如何做好领导的助手.ppt

如何做好领导的助手（部门秘书／行政工作） 研发部 ２００４年１１月 “秘书”概说 传统的解释 ：掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员 。 实际工作中： 深入调查，为上司决策提供依据； 领会上司意图，做好日常工作； 了解上司脾性，做好协调工作。 秘书人员应具备的素质 基本素质 （１）身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。 （２）心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。 （３）思想素质：应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。 业务素质 （１）理论知识：一方面要掌握扎实的基础知识，另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。 （２）实践经验：要注意总结工作中好的经验，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。 （３）办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。 其它技能 （１）学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好处的。 （２）要明确：我们必须始终围绕本职工作这个“重心”，在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。 要掌握一定的工作原则、方法和艺术 坚持工作原则，运用工作方法，讲究工作艺术 (1)工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。 (2)工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和途径。 (3)工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。 要掌握理事艺术 （１）工作要有计划 长远计划：五年、三年、一年 ?短期计划：一个月、一个星期、每一天 （２）养成良好的工作习惯：今日事今日毕，能马上办的决不要等一会儿再办；一件事情要一抓到底，不要半途而废。目标明确，有始有终。 （３）始终把握工作的中心：工作安排要主次分明，重要的事先办，急事先办，及时处理；对大事要高度重视，一抓到底，而相对来说不太重要的事则可以放后缓办。 要有较高的说、写能力， 即语言表达能力和文字写作功夫， 这也是做好秘书工作必须具备的。 我们在实际工作中，都体会到，秘书工作涉及到的关系方方面面，既有人，又有事，千头万绪，林林总总。 工作守则 忠于职守，爱岗敬业 秉公办事，廉洁自律 必威体育官网网址制度，严格遵守 １、文件的处理时限 特急件：随到随办。 急件：一天内处理完毕。 普通件：三天内处理完毕。 超过处理时限的文件，由秘书室催办。 各级审核人员及会签人员均无原则在公文签呈上签名，并标示日期，以明确责任。 ２、如何做好会议记录 会场的管理主要包括以下环节： 会前检查会场。发现问题及时解决。 签到。签到方法主要有以下几种： （1）小型日常会议由会议秘书工作人员代为签到。 （2）大中型会议一般采用证件签到。 （3）富有纪念意义的会议可采取簿式签到方法。 （4）有条件的可以采用名片签到方法。 （5）电子自动签到机签到。 引导就座。 分发文件。 制止无关人员进入会场。 内外联系，传递信息。 处理交办事项。 会后检查会场。 会议记录的要求 ； （１）会议记录要求准确、真实、清楚、完整。 （２）记录人员应当有高度的政治责任心，以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意，重要的意思应记原话，不得任意取舍增删。 （３）会议的主要情况，发言的主要内容和意见，必须记录完整，不要遗漏。 （４）记录字体力求清晰易认，不要过于潦草，不要使用自造的简称或文字。 会议记录的格式： （１）会议组织情况：要写明会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、记录人等。 （２）会议内容：由会议议程、议题、讨论过程、发言内容、决定事项等组成。会议记录的结尾没有固有程式，标“散会”、“结束”、“完”等均可。 会议记录的技巧 ：一快、二要、三省、四代 （１）一快，即书写运笔要快，记得快。 （２）二要，即择要而记。 （３）三省，即在记录中正确使用省略法。 （４）四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。 演示1 掌握电话业务知识 要了解有那些日常事务电话。 （１）上司交给传达事务的电话； （２）查询或催办事务的电话； （３）承接上级发来通知（指示）的电话； （４）接听下级向上司请示（报告）电话； （５）向下级发出开会通知、受权处理某个问题，办理某项事宜等事务的电话； （６）与相它部门／外部协商工作事务的电话； （７）紧急文件传抄的电话； （８）处理秘书工作