信息化有利于高校人事档案管理及使用.doc

信息化有利于高校人事档案管理及使用信息时代的到来,使高校人事档案管理信息化成为可能,纷繁复杂的社会变化也使档案管理越来越困难,信息化管理也成为必需。人事档案的信息化,就是将人事档案内容录入计算机,转变为储存在磁盘、光盘等载体上的二进制有序代码,它可实现大容量存储、快速检索、查询、由网络进行传输、由显示器进行显示、打印机打印等功能,可使档案的使用功能得到延伸。 一、人事档案的组成 1.从内容上看。根据中组部《干部档案工作条例》,高校干部人事档案由10部分组成:履历材料;自传材料;鉴定、考核、考察材料;学历、培训、职称材料;政治历史情况的审查材料;加入党团材料;奖励材料(包括科学技术和业务奖励,英雄事迹等);处分材料;录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料;其它可供组织上参考的材料。针对以上的内容,人事档案材料按来源可归为三大类:第一类为完全由个人按归档要求填写的有关表格材料,如个人履历、入党思想汇报等,是个人自然属性的反映;第二类为个人填写后经业务主管部门签署意见的评审、申报表等,如专业技术职务评审表,先进工作者申报表等;第三类为伴随着档案人的日常工作、学习而形成的由业务管理部门作出的记录、鉴定等,如政审材料、学籍档案、处分决定等,它一般不和当事人见面。 2.从形式上看。首先是传统的纸质档案,它是高校人事档案的基石;另一类为数字档案(或电子档案),它是随着信息技术的发展而出现的,是纸质档案的缩影和补充。而数字档案从原始数据形态上又可分为两类:第一类为直接以数字模式产生的数字信息档案;第二类为由其它介质形态转换而生成的数字信息档案[1]。前者直接由文字处理软件、CAD、数字摄像设备等数字信息系统产生,可称之为原生数字档案;后者则是利用数字扫描、OCR等数字化技术对印刷型文档进行加工、处理而生成,可称之为转换型数字档案,利用它可形成个人人事档案的全文数据库。数字档案中,如何保持并证实电子文件的真实性,不仅仅对档案工作者,而且对于整个信息社会都是一个问题,而转换型数字档案可真实地体现原纸质档案的本来面目,能保证电子档案的真实性,可使电子档案一定程度上独立于纸质档案而使用,两类电子档案结合使用,既保护了纸质档案,又大大方便了档案的查阅,延伸了档案管理和使用的功能。特别是原生数字档案中用ASCII码记录的信息,能进行统计、排序、分类、汇总、任意逻辑条件的组合筛选等。另外,数字档案也是纸质档案的有机补充,随着信息技术的发展,多媒体技术被普遍使用,有的材料只能用数字档案形式保存,如教师上课的一段视频、一段有价值的录音等,它弥补了纸质档案的不足。 二、当前档案管理中存在的问题 当前,有的高校人事档案管理为了达标,已经配备了计算机和打印机,安装了简单的档案管理软件,但距离真正意义上的信息化还有很大的差距,档案管理中还存在着各种各样的问题,主要有以下几个方面。 1.个人工作业务内容和档案脱节。档案材料千人一面,不能体现高校教学科研人员的工作特点。一是业务内容的缺失,高校人事档案的主体是教师和科研人员,人事档案应重点选择能反映他们德、才、能、绩的鉴定材料、考核材料。如业务成果,重大创造发明、科研成果、著作或译著以及有重大影响的论文等归入人事档案之中。这样才能真实、具体、全面反映出一个人的情况,为选拔和任用人才提供准确可靠的依据。如果没有(或不完整)这方面的档案材料,人事档案将失去作为一种信息资源的功能,决策部门对人才的使用也很难做到知人善用,达不到“观其卷,知其人,用其长”的目的。[2]当前人事档案的管理一般由人事部门负责,教学情况归教务部门管理,科研成果由科研部门管理,而个人档案材料应是对个人的教学、科研材料的全面反应。二是业务管理过程和档案管理系统少有联系,如每次全校工资变化,在劳动工资管理信息系统中可自动进行调整,而在档案管理系统中需一个一个进行手工操作,其工作量相当于将业务过程重复一遍。 2.存档管理和使用脱节。档案的价值在于使用。一类问题为:仅仅存储原生数字档案,将档案系统看成一般的业务系统,虽然可较灵活地查询使用,但其结果的真实性让人生疑,只能完全依附于纸质档案。另一个问题是:数字档案管理和日常的业务完全脱离,仅仅是纸质档案的简单再现,没有对信息进行归类、索引,档案管理信息系统仅仅记录档案材料的目录,由上面分析,人事档案内容不全面,不能具体、全面地反映老师的经历、学识、人品等情况,查询一个人的情况,除了查找人事档案外,还要查找科研处的科研情况、教务处的教学工作量、教学质量等,查全率、查准率不能保证。对于一个新调入的教师,从其人事档案中并不能总结出其教学、科研能力,其爱好、擅长、在调出单位的工作表现、能力评价等也不能很好地得到了解。 3.