江西公路工程竣工文件立卷归档编制办法(1222建议) (改).doc

江西省公路建设项目文件材料立卷归档管理办法（试行） 总 则 第一条 为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证项目档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据交通运输部颁发的《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》[2010]382号等有关文件规定，结合我省实际，制定本办法。 第二条 本办法适用于新建、改建和扩建的二级及以上公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。 第三条 本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后运营管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。 本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。 第二章 公路建设项目文件材料立卷归档工作组织与职责 第四条各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督和指导。 省交通运输厅办公室具体履行全省公路项目的档案监督管理职责，组织和培训档案人员，协调公路项目档案验收工作。 第五条 公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。 项目建设单位应配备专职档案工作人员，组织设计、施工、监理等单位培训档案人员，组织和建立人员相对稳定工作机构，明确档案管理责任部门和责任人，完成项目档案管理、归档和验收工作。 第六条 项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。 项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。 第七条 各施工单位应配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；明确本单位有关岗位和人员在项目文件材料收集归档工作中的职责和要求，并纳入日常管理工作中，工程项目文件材料立卷归档工作应与工程建设同步进行。 第三章 公路建设项目文件材料的收集 第八条 公路建设项目文件材料具体收集范围按照交通运输部《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发〔2010〕65号）中附件2《公路工程项目文件归档范围》的规定执行。 已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同步归档；在与设计单位签订合同时，应对电子版设计文件归档提出明确要求；如无条件形成电子文件的，对利用率高的竣工文件，可采取图像扫描或缩微方式，进行档案复制。 第九条 公路建设项目各阶段文件收集归档责任分工按照本办法附件1《江西省公路竣工文件编辑与组卷内容》执行。 第十条 各有关单位应按照收集归档责任分工，建立健全项目文件材料收集归档制度和预立卷制度，按照公路建设项目建设程序的不同阶段文件材料产生的自然过程，分别做好预立卷工作。 各阶段文件材料归档制度和预立卷时间要求为： （一）立项审批阶段文件材料在开工后三个月内，并对审批文件完成扫描和光盘存储。 （二）勘察设计阶段文件材料提交完成后一个月内。 （三）招投标及合同文件材料在招投工作完成后一个月内。 （四）工程准备阶段文件材料在开工后三个月内。 （五）施工原始文件应按照施工前监理工程师批准的单位、分部、分项工程划分，在各分项工程完工评定合格后一个月内进行预立卷。 （六）工程管理（含建设、监理、施工单位）文件材料在工程交工后一个月内。 （七）竣工图在工程交工前一个月内，并编制设计变更与修改后的竣工图档号对照一览表（见附件2《设计变更文件与竣工图档号对照一览表》）。 第十一条 收集归档的项目文件材料应为原件。其中，项目立项审批等文件，原件保存在项目主管单位的，项目法人可将复印件归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存；热敏纸传真件，需复印保存。复印件应清晰。 第十二条 收集归档的项目文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录，如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存；表单填写内容规范，产生及使用部位标注清楚，相关签署手续完备，且为相关责任人亲笔签名。 第十三条 项目文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范；纸张优良，规格