更改内容的记录。所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。/章版号须变更，页/章版号用依次用“A”、“B”、“C”、“D”、“E”表示。 4.6.5 任何页/章的版号更改五次时，即页/章版号为“E”时，要更换版本，重新印发。新版本文件各页/章的版号重新由“A”开始，品质记录表格每更改一次要换版本。 4.6.6 文件更改的方式，如换版、换页、局部修改等，需在“文件更改申请通知”中注明。 4.6.7 非受控文件不需要随受控文件的更改而更改。 4.7 文件的保存及销毁 4.7.1 与品质管理体系相关的文件，应分类存放在干燥、通风、安全的地方。 4.7.2 所有的文件原稿及其“文件发放回收记录”由品质部统一保存。 各部门设专人负责保存相关的文件，以方便存取和查阅。 4.7.3 品质部负责编制并及时更新“受控文件清单”，以反映版本必威体育精装版状况。 4.7.4 所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用。Serial No: 编 号： TPQP-001 Version: 版 本： A/0 标题：文件资料控制程序 Page: 页 码： 4—5 4.7.5 如因法律或其他原因需保留的任何已作废的文件，都应。对要销毁的作废文件，由相关部门填写文件销毁申请，经负责人批准后，由授权相关部门销毁。任何人不得在受控文件上乱，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。Serial No: 编 号： TPQP-001 Version: 版 本： A/0 标题：文件资料控制程序 Page: 页 码： 5—5 磁盘更改由品质部负责，更改完成后绘制白图或底图，交设计者校核无误后，按更改后的磁盘更改相应的磁盘，将原始文件覆盖，作为新版本由品质部存档。 5 相关文件 5.1 《品质记录控制程序》 6 品质记录 6.1 文件发放回收记录 6.2 文件更改申请通知 6.3 受控文件清单 6.4