时间管理的步骤(MY).doc

时间管理 分析你当前的时间支配情况 。 审核目标。 将目标分解成可管理的任务 。? 安排时间计划。 确定浪费时间的因素并列出应对它们的策略。? 实施计划。 评估计划并进行调整。? 分析你当前的时间支配情况。 利用时间日志至少记录你一天中所做的事，但最好记录一周的时间使用情况。记录每件事和它所花的时间。 把你的行动归入下列六个类别中的某一个： 电话 计划内的约会 偶然/ 特别约会 会议 行政事务 编写报告与分析 对每一类别每天所耗费的时间按分钟进行汇总,然后将结果用每天总的分钟数来除。(8小时的一天有480分钟。)这可以告诉你在每一个活动上用了百分之多少的时间。 确定你花在每一类别上的时间是否与你的关键责任相符合。 根据取得的回报对时间的使用情况进行评估。 审核目标。 审核你的组织的、部门的及个人的目标。 考虑你为每一目标安排的优先顺序，并自问你自己是否期望太多。如果回答是是，则尽量调整你的优先顺序。 将目标分解成可管理的任务。 对你的目标逐一进行审核，并列明实现每项目标需要完成的所有关键任务。 将任务按先后顺序进行排列。 估计每项任务或活动需要花费多少时间。记住要在你的估计中为突发事件留出10-20％的缓冲时间。 为每项任务或活动的完成设定一个截止期限。对较为复杂的活动，分段设定子目标以跟踪进展情况。 根据任务对首要目标的支持程度，给每项任务设定优先顺序。 注意哪些任务需要按顺序完成，哪些可以在达到某一特定阶段之前或之后的任何时间完成。 安排时间计划。 利用某种允许你按每日、每周和每月进行计划的工具,将首要的优先任务分配到几个星期或几个月的时间段内进行。记住你可资利用的资源,并允许因工作遇到阻塞、负荷过度、交付失败等原因而引起的某些空闲时间的存在。 把需要创造力和智慧的重要工作或活动安排在你精力旺盛的时间来做。 只对你一天中的部分时间进行规划，以留出时间应付危机和突发事件。 尽可能将相似的任务进行综合与合并。 确定可以利用意料之外的空闲时间做的事。 利用待办事项清单将日常事务进一步进行细分。 将你的计划放在一个易于取放的地方。检查你一天的工作是否达到了目标。 确定浪费时间的因素并列出应对它们的策略。 审查你的时间日志，并确定妨碍你执行计划的事项的类型。 一次对付一种浪费时间的因素。 针对每一种浪费时间的因素，思考适合你的风格的策略。 对你制定的策略进行尝试，保留切合实际的那些。 确定在你的计划中为那些你不能控制的时间浪费因素留出空间 实施计划。 一旦你对你的时间与浪费时间的因素都进行了分析，并制定了时间安排计划，你便准备妥当，可以实施你的计划了。 带上你的待办事项清单，需要时对照查询，以保证你至少完成了当天的首要任务。 在一天结束时对计划进行复核。奖赏自己按计划完成了某些任务，并在一周剩下的时间内对计划进行必要的调整。 迅速处理突发事件，并回到你的首要任务中去。 当发生变化时，修订你的每周计划作为弥补。 谨记，像坚持计划这样的新习惯一开始是很难保持的。习惯成自然，你实践得越多，保持起来就会越容易。 评估计划并进行调整。 在使用有关辅助工具安排时间一个月之后，监督你时间安排的执行情况及其所带来的结果。向自己提出以下问题： 你能完成为一周设定的任务吗？ 为实现目标你正在取得进展吗？你是否感到准备更充分、更专注了一些？ 不做某些事情会有什么后果？ 你在回避浪费时间的情况吗？ 这是你能坚持的计划吗？ 如果你在按时完成任务方面有困难，可以让你的经理和直接下属提供反馈意见。采纳他们的意见不断改进自己的工作，并根据你的分析修订自己的计划。