PT时间管理.ppt

* * 时间没有具体确定的待处理事项 时间已具体确定的事件 电话、记录等信息 每日计划表 提前一天 ? 客户访谈 整理资料 2 设计调查表格 1 部门例会 整理资料 客户访谈 部门例会 设计调查表格 ? ? ? ? * 改善工作环境 将所有可以吸引你视线的东西全挪开 将你每天必须用的文具放在上面 ( 电话, 时间表, 笔记本, 日历, 笔座…..) 将你要用的器材放在容易找到的地方 把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方 * 将一些你知道不会作出反应的信件抛弃 利用文件夹来将不同的文件归档 改善工作环境 * 2. 归档 所有的文件和书信应只分成三类: 马上处理 只作参考 归档 * 归档系统 一些你需要今天马上完成的事情 - DO NOW 一些你需要这个星期完成的工作 - FILE 一些你需要归档的文件 - FILE 有空才阅读的书本 - READ 需要传阅的文件 - PASS ON 一些文件需要等待资料完成 - PROGRESS * 3. 如何处理电话/ 电邮 如果找不道要通话的对方 - 切记要留言, 并说明事情的严重性, 以确保对方回电 打电话之前, 要把事情重点写下来 要谈比较复杂的事情, 可以先将文件传真给对方先看, 减少详细解释的时间 备有有关文件 自设时限 * 4. 处理会议 每次召开任何会议前, 必须要紧记以下几点: 我是否一定要出席这个会议 会议之前应派发议程 说明开会的目的 如果你是主席, 你应 鼓励发言和要求言之有物 , 要避免发言同事偏离主题 最好设定一个时限, 以方便各人安排工作 * 5. 授权 授权的定义和原因 委派授权是一个向下级分配工作的过程, 它通常与一个经理的责任以及决策权利有关 委派授权可以帮助你节约时间的有力武器 委派授权可以增强一个经理的聪明才智 * 知 识 (做什么,为何做) 习 惯 的 建 立 知识 （做什么、为何做） 意 愿 (想要去做) 技 能 (怎么做) 习 惯 * 总结 希望你能够: 看到自己的问题在那里 要改变生活的习惯和工作方式 订立目标, 策略, 行动去应付每一个挑战 在自己所能控制的情况下, 把握每分钟 在不能完全自己控制的情况下, 把负面的影响减到最低 1、播放李宗盛的《忙与盲》 询问学员是否也有歌中的感受：忙、盲？目前时间管理存在哪些问题？ 2、询问学员 为什么会有忙、盲的感觉？ 把时间多投资在第二象限，可以减少第一、三象限事件的发生。因此，预防突发情况最好的办法。 发展任务和维持任务有很大区别，发展任务具有如下特点： ·通常由你的目标衍生出来 ·可以作为一项挑战 ·需要多加考虑 1、解释角色的含义：是你所能贡献的领域，如果在工作，它等同于我们的工作职责 2、举例练习：让学员自己考虑在日常工作生活中都有哪些角色？ 3、考虑角色时应注意的问题：角色是否不均衡、不合适，今后角色的变化 有关时间管理的研究已有相当长的历史。一般说来时间管理理论可分为四代。不过多数人所认可的还是所谓第三代时间管理学。每一代都是以前一代为基础，逐步地发展、完善。 第一代基本上是备忘录型。这一代的主要特色是纸条或备忘录。例如何时写报告、开会、修车等，优、缺点如上图； 第二代就是‘规划与准备，特色是行事历与记事薄，讲求的是效率、个人责任、制定合适的目录、事先计划、安排将来的行程，优、缺点如上； 第三代是以效率为主的时间管理学，首先你必须明白自己的价值观；“我要的是什么？”然后制定短、中、长期目标，在最少的时间内做较多的事，优、缺点如上； 第四代时间管理学是一种集前三代时间管理学与大成的时间管理理论，侧重于先做重要的事，而非急迫的事 订立计划可以帮助我们计划时间。培训员可以向学员说明如何订立计划的步骤．．　 １．　订立目标 所订立的目标需要明确而可行的，　否则我们没法作出计划来达成．　而且建立目标可以令我们免予压力和困惑，　令我们可以集中精神去做好一件事情．　．　．　 目标通常分两种　：　长期的目标 和短期的目标　（　可以参考第１４及１５页的解释） 引起拖延的原因 1、行为模式 2、意识上没有认识到拖延的危害 想想你每天会有多少时间会花在办公桌上，你办公桌的整洁程度是否影响到你你工作的效率。办公桌是最重要的工作领域，如果各色各类的文件被堆积在该领域内，则工作效率肯定会受到影响： 1、文件的堆积将妨碍注意力，导致情绪紧张 2、增加翻查的时间 1、填写时间：应提前一天列出 2、填写内容：时间已确定的具体事件、会议、访谈等，时间没有具体确定的待办事件 3、填写步骤：先填写“待办事项列表”，再将其安排在具体“时间段列表”中 * 5．如何减少冗长会