各单位针对98年行政满意度调查改进措施-中山大学-副校长室.DOC

98年度行政服務滿意度調查報告改進措施一覽表 附表1.1 相關改進措施或建議 1 秘 書 室秘 書 室1.2請問你對秘書室之洽公服務禮儀滿意度是？ 服務態度將納入本室改進檢討之首要工作。以朝「態度親切有禮」、「做人謙和有體」、「處事理直氣緩」為我們的目標，並以主動積極的心、專業的知識提供服務。 4.2請問你對秘書室對網路意見及回應之滿意度？ 有關網路意見及回應，目前係經由校長、主秘或秘書室同仁電子件信箱反應得知問題後，即依現況或洽詢相關單位就相關領域收集彙整資訊回覆。因事涉諸多單位間回覆與聯繫，故仍有部份意見尚無法及時完回覆，以致形成知落差。日後將朝更積極、更迅速、更周全的應，並提供更多元化的管道，使其更便利表達意見。 另，因無法得知受訪者不滿意的內涵為何(如回應內容、回覆速度或態度…)，以致改善的空間受限，建議日後是否能確敘明此問題的用意或是以子題發問，以釐清方向。目標導向將幫助本室更有效地改善問題。 5.3請問您對秘書室募款作業流程順暢的滿意度是？ 現行收受捐贈款基本作業 捐款方式般捐款：現金、支票/郵局匯票、銀行電匯、郵政劃撥 信用卡捐款：線上捐款(單次扣款) 紙上作業捐款(定期定額 單次扣款) ATM線上捐款 收受捐款 1.款項 2.捐款單 ( 開立收據 ( 繳交款項→出納組 (出納組→會計室) ( 款項入專帳 未指定用途─98KP0002 指定用途 — 98KP0089(過渡專帳) 指定用途捐贈款轉出 (作業日約7-10日) 依會計網路請購系統資料 製作 受贈款轉出明細表 ( 簽章 單位主管→會計室→校長 ( 轉帳受贈款至各受贈單位 (會計室作業) ( 通知受贈單位 受贈款已轉入 優點 ?統整全校受贈收入 ?掌控全校捐贈款相關資料 缺點 ?本年度首推線上捐款作業系統，如線上刷卡失敗須重新再次填寫捐款相關資訊，造成捐款人之不便。 ?受贈單位無法即時使用捐贈款 ?受贈單位須透過公關資源組獲得捐款者相關資料 改進 措施 ?本年度首推線上捐款作業系統，相關作業流程已逐步修正改進，以便利捐款人作業。 ?架設一網路平台提供受贈單位使用募款作業及查核捐款者相關資訊 (安全性需考量) ?受贈款項不須經由過渡專帳再行轉出。 ?請會計室轉出受贈款項至受贈單位時提供捐款者資料 5.6請問您對秘書室協調各學系參加大博會參展的流程作業滿意度是？ 現況： 一、在活動前三個月發公函至各學系，請各學系推薦參展的老師及學生，並在活動前一個月左右召開行前說明會（學期結束前）。 二、大博會參展結束當天下午，南區展場利用收攤前一小時，請參展師生提供寶貴建議，作為下次參展之改進方向。 三、南區展場嚴祖強教授整理意見如下： 希望每個學系都能有解說員在現場，才能給來攤位的學生或家長最好的解答，若無法派員到現場，能否藉由電話或網路的方式進行，因為各學系的專業資訊，不同學系的人解說還是無法講得清楚。 南區展場，很多學生或家長都認為，中山是很值得詢問的學校，像是有去過別間學校問過，還是會來詢問我們學校的意見之類的。 會場的場佈，最好與行銷策略一致；像會場推出的遊戲節目，若能互相搭配才能達到最好的效果。玩遊戲的部份，像學生的觀念就覺得是來玩的，老師的觀念就是希望能藉由遊戲傳達學系的資訊，各自的目的不太一樣，很可惜。 以南部來講海科院是特色，文學院也有多人詢問。 建議名牌能清楚明白；像是教授名字、學系等。因為有家長至清大詢問，問到後來才知道是秘書室的同仁，不是他們想要了解的學系解說員。 建議攤位能加大，二格攤位（六米×三米）太小，解說時空間不足。改進措施：建議以後參加大博會活動結束後，邀請展場領隊及諮詢教師，召開檢討及改進之座談會。  附表1.2 相關改進措施或建議 2 人 事 室 4.2請問你對人事室網路意見及回應之滿意度？ 本室一向重視同仁的需求，對網路意見列檔管理，並於收到意見後，要求承辦人在3日內回覆，並持續追蹤後續處理情形。 5.單位業務服務滿意度 本室所有同仁一向以敬業態度、積極爭取同仁福利之心，處理人事業務，但人事業務包含控管事項，難免會有些部份不能完全達到同仁的需求，對本調查的指正之處，將虛心接受並加強服務績效。 5.1對人事室教師聘任及升等案件之處理時效及服務態度滿意度是? 為活化及暢通溝通管道，除製編教師聘任及升等案件之作業手冊，使學術單位業務承辦人瞭解行政流程外，並適時利用公開場合加強法令宣導。 5.2請問您對人事室職員任免、陞遷案之處理作業滿意度是? 對職員任免、陞遷案，本室皆依公務人員陞遷法暨施行細則及本校職員陞遷作業要點規定辦理，為使職員瞭解上揭處理情形，爾後依規定程序辦理外，將加強法令宣導，並以更積極方式控管時效。