化验室管理信息和文件资料的构建与管理.ppt

第五章 化验室管理信息和文件资料的构建与管理 ▲化验室管理信息的管理 ▲化验室文件资料的分类 ▲化验室文件资料的构建与管理 ▲化验室管理信息的管理 人们把能够产生相互间的作用且代表一定含义的信号、情报、消息及密码等统称为信息。 信息是对客观世界中事物性状的反映，人们通常用语言、文字、图形等来反映各种事物，这些用语言、文字、图形等表达的资料经过解释，就是一般概念上的信息。 化验室作为组织生产、科研等活动的组织系统，对作用于化验室并影响化验室目标任务完成的各种信息的管理是非常重要的。 化验室管理信息的特性 （1）社会性 要求管理信息标准化、规范化，以便于相互比较和借鉴。 （2）有效性 要求信息具有科学性和实用性，即要有实用价值。 （3）连续性和流动性 管理者将根据不断出现的新信息，对原有的措施、规章、制度等作出新的修改或调整，以便实施新情况下的有效管理。 （4）与信息载体不可分性 管理者要研究对不同的信息内容采用不同的载体进行传输，使信息能快速、准确、可靠地发送和传达。 化验室管理信息的分类 管理信息按不同情况分类，可有8种分类，其中较具代表性的有信息来源和管理层次两类。 （1）按信息来源分类 分为化验室外部信息流和化验室内部信息流。 化验室外部信息流包括从外部环境流向化验室的内向流和从化验室流向其外部环境的外向流两类； 化验室内部信息流是指当外部信息流入化验室后，与化验室内部信息作用而产生新的信息流。这些新的信息流分为纵向的化验室信息流（向上传递的和向下传递的）和横向的化验室信息流（化验室内部平级部门之间传递的。 （2）按管理层次分类 可分为上层、中层、基层所需的3类信息。 上层所需的信息是重要和起决定性作用的信息，是企业最高领导层进行重大规划和决策所需的信息。如产品未来市场的前景、新的投资项目、重大技术改造项目等。 中层所需的信息是控制性信息，是中层管理人员充分利用各种资源、完成任务、实现目标所需要的信息。如部门人员岗位责任制、人员培训方案、奖惩激励办法等； 基层所需的信息是业务性信息，是基层管理人员进行各项业务活动需要的信息。它是在活动过程中产生的，一般由基层管理人员负责收集和传递，并据以处理经常性的业务问题。 管理信息的处理 （1）信息处理的特点和要求 信息处理的特点是原始数据量大，归纳整理繁琐，查找频率较高，要求时间性强，但计算本身的数学问题简单，用一般的数学运算和必要的逻辑判断就可以解决。在处理信息的过程中必须符合准确、及时和适用的要求。 （2）管理信息处理的内容 包括收集、加工、传递、存储、检索和输出等6个环节。 收集是指做好收集原始数据这一重要基础工作。收集时要有针对性，采集时间、数量和次数都要有明确规定，要保证原始资料的全面性和可靠性。 加工是指完成信息处理的基本内容。包括对信息进行分类、排序、计算选择等工作，这些工作都要服从化验室管理某项任务的要求，各项目的内容要有明确的内涵。 传递是指传递的信息在化验室组织中传递形成信息流。信息流具有周密的顺序和传递路线，为保证信息流的畅通，必须明确规定信息传递的责任制度，包括时间、地点、发信人、收信人等。 存储是指将经过处理后的信息暂时存储起来，以便调用。经过处理后的信息，有时并非立即就使用，有时虽然立即使用，但日后还需用作参考，因此就需存储起来，建立档案，妥善保管。信息库存储的信息，必须经常更新。凡是需要的信息，必须存储起来，以保证各级管理人员充分了解和掌握职能范围内的信息情况，以便进行正确的决策和有效的组织与管理，促进化验室目标任务的完成。 检索是指迅速查找所需信息的方法和手段。为了方便地使用化验室信息系统中大量的信息资源，必须建立一套科学和快速查找信息的方法和手段。 输出是化验室信息系统将处理好的信息，按要求或需要，编印成各级管理人员或管理部门所需的各种报告、报表、文件等。例如各种统计报表、报告、计划、总结、规章制度、人员培训计划、人员考核结果、仪器设备购置计划、大型精密仪器操作规程等都是信息输出的形式。 ▲化验室文件资料的分类 化验室文件资料一般分为管理性文件资料、工作过程性文件资料和技术性文件资料3大类。 管理性文件资料 是一类指导化验室开展各方面工作的法律法规、上级组织和相关管理机构的文件、化验室自身的管理性文件等。 例如常见的管理性文件资料有： ①国家和地方各级人民政府的质量管理法律、法规文件及附属资料； ②行业管理机构的质量管理文件及附属资料； ③上级质量监督仲裁