AWM 增修功能(2007-2008).PPT

* * * * AWM 增修功能/報表/常見錯誤說明 新增功能及報表 訪價轉存Excel及mail廠商報價、廠商回價Excel匯入 參數設定新增控制項---零星採購名稱只能帶出不能修改 新增報表---合約叫料單 常犯錯誤之說明及正確操作 A. 預算及合約變更 a.預算?合約?計價 三大模組控管原理 b.剩餘數量及剩餘金額之觀念(預算發包與執行明細查詢、計價單) B. 預算從屬關係 a.發包預算上層之修正 C. 階段計價合約 a.階段計價合約有追加，必須於分段付款新增一計價分段 b.合約階段進度計價請不要在計價細項處輸入估驗數量 D. 代墊款發票抬頭與計價稅金問題 E. 溢收廠商發票與折讓之處理 F. 可手動修正計價欄位金額之處理 a.預付款及保留款 b.稅金 c.數量分段該期複價金額 1. 廠商報價單可EMAIL後回存至報價檔 1 在合約詢價建檔畫面拉下[操作]欄下的[報價email to廠商]的功能.即可開啟上述[2] 的畫面. 在[2]的畫面中點選報價[合約]報價[廠商]-註須在廠商檔中有email的資料. 點選[郵件設定]將上述欄位資料輸入後即可點選傳送. 2 2 * 1. 廠商報價單可EMAIL後回存至報價檔 上述回畫面為廠商收到email的檔案內容, 只有單價及備註的欄位是可輸入的其他的欄位一概鎖定不得修改. 廠商輸入存檔為 [請報價000000001.xls]的檔名, 檔名為[請報價+廠商的代號]. 廠商email回來後, 請進系統搜尋報價檔案後按報價轉入即可完成報價資料回存的作業. * * 2.零星採購名稱只能帶出不能修改 適用於嚴密管制工料庫之公司使用。避免一般工地使用者於零星採購時並未詳查工料庫，而任意帶出一項工料去修改其計價名稱 ，但每項工料均有對應之會計科目，而造成可能是在建材料變成 是在建費用了。 優點:正確對應工料。 缺點:工料庫勢必成長較大，因已不允許查同質性之工料去修改名 稱，查不到之工料一定要請公司新增該工料。 合約項目並不受該控制項管制，因合約一般是由公司內部採購部門製作，工料的歷史發包記錄一般對採發人員是有用的，其會判 別統籌性工料之使用時機。 * 3.合約叫料單 直接於報表選單處輸入本次叫料數量，再報表預視列印出來傳真給廠商，避免經由電話口頭傳達所造成之人為疏失。 此功能會控管己計價數量+本次叫料數量 = 合約數量 * A.預算及合約變更 a.三大模組控管原理 該例為辦理合約追加，且原始預算於該本原始合約均已發包完畢，故於合約變更單申請時，系統就已檢核出合約發包變更數量超出預算。該警訊之提示用途是要一併提出預算變更單申請。 照一般正常追加流程，其控管方向如下: 預算--?合約--?計價 故上述1. 需先將預算變更單確認追加預算後，該筆合約變更單確認才會通過。 3. 同理於計價時系統丟出警訊說已超約，按照追加流程之控管方向，也一定要辦理合約變更申請。 * A.預算及合約變更. a.三大模組控管原理 下例適用於預算已發包完時辦理合約追減時:系統出現警訊”計價金額超過追減金額”一般是不應犯此錯誤的，因合約變更單之審核人員並未檢核該合約之已計價數量。 當某筆預算已有結餘金額，確定不會再使用到而想把該筆預算辦理追減另新增一預算挪用，也會辦理合約追減。 但其追減控管流程應如下: 預算?--合約 一定要把追減的合約變更單先確認，再確認預算變更單。 如果顚倒了，系統會說超預算不給確認的。 * A.預算及合約變更b.剩餘數量及剩餘金額之觀念 合約細項單價異動之處理，變更單細項會把原合約細項未計價之數量以原合約之單價追減掉，再追加一項新合約細項以新單價及數量，將來新單價之計價就到新合約之細項計。 同理要異動預算單價時也是依此原理運作。 * B.預算從屬關係 系統預設值是不讓上層預算項目拿去發包的。 上述情況僅能利用代碼轉換作業內之預算代號轉換，由系統去搜尋原代號整批由系統轉掉，轉換完成後再回預算建檔將上層預算代號補上，再重算層次及重算金額即可 * C.階段計價合約 階段計價之合約仍可辦理合約追加，但務必於分段付款處新增一計價分段。 2. 請務必於本期計價頁次之分段輸入處，點選計價分段而不要於計價細項處輸入計價數量，因為不是實作實算之合約。 * D.代墊款發票抬頭與稅金問題 本例此點工廠商之代墊請款發票抬頭是開本公司， 才可將參數設定之代墊款打勾，並且會呈現淺綠色底色，且稅金有金額。因只有本公司抬頭之發票才能算本公司之進項發票。 如代墊請款廠商之發票抬頭是直接開立將來要扣款之廠商，代墊款欄位決對不能有底色，因不是本公司之進項發票，但其單價務必為含稅之單價，避免將來代請代扣之間之稅額漏扣。