IESUSC各小组工作内容简介 - 上海大学.PDF

上海大学生物医学工程俱乐部 IEEE EMB Shanghai University Student Club IESUSC 各小组工作内容简介 (1) 秘书组： 工作内容： 1． 通知俱乐部委员会开例会，会议和大事记录； 2． 组织撰写新闻发布稿及报刊文；向媒体发布消息或俱乐部公告； 3． 整理和保存有关俱乐部的重要文件，档案，如委员会的决议案、投票结果、联系的信件和 回信等； 4． 对外联系的文件和信件的准备，包括正式对外联系； 5． 向会员发某些通知； 6． 帮助会长撰写某些资料； 7． 为会长提供必要的会务和会议准备资料。 组长：张静 (2)外联/会员服务组： 工作内容： 1. 进行发展新会员的工作； 2. 与会员保持密切联系，包括电话联系； 3. 诚挚和及时地回答会员提出的各种问题； 4. 建立和完善会员的资料数据库；更新会员联系信息及名册； 5. 给会员或捐款人邮寄有关信件和有关俱乐部的出版物； 6. 组织和鼓励会员积极参加俱乐部开展的各项活动； 7. 新成员联系：负责最初与有兴趣参加会员的联系工作，并推荐到人力组完成人力培训； 8. 按需要向其它工作小组提供会员的信息； 组 长： 李娟； (3) 财务组 ： 工作内容： 1. 制订一系列资金和运作费用的申请、审批、报销、核实以及各类收据的存档步骤和规定， 健全财务制度； 2. 做好对资助的接收，登记，存放，入账工作；分类地保存好所有财务资料和档案； 3. 使各类基金会财务账目完整清楚； 4. 起草俱乐部每年的财政预算； 5. 负责各项运作费用的审批和报销工作； 6. 俱乐部内部财务的核对工作； 7. 完成年度或季度基金会财务报告。 组 长： 张静 (4) 出版组： 工作内容： 1. 定期出版俱乐部通讯或简讯；出版俱乐部的各类刊物，专辑特刊； 2. 定期出版生物医学工程学科刊物《腾飞》； 3. 俱乐部文件、各类出版物和宣传材料的中英文翻译工作。 组 长： 李哲倩 (5) IT 组： 工作内容： 1. 俱乐部网站工作：网站版面和结构设计，网站内容更新和扩展，网上出版，制订标准化的 网站内容管理规则等；网站文件的复制和保存工作； 2. 完善线上资料储存和发布 等网站功能以及其它网络功能开发； 3. 建立和维护会员资料数据库。 组 长：李娟 (6) 人力组： 工作内容： 1. 新义工联系：负责与有兴趣做成员者的联系工作，解答他们的问题，提供成员入门方 面的资料，建立成员数据资料库，评估成员申请；按新成员专长和兴趣向其它工作小 组介绍和推荐； 2. 与各工作负责人保持密切联系, 了解他们的人员需求动向，并努力满足这些需求； 3. 帮助工作负责人评估成员工作状态，调整成员工作； 4. 起草和维护成员培训材料； 5. 维护和完善成员的资料数据库；更新成员联系信息及名册； 6. 维护基金会各工作负责人的名单、联系方法以及度假有关信息； 7. 管理 iesusc_shanghai@ 转发邮箱，诚挚和及时地回答关于成员的各种问 题； 8. 管理成员转发信箱；发布与成员有关的信息。 组长：蒋皆恢 (7)学科竞赛/会议 策划组 工作内容： 1． 策划、组织每年 IEEE 协会内以及其他国内外相关学科竞赛，及时做好选题，队伍选拔等 工作； 2． 预算每次竞赛费用，与财务组做好协调工作，及时提交预算预案； 3． 论文收集以及管理工作，配合出版组做好刊物内容选取；