文书档案目录数据著录项目与著录要求.doc

附件1?： 文书档案目录数据与著录 档案馆代码 依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》赋予的代号著录。 2 案卷级档号 案卷级档号的结构为：全宗号-目录号-案卷号。 3 全宗号 著录档案馆给立档单位编制的代号。全宗号用四位代码标识，其中第一位代表全宗属性，用汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，后三位代表全宗顺序，用阿拉伯数字标识，如“X001”或“1001”。 4 目录号 目录号是全宗内案卷所属目录的代码。有两种标识方法，一种是以三位阿拉伯数字标识，可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置，如“003”；另一种是由归档年度、保管期限代码2部分组合构成，由4位阿拉伯数字及1位英文字母组成。“Y”、”C”分别代表永久、长期，如“1960Y”、“1970C”。 5 案卷号 案卷号用3位阿拉伯数字标识。案卷号不足3位的，前面用“0”补足， 如“039”。 若有之一、之二卷，则在案卷号后用阿拉伯数字标识，加“（）’。如“123(2)”表示123号卷的第二卷。 6 题名 著录能准确揭示卷内主要文件责任者、内容及文种的词组与文字。案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长，一般应重新拟写，将原题名修改好后再著录。 7 责任者 当责任者为机关团体时，著录单位全称或不发生误解的通用简称，如“中国共产党江西省委员会”可简称为“中共江西省委”；不应简称为“省委”；“南昌市财政局”不应简称“市财政局”；责任者有多个时，最多著录三个责任者，各责任者之间以“；”号相隔。无责任者时或责任者无法考证时，著录三个“囗”号。 8 起始时间 案卷内成文最早的文件形成时间。由8位阿拉伯数字表示，第1～4位数表示年度，第5～6位数表示月份，第7～8位数表示日期， 9 终止时间 案卷内成文最晚的文件形成时间。著录格式同上。 10 保管期限 根据案卷实际保管期限著录，分为“永久”、“长期”两种。 11 页数 著录案卷内文件总页数。 12 控制符 凡控制使用的档案著录汉字“控制”，开放档案著录汉字“开放”。 若一个案卷内有一份档案为控制使用，则该案卷著录为控制使用。 13 密级 密级是文件必威体育官网网址程度的等级, 按 GB／T7156-1987《文献必威体育官网网址等级代码》将文献必威体育官网网址等级划分为六个等级:公开、国内、内部、秘密、机密、绝密。密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录。 14 备注 著录案卷中需解释、补充说明的事项。 2、文书档案文件级目录数据著录项目及著录要求（适用于文书立卷改革前文书档案） 序号 著录项目 著录要求 1 档案馆代码 依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》赋予的代号著录。 2 文件级档号 文件级档号结构为：全宗号-目录号-案卷号-起始页号。 3 全宗号 著录档案馆给立档单位编制的代号。全宗号用四位代码标识，其中第一位代表全宗属性，用汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，后三位代表全宗顺序，用阿拉伯数字标识，如“X001”或“1001”。 4 目录号 目录号是全宗内案卷所属目录的代码。有两种标识方法，一种是以三位阿拉伯数字标识，可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置，如“003”；另一种是由归档年度、保管期限代码2部分组合构成，由4位阿拉伯数字及1位英文字母组成。“Y”、”C”分别代表永久、长期，如“1960Y”、“1970C”。 5 案卷号 案卷号用3位阿拉伯数字标识。案卷号不足3位的，前面用“0”补足， 如“039”。 若有之一、之二卷，则在案卷号后用阿拉伯数字标识，加“（）’。如“123(2)”表示123号卷的第二卷。 6 起始页号 起始页号是指一份文件的首页在卷内的页号，用3位阿拉伯数字标识，不足3位的，前面用“0”补足。 7 责任者 机关团体责任者著录单位全称或不发生误解的通用简称；有多个责任者时，居于首位的及立档单位自身必须著录。会议文件未署责任者的，一般以会议主办单位为责任者。个人责任者只著录姓名。多个责任者之间用“；”号隔开。 8 文件编号 文件编号照原文著录。有多个文件编号时，立档单位的文件编号必须著录并置于首位；著录多个文件编号时，中间用“；”隔开。 9 题名 照原文著录。如原文没有题名或原题名不能反映文件主要内容时，应重拟题名，并用“[]”括起置于原题名之后。 10 附件 著录附件题名。有多个附件时，应逐一著录各附件题名，附件题名之间用“；”隔开。 11 文件时间 著录文件的形成时间，由8位阿拉伯数字表示，如某文件形成时间为1956年2月18日，应著录 12 稿本 稿本是指文件