公关日常工作和专题.ppt

第七章 公共关系日常工作和专项活动 第一节 公共关系日常工作 1．主要的接待工作 电话接待是当今社会组织日常的、琐碎的工作。一个良好的电话接待，会使人心情舒畅，精神振奋，从而对组织留下一个良好的初步形象。 做好电话接待工作应注意几点：(1)电话用语应简洁、顺当。(2)电话用语要礼貌、热情。(3)电话交流要认真理解，积极反馈。(4)重要的电话应作记录，并及时传送。 (5)应备有经常往来公众的姓名及电话号码。 (6)电话内容结束时，应以“再见”作为结束语，并轻放电话，以示对人的尊重。 2．来访者接待 组织在日常业务活动中，经常会有一些客人来访。 他们或是联系业务、或是洽谈生意，或是观光访问。 无论这些来访者目的如何，他们都是组织的客人，公共关系人员都要给予热情的接待。 在接待过程中，首先要直接或间接地掌握来访者的目的，尽力给予满足。 如果是公共关系工作以外的内容，应敦促有关部门和人员积极配合给予满足。 整个接待过程要热情、友善，采访者离开时应打招呼，并欢迎下次再来。 社会组织对接待环境应满足如下要求： (1)接待室应整齐、美观。 (2)分别接待来访者，并为等候的人准备座位、茶水、画报、组织的宣传资料等。 (3)应备有复印资料或复印机。 (4)接待室应设有电话，便于对外联系。 (5)接待室僻静的地方能有一面镜子，便于公关人员整理自己的仪表、仪容。 6)接待室内摆设一些花卉、盆景，使环境优美。 3．编写宣传材料工作 公共关系人员可通过编写各种不同形式的宣传资料来沟通信息，提高组织的知名度和美誉度。 在组织内部，一般采取内部报纸、内部通讯、简报等形式。 刊登的内容应包括：组织的各项决策、计划、方案、管理制度；近期新闻、先进人物介绍、工作进度及工作总结报告； 节假日期间刊登组织领导人向员工祝贺辞等。 在对外宣传上，要力争让更多的社会公众了解组织，应将组织的历史、现状与未来都编写在其中。 态度要诚恳，语言要细腻婉转，感情要真挚，以赢得更多社会公众的信赖。 第二节 公共关系专项活动 1．举办新闻发布会 新闻发布会又称记者招待会，是公共关系人员与新闻界联络的重要形式，是一种极具影响的公共关系活动。 一般来说，组织好一次记者招待会需要做好以下工作： (1)确定举行记者招待会的必要性。 (2)选择会议的地点。 (3)确定主持人和发言人。 (4)准备发言和报道提纲。 (5)准备宣传辅助资料。 (6)做好记者参观的准备。 (7)确定时间。 (8)小型宴会的安排。 (9)选择邀请记者的范围。 （10）遇到不便回答的问题，应采取灵活而变通的办法给予答复。 (11)所发布的消息必须准确无误。 注意会后的反馈工作：记者招待会结束后，有关人员还应该积极收集内、外各种反应， 如新闻媒介报道的情况，与会人员的反映等，来评估活动的成败得失，以便改进和弥补。 2．实施社会赞助活动 对各种社会公益事业提供赞助，使组织与某项有社会意义事业的发展同步成名，是一种有效的公共关系手法。 通过上海霞飞日用化工总公司举办社会赞助活动的实例来说明企业应该实施社会赞助。 应明确赞助的目的是：扩大知名度；增强信任度；提高美誉度。 应确定赞助的对象。 一般来说，企业赞助的对象主要有：体育事业，文化事业，教育事业，社会福利和慈善事业。 要拟定赞助计划。 赞助计划一般包括：赞助的目标、对象、形式； 赞助的财政预算； 为达到最佳赞助效果而选择的赞助主题和传播方式； 赞助活动的具体实施方案等。 应测定赞助的效果。 每次赞助活动完成后，应对照其计划，测定其实际效果，认真总结经验、教训， 编写测评报告、存档，为以后的赞助活动提供依据和参考。 3．举办展览会 展览会是一种综合运用各种媒介、手段，推广产品、宣传企业形象和建立良好公共关系的大型活动。 其特点有：是一种复合性的传播方式； 是一种直观、形象和生动的传播方式； 它提供了与公众进行直接双向沟通的机会； 是一种高度集中和高效率的沟通方式； 是一种综合性的大型公关专题活动，是新闻报道的好题材； 带有娱乐的性质，可吸引大量公众。 各种展览会从内容来划分，可分为综合性展览会和专题性展览会两类。 从举办的地点来划分，可分为室内展览会和露天展览会两类。 从展出商品种类的多少来划分，可分为单一商品展览会和混合商品展览会两类。 从展览的性质来划分，可分为贸易展览会和宣传展览会两类。 从展览的规模来划分，可分为大型的综合展览会、小型展览会和袖珍展览会三类。 举办展览会应注意以下问题： (1)明确展览会的主题和目的。 (2)确定参展单位和参展项目。 (3)明确参观者的类型。 (4)选择好展览的时间和地点。 (5)培训展览会的工作人员。 (6)准