总务会议纪录1041118 - 总务处.DOC

國立臺東大學104學年度第1學期總務會議紀錄 時 間：104年11月18日（星期三）14時30整 地 點：校本部行政服務大樓三樓第二會議室 主持人：王總務長文清 記錄：賴美雲 出列席人員：詳簽到表 主席致詞：略 確認前次會議決議執行情形 前次會議提案決議事項 執行情形 動議一：運動中心體育館有二項臨時動議，請論。 4月15日晚上6:00螢光路跑，請協助預防流浪狗咬人。 體操館後面有垃圾未清。 決議： 請環保組派員協助在路跑隊伍前防治流浪狗咬人。 請查明體操館後面堆置物是否為工程物料，機電場周遭附近請事務組支援打掃。 環保組： 本組已於活動當天派員協助流浪狗防治工作，確保活動順利進行。 ： 動議二：請再設置人文學院廚餘桶，並請改為脚踩式開蓋，請討論。 決議： 請依李院長提案方式辦理。又茶水間菜渣請隨手清理乾淨。 環保組： 本組已完成人文、理工及師範三個學院腳踏式廚餘回收桶架之購置事宜。 動議二：學生會有二項臨時動議，請討論。 活動中心社團辦公室廁所髒亂，缺掃具，請學務處、總務處平時多加巡視。 建議學生也可上網提修繕。 決議： 廁所已清理，掃具經費若不足時可由事務組維護費支援。 如果學生意見不同時將造成困擾，請透過系辦公室協調登錄修繕系統。 事務組： 校本部各棟校舍建物廁所清潔已委由外包廠商處理，依約有固定派駐一名清潔人員定時打掃，另廁所清潔用品皆由總務處提供。有關廁所清掃情形依檢查表稽核為憑，如有執行不力，依約罰則處理在案。 營繕組： 修繕部分請由系所辦理登記，以利作業程序。 （一）配合行政院修訂之「文書及檔案管理電腦化作業規範」，教育部更新公文電子交換系統，本校公文電子交換系統上線日期是104年12月9日，為配合新系統上線，12月8日若有最速件或速件待發公文，最遲於當日上午12點前送達本組，普通件公文請於12月9日再行發送，以避免受文者收不到公文。eClient公文電子交換系統特色(目前90%縣市政府皆採用)：優點：快速，附件資料儲存空間大。與現行系統差異：1.收、發文實體檔案皆存於安裝在eClient的電腦(必須同一台電腦)。 2.各承辦人處理公文作業模式，没有改變。 （二）餐廳各廠商加入line平台，溝通處理事務、催繳水電費等能更即時與便利。 （三）本組已修訂「國立臺東大學場地設備收入收支管理要點」部分條文，經法規小組審查後送校務基金管理委員會審議。 （四）學生代表提問如何得知資源再利用訊息，文財組告知在文財組的網頁上即可查得。 出納組： （一）本校校務基金契約將於本(104)年12月31日到期， 本校校務基金業務將自105年1月1日起由合作金庫商業銀行東台東分行承作，希望各位委員能了解是土銀不要和學校再續約，並非學校主動要求更換合作銀行，請大家體諒及配合轉換帳戶的行政工作。 營繕組： （一）修正第12頁營繕組修繕件數，誤值1,076件，應更正為合計2,438件。 （二）第二期全大運工程已上網，預定於11月24日第1次開標。 （三）學生代表提問簡易棒球場是否有防護設施，營繕組補充說明：外野區將設置6公尺高圍籬，內野兩側亦會設置防護圍籬。 事務組： （一）本校辦理科研採購之作業，悉依「國立臺東大學科學技術研究發展採購作業要點」規定辦理。 （二）「大專院校公車進校園」專案只到今年年底，再評估8129號公車也許明年會再繼續合作。 （三）為因應104年度將近結束，有關各類經費如委由總務處事務組採購者，除特殊案件經簽核同意延期在案，餘請於104年12月7日前速送事務組進行採購程序，逾期將不予受理，以免延宕採購暨核銷事宜，請各單位配合辦理。 環保組： （一）請同學不要餵食校園流浪狗。 （二）這星期五辦理104年下半年消防編組訓練，請各同仁參加。 提案討論：(無) 臨時動議： 動議一：提案單位： 決議：由文財組協同人文學院及音樂系，共同協商討論。 散會： 15時15分 3