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办公室工作规定和承诺及流程
办公室主要职能及职责
1、负责起草、办理各类文件;负责印章、介绍信的妥善保管与使用。
2、负责公司办公会议及临时工作会议等的会务管理工作。
3、负责必威体育官网网址工作的实施与开展。
5、负责来访客户的接待、处理。
6、负责党务、政务信息工作。
7、负责重大外事活动的安排、来宾接待工作。
8、负责对外的联络工作。
9、负责公司人员请病(事)假的审查呈报工作。
10、负责公司档案管理工作。
13、负责公司车辆管理工作。
14、负责完成公司领导交办的其他工作。
二、办公室主要工作流程
1、公文办理
A公司外来文
文书登记——办公室主任阅批——公司领导批示——承办部门执行——文件归档。
B公司内请示、报告
部门批示呈报——文书登记——办公室主任阅批——公司主管领导批复——承办部门执行——文件归档。
C公文制发
职能部门起草——有关部门会签——办公室核稿——公司领导签发——文书编号——文件打印——办公室校核——文件印制——盖章——发文——文件归档。
2、传真
使用人申请――办公室主任审核――文书登记——发传真 。
3、复印
申请(内部资料、密级文件)——办公室主任审批——登记——复印 。
4、会议室使用
部门申请——到办公室登记——办公室开门——使用部门布置会场——使用部门清理会场。
5、下发会议通知
部门申请——领导批准——办公室登记——办公室负责电话通知。
6、接待
部门申请——领导批准——办公室登记——办公室安排接待方案。
7、出具介绍信
使用人申请、登记——领导批准或办公室主任批准——办公室盖章。
8、用印管理
经办人申请、登记――部门领导审核――公司领导或办公室主任审批――办公室盖章。
9、档案查询
经办人申请、登记――公司领导或办公室主任审批――档案室查找---借阅。
10、使用车辆申请
部门申请——领导批准——办公室登记——安排车辆。
办公室工作方案和规定
(一)秘书工作
秘书工作主要是公司办公室的工作,是参与管理日常事务的综合性工作。
它为领导的决策提供文件、资料、情况以及建议、意见;为会议的召开提供议题、会场记录、纪要撰写;为领导的组织和指挥起传达、督促和检查作用。
(二)会议
1、负责公司会议议题的收集、登记、会议安排、会议材料准备、会议记录,以及会议纪要、决定事项的起草等工作。
2、提前制定会议安排方案和意见,呈领导审定。
3、会议纪要、决定事项须在会后2个工作日内草拟完毕,送有关部门征求意见后报办公室审核,呈领导审签。
4、对已审议过的会议材料、会议记录、会议纪要、决定事项及时进行整理。
5、负责各部门会议的统筹协调工作。
(二)请示件办理
1、负责请示件的分类、登记、办理工作,做到来文登记清楚、明了,查阅快捷,随时掌握文件办理情况。
2、根据来文的情况,呈办公室主任提出拟办意见,再送领导批示:
3、来文如需征求各职能部门的意见,由办公室办理,并做到及时催办,跟踪落实,保证在规定时间内征求完意见,并对各职能部门反馈回来的意见进行分析综合,提出意见,供领导决策时参考。
4、文件办理严格遵守承诺制,力求在最短时间内办结。特急件随到随办,呈请领导审定。
5、对领导已有批示的上下级来文,应及时、准确地反馈给有关单位。
(三)发文办理
1、负责以公司名义发出的各类文件的草拟工作。
3、负责文件制作完成后,发出之前的最后核对工作。
4、协助业务主办部门做好会议的会务工作。
6、文稿起草在3个工作日内完成,急件即到即办,并在规定时限内完成。
7、草拟或审核过的文稿,在呈领导签审前,须先送办公室核稿。
(四)公文运转
1、负责呈领导审阅、审批文件的分类登记和传递工作。
2、负责领导临时交办事务的分类、办理及督促工作。
3、对领导活动安排提出办理意见,呈办公室领导审示。
4、对呈送领导阅、批的文件必须每天进行清理、转呈,提高文件呈批速度。
6、对呈领导,原则上在2天内追踪办理进度情况。如遇领导外出,应及时将签批的文件报办公室主任决定处理意见,以免压误文件。
7、对来往的公文,严格实行登记和签收手续。严格履行交接手续,逐一对号、逐一签收;详细登记、编号。
8、根据外来文件审批的内容,分轻重缓急,及时呈送有关领导审批或转送各有关部门办理。尽量做到即日处理完当天的文件,以免误时误事。
9、对处理完毕的文件资料按时间、内容进行
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