ERP系统业务流及资金流同步问题探析.doc

ERP系统业务流及资金流同步问题探析资金流运作的好坏是衡量企业经营成果和经营效率的最根本标准之一，资金流的管理一直是企业关注的焦点。但作为资金流信息收集的主要系统，传统的财务会计相关信息的收集和反映时效性较差，在管理控制和决策支持方面的功能相对较弱，主要表现在：财务报告严重滞后，资金流控制乏力；产品成本构成不清晰、控制不利；缺少模拟运算过程，事前预测、事中控制能力差。要解决上述的问题，需要整合企业所有资源，特别是将资金流、业务的管理纳为一体，实现两者的同步管理。ERP系统的日趋成熟为该问题的解决提供了思路。 ERP(Enterprise Resources Planning)最早是由Gartner GroupInch提出的一种基于供需链的全面管理思想，强调整合企业所有资源，实现企业内外部物流、资金流和信息流的集成，从而为企业提供一个统一管理的平台。ERP的核心是基于供应链上的企业内外资源集成与应用，特别是以财务为中心的资金流与业务流的同步集成。本文对ERP系统中财务与业务的同步实现过程进行分析探讨。 一、ERP系统财务与业务功能的实现基础 精确的基础数据是任何系统正常运作的基石，体现ERP系统财务与业务集成功能的基础数据主要有： (1)物料主文件。包括：物料管理、计划管理、销售管理、成本管理等所有物料基本信息的文件，特别是对每类物料都须建立各自归属的会计科目，为下一步物料信息与资金信息同步提取打好基础。 (2)物料清单。物料清单是体现企业产品组成结构和所有涉及到的物料的数据文件，它通过树型结构体现出产品组件、子件、零件直至原材料的组成及数量关系。产品按BOM由底层到高层的顺序进行生产加工。它是企业所有核心业务都要用到的共享管理文件，是计算最终产品的成本、提供成本差异分析的基础。 (3)工作中心。工作中心是企业各种生产能力单元的统称，是发生加工成本、进行产品成本归集的基本单元。它可以是一台或几台生产设备、一条生产或装配线甚至是一个车间。ERP系统将工作中心作为最基本的加工单位，主要负责提供每日可供工时或台时数等能力数据，同时负责收集物料在经过本工作中心时需要发生的加工成本，主要包括各种直接费用和属于本中心的期间费用。 (4)工艺路线。工艺路线是说明物料实际加工和装配的工序顺序、每道工序使用的工作中心，各项时间定额的数据文件，是产品成本累计计算、产品标准成本形成的主要依据之一。 二、ERP系统财务与业务功能的实现过程 (一)财务信息的同步采集与加工处理　即在业务发生的同时。完成相关的财务处理。财务信息提供过程与业务过程同步包括实时的财务数据采集、实时的财务数据加工和实时的财务数据反映三部分。 (1)ERP系统通过事务管理完成业务信息和财务信息的同步采集。事务是ERP系统中定义任何业务处理过程的最基本单位，企业的业务流程被看成不同事务根据相互关联、环环相扣的链状集合。完整的事务定义是激发ERP系统中各种自动化信息收集、加工处理过程的基础条件。企业通过定义业务流程中的各种事务，理顺企业流程的同时，赋予每项事务不同代码，并定义与本事务相关的会计科目及其相关的借、贷方关系。当某个事务发生时，触发与本事务相关联的处理机制，ERP系统将实时采集本事务相关的数据。相关财务信息将根据预先的定义同步在对应账户上反映出来，避免了财务部门消极地等待各部门将经济业务汇总后再进行账务处理所带来的信息滞后，从而实现了根据财务资金现状，可以追溯资金的来龙去脉，并进一步追溯所发生的相关业务活动，实现事中控制和实时决策的目的。 (2)将实时的财务数据采集和加工提炼结合起来也是ERP系统的重要特点之一。ERP系统提供灵活的自定义计算功能，用户可以预先定义好相关财务数据的加工计算方法。相关业务发生时，财务数据将按指定的公式进行计算，并将计算结果实时记录到对应账户上。 (3)集中的数据管理保证各种数据的实时反映。ERP系统中强调数据的集中管理，企业运作中的各项数据都被采集、存储到统一的逻辑数据库集群中，由DBMS(数据库管理系统)统一管理，从而实现企业各方面数据最大程度上的共享。用户只需要与DBMS交互，通过设定检索规则，即可方便地获取各种需要的信息，包括各种业务信息和财务信息，同时能够保证各种数据的安全性、一致性和实时性。 (二)产品成本的实时计划、控制及分析　产品成本的管理与控制是管好企业资金流的关键，ERP系统在企业的业务运作过程中始终贯穿了财务成本控制的思想，将成本计划控制、核算和分析等环节融入到企业的业务流程和日常管理中，实现业务管理与财务、成本管理的同步，主要体现在： (1)财务计划与控制贯穿企业经营全过程。ERP系统将PDCA的管理思想应用到企业流程管理中，企业的运作