16 单元格的操作.doc

第1章 Excel入门 Excel是微软公司的Office系列办公组件之一，是目前世界上最流行的编辑软件作为微软家族的重要组件之一Excel具有强大的数据计算和处理功能，在各行各业都有着广泛的应用。Excel的基本职能是对数据进行记录、计算与分析Excel可以逐笔记录企业发生的经济业务；可以方便地对凭证数据进行自动分类和汇总；可以不用重复地在各种账簿上记录同一笔经济业务；在创建时设置好相关格式后，以后的一系列会计报表及相应的汇总表格都可以自动生成。 本章将通过大量图示介绍Excel的基础概念、相关知识以及与财务业务有关联的功能，这些是在会计工作中应用Excel所必备的基础知识。 1.1 Excel基础 与Windows操作系统下的大部分程序一样，Excel的开启和关闭都有一套标准的操作和与之相对的快捷操作。本节将简单介绍Excel软件的启动和退出的操作过程。 另外，Excel中有不少名词是Excel特有的，大部分人在日常生活和工作中较少接触。为了使读者对本书后面讲解的内容更易于理解，本节就对这些特有的名词进行概念性的讲解。在后面的章节中，这些名词会大量地使用。 1.1.1 Excel的开启 Excel的开启有多种方法，有标准操作，也有快捷操作，而且快捷操作还有多种方法。 标准开启操作为：选择“开始”|“所有程序”|Microsoft Excel命令，打开Excel的主程序。 快捷操作过程有多种，包括双击或单击各种Excel的快捷按钮。其中最常见的操作是：直接双击桌面的Excel快捷方式图标（如图1.1所示），启动Excel的主程序。 图1.1 Excel快捷方式图标 打开Excel文件也可以启动Excel主程序。双击Excel专用文件格式的文件，也可以随着文件的打开而启动Excel主程序。Excel?2003的专用文件格式后缀名为.xls。在Windows操作系统下，默认文件名后缀为.xls的文件由Excel来打开。 1.1.2 Excel标准关闭操作 关闭Excel主程序同样有标准操作和快捷操作两种方法，可供灵活选择。标准关闭操作的步骤如下： （1）在Excel主界面中选择“文件”|“退出”命令，如图1.2所示。 （2）选择上述命令后，如果文档内容有更改，则会打开警示对话框，如图1.3所示。 (说明：警示内容为“是否保存对‘Book1’的更改？”。 图1.2 选择“退出”命令 图1.3 警示对话框 （3）单击“是”按钮，打开“另存为”对话框，如图1.4所示。 （4）在“文件名”文本框中输入要保存的文件名，如“Excel例表”，如图1.5所示。 ?图1.4 “另存为”对话框 图1.5 输入文件名 （5）在“保存类型”下拉列表框中选择要保存的文件类型，如图1.6所示。 （6）在“保存位置”下拉列表框中选择当前文档的保存路径，如图1.7所示。 （7）完成上述参数的设置后，单击“保存”按钮，保存文件后即关闭Excel主程序。  图1.6 选择保存类型 图1.7 选择保存路径 1.1.3 Excel快捷关闭操作 单击Excel界面窗口右上角的“关闭”按钮，也可以退出Excel，如图1.8所示。 图1.8 单击“关闭”按钮 (说明：如果在执行“退出”命令之前文档进行过编辑，则会在退出前打开保存文件的对话框，用户可选保存或不保存，然后关闭Excel。 1.1.4 工作簿与工作表 Excel文件的最大特点是，在一个文件中有多个工作表，就像有着多页纸的活页簿，因此，Excel文档被称为工作簿。工作簿是计算和存储数据的文件，其文件名后缀为.xls。新建的工作簿会被自动命名为Book1，直到用户为其重命名。 工作表是工作簿的一部分，也称电子表格。如果说工作簿是一本书，工作表就是其中的一张张书页。工作簿中的每一张表格称为工作表。工作表是Excel存储和处理数据的最重要的部分，其中包含排列成行和列的单元格。每个工作簿最多可以包含255张工作表。使用工作表可以对数据进行组织和分析。新建的工作簿中默认包含3张工作表，其工作表名称分别为Sheet1、Sheet2和Sheet3，如图1.9所示。  图1.9 新建工作表的默认名称 1.1.5 工作表标签及操作 工作簿窗口左侧底部有一组工作表标签，底色为白色的工作表是当前工作表，如图1.10所示。利用工作表标签可进行工作表的重命名、添加、删除、移动和复制等操作。 右击当前工作表标签，在弹出的快捷菜单中可执行一系列操作，如图1.11所示。 ?图1.10 工作表标签