文书处理实施要点简报 - 台北市立内湖高工图书馆影音随选系统.ppt

一、公文效力要件，其須具備：（一）實質要件：必須有具體之主張或一定 目的，否則即不具任何意義。 （二）形式要件：公文負責人必須有負責之 表示， 如其無負責之表示，即為不完備， 或不發生效力。 二、公文內涵要件，其須具備： （一）必須是處理公務之文書。 （二）必須有一方是機關。 （三）必須符合一定程式。 公文製作一般原則 3.簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明 擬稿注意事項如下： 簽之撰擬要領 擬辦方式 1、先簽後稿： 　＊訂定、修正、廢止法規案件。 　 ＊有關政策性或重大興革案件。 ＊牽涉較廣，會商未獲結論案件。 　 ＊擬提決策會議討論案件。 　 ＊重要人事案件。 　 ＊其他性質重要必須先行簽請核定案件。 簽之撰擬要領 2.簽稿併陳 ＊文 稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。 ＊依法准駁，但案情特殊須加說明之案件 ＊須限時辦發不及先行請示之案件。 3.以稿代簽：為一般案情簡單，或例行承轉之案件。 簽之結構 ＊「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。 ＊「說明」：對案情之緣由、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。 ＊「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。 辦稿應填列或選列項目 公文用字用語 准駁語： 上級機關對下級機關或首長表示同意時用：同意辦理、准予照辦、准予備查。 上級機關對下級機關或首長表示不同意時用： 未便照准、礙難照准、應予不准、所請不准。 對平行機關表示同意時用：敬表同意、同意辦理 對平行機關表示不同意時用：歉難同意、礙難 同意、無法照辦、未便照辦。 公文之分類 一、人民申請案件 二、人民陳情案件 三、行政救濟案件 四、一般公文 (一)專案 (二)限期案件 (三)其他非屬前述之案件 公文時效管制時限基準 一般公文： １、最速件：1日（收文之次日起算）。 ２、速件：3日。 ３、普通件：6日。 ４、限期案件：各機關來文訂有處理時限者依來文所訂時限處理，其處理時限包含假日。 5、專案案件：包括計畫、研究、法規、法令解釋、控案、糾紛案、調查、鑑定等涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，並需30日以上辦結者。 公文時效管制時限基準 限期案件： 受文機關所收限期案件時，已逾文中所訂時限者，該文以普通件處理時限管制。 來文訂有不同處理時限，以最後時限為預定 結案日期 。 變更來文所訂時限者，須聯繫來文機關並獲 同意，且以書面確認(填具公務電話紀錄)。 * 肆、活動或擬訂實施計畫之簽核流程及注意事項（以本研習為例） 一、依據 二、目的 三、時間及地點 四、對象 五、參加（報名）方式 六、主要內容（課程及講座等） 七、效果（例：研習時數） 八、經費來源 九、其他 * 伍、經費核銷注意事項 一、所有收支均須納入校務基金，依會計法等規定登帳，並列入會計報告允當表達， 不得產生帳外帳情事。 二、所有經費須先有預算(經費來源)再辦理 請購、核銷事宜。 三、申請支付款項，應本誠信原則對所提出之支出憑證之支出事實真實性負責，如有 不實應負相關責任。 * 四、原始支出憑證應載明出售商號（含店章）、買受人（即本校）、日期、貨品名稱、 數量、單價、總價，經手人並應簽章。 五、支出憑證如有遺失或供其他用途者，應檢附原立據人簽名負責證明與原本相符之影本，或其他可資證明之文件，並註明無法提出 正本之原因。 六、出差須事先核准，差畢15日內辦理核銷。 若出差日期有異動應敘明理由，簽奉核定後再辦理核銷。 * 七、同一活動之經費核銷，宜一次辦理。原始 支出憑證，以同性質科目之單據貼在一起 為宜。一張黏存單請勿黏貼超過10張單據。所有單據應錯開黏貼（抬頭及日期避免相互遮蓋）。 八、受領人收據金額若有塗改，應請受領人 簽章。 九、開會之誤餐費報銷，應註明開會日期、會議名稱，並附與會人員名單 (或簽到簿)。 * 陸、公文歸檔及調文應注意事項 填寫檔號及保存年限、編頁碼、二頁以上之文稿需加蓋(或套印)騎縫章。 填寫併件歸檔文號。(如會議通知與會議紀錄) 畢辦即歸。 附件應隨同歸檔。如有抽取應用之必要時，應書明並蓋章，於用畢或離職時仍需歸還。 公文歸檔 * 填寫檔號及保存年限、編頁碼、二頁以上之文稿需加蓋(或套印)騎縫章。 填寫併件歸檔文號。(如會議通知與會議紀錄) 辦畢即歸。公文需於辦畢五日內歸檔，借調逾期檔案需辦理稽催作業。 附件應隨同歸檔。如有抽取應用之必要時，應書明並蓋章，於用畢或離職時仍需歸還。 附件為書籍經指定保存單位或為應公開之 陳列品（如海報），得不辦理歸檔。 * 歸檔案件以原件為原則，有附件者，每1種以1