人事档案社会化管理探析.doc

人事档案社会化管理探析近年来我国人事制度改革逐步深入，人与人之间的地域区别和身份区别逐渐得到消除，人才属于单位的这种观念也逐渐淡化。现在真正有权利对人力资源进行支配的是人力资源主体，他们极力想掌控自身的命运，所以与以往相比人才将会出现频繁的流动。但是目前实行的人事档案管理制度使得人才非常依赖单位，只要单位不把档案放出，他们就难以流动，这样就限制了人才流动的频率。很明显，如果能改善当前的人事制度改革对其进行社会化管理，就会对人才流动起到推动作用。最主要的方法是把目前基层单位实行的人事管理格局废除掉，一些企事业单位的人事档案让当地人才服务机构来负责，进行统一管理。这样一来就切断了用人单位不放档的可能，有利于促进人才流动。 一、人档分离的成因剖析 1.档案作用的逐渐弱化 人档分离的一个十分重要的原因是现在档案的很多作用正趋向弱化。以前，一些行政或管理职能都依附于档案中，比如结婚、升迁、考学等都跟档案有密切的关系。随着我国改革开放的不断深入，人事制度也随之改革，这些非档案的作用已慢慢趋向弱化，以前跟档案有很大关系的东西现在已经不太依附在档案里。近年来非公有制经济在国民经济中占的比例越来越高，外资和私营企业在进行招聘时只需把自己的个人资料交给他们就行了，比如毕业证、资格证、获奖证等各种证的复印件。但是应聘人员必须把自身的档案交由人才市场管理，人才之间的激烈竞争更强化了“人档分离”这一行为。 2.人事档案自身的“缺陷”是主要原因 缺乏有效的信息，没办法使招聘企业的需求得到满足。人事档案必须保证其真实性和全面性。但是目前的档案资料内容十分空洞，一般都是对个人经历的记录，包括入团入党、家庭状况和奖罚情况等等，而对于招聘人员的一些特长、心理状况、性格等实际情况却很少描述。人事档案每份都应该独具特色，而不是千篇一律，现在的人事档案就存在这种格调相同，每个人的长短处一致的情况，缺乏特色，也没有对具体事例的详细分析，就是单纯的评价招聘人员的综合素质，因此在人事档案里很难看出一个人真正的特点与特长。提供的信息缺乏真实性，使得人事档案的可信度大打折扣。第一，因为没有完善的监督机制，在填写档案时，有的人动机不纯，没有认真的填写自己的真实资料，真假参半甚至完全弄虚作假；有的带着个人感情给他人写评价；也有的为了对某人进行报复，故意歪曲事实等等。第二，管理档案的人员素质有高有低，不能很好的甄别入档资料，更有甚者索性丢在一边看都不看，因此让那些假证件、假文凭成了漏网之鱼，顺顺利利的进入了个人档案。此外，因为技术和设施的限制，有时候档案会在加工存储过程中丢失或缺损，也降低了人事档案的真实性和完整性。 3.人档分离是人事档案社会化管理的发展方向 如今社会主义市场经济发展得越来越好，我国的经济成分也趋向多元化，所以对人力资源进行优化配置也要随之完善并形成完善的体系。如今对“人档分离”进行管理已经成为企事业单位、人才本身以及国家的共同需要，对“人档分离”进行管理，让人事档案成为人才捍卫自身权利的工具，这样国家也可以据其对人才进行宏观调控，而且用人单位也不能再对人才流动进行限制了。以人事代理的合法方式来管理人事档案，不仅可以让员工免除后顾之忧，保证其根本利益，而且也减轻了用人单位的负担。也就是说，在国家发展的新形势下把“人档分离”纳入法制轨道，在一定程度上可以看出人事档案管理的社会化程度，即“人档分离”是人事档案管理社会化的一个重要表现。 二、当前“人档分离”社会化管理存在的问题 1.人事档案管理缺乏规范性 目前不仅地区的人才服务中心能够寄存档案，劳动部门的职介中心，企事业人才服务中心等也可以承担存放档案的责任。由于管理权责不明确，经常会出现很多漏洞和问题。很多人在急需自己的档案时，去很多人才机构找档案也找不到，给个人带来很多麻烦。这是由于这些人才服务中心办事不认真，程序不严谨造成的，他们只跟用人单位签订了协议，但跟个人并没有正规的协议。假如用人单位换了存档机构，并没有通知个人，也有人事变迁交接不清的情况，都会使人事档案遗失。有些人怕出现这种情况干脆不把档案交给存档机构，这种行为完全有悖于档案管理制度。 2.有损个人利益 根据相关规定，个人把自己的人事档案交由各级政府的人才流动服务机构管理的话，他们的权益以及应得的一些社会政治地位和待遇都会得到保护，比如保留自己原来的身份，按照国家规定进行档案工资的提升，此外还有对员工进行转正定级、对职业资格进行评定、出国政审、处理党团关系、办理社会保险、对个人证件进行年审、开与档案有关的证明等。假如流动人员不遵守规定把人事档案放错了机构，人事部门就不会承认流动人员的原有身份，这样一来肯定对他自身的利益有很大影响，上述待遇也就会没有保障。 3.不利于用人单位对人才