会计电算化管理制度及会计档案管理.doc

会计电算化管理制度及会计档案管理 　 会计电算化管理制度　 为提高企业财会效率，进而提高企业的经济效益，严格执行财政部颁发的《会计电算化管理办法》，同时结合本单位的具体情况，特制定本制度。 　　一、 有严格的操作管理制度 　　1、 岗位责任制 　　在系统运行前，必须确定会计电算化岗位及职责，根据会计业务量要求和会计数据处理方式不同，可设以下岗位： 　　A、 会计主管： 　　（1） 负责组织开展单位会计电算化工作，包括制订会计电算化发展规划、配合计算机人员研制相关的系统开发、会计软件系统的日常应用、岗位监督、会计档案管理等。做为会计主管应具备会计和计算机知识。 　　（2） 负责制订会计岗位责任制，并协调管理各岗位员工的工作。 　　（3） 制订会计电算化的各项管理制度。 　　（4） 负责整个系统正常运行、应用软件资源的调配、系统故障及时处理。 　　B、 系统操作员： 　　（1） 负责会计核算所需数据，如：记帐凭证、往来帐、银行帐、报表、材料单、工资单等。 　　（2）打印输出各种帐簿、报表等。 　　（3）做好数据备份工作。 　　C、 凭证审核员： 　　（1） 对手工计算编制的计帐凭证审核。 　　（2） 负责计帐、结帐工作。 　　（3） 负责报表的编制工作。 　　（4） 做好数据的备份工作。 　　D、 会计档案： 　　（1 ）负责有关系统软盘、数据软盘的存档，各种帐、证、表的保管。 　　2、 操作管理制度： 　　（1） 操作员应经过系统培训后才能上岗。 　　（2） 应经会计主管批准才能上岗，且只能在主管批准的权限内工作。 　　（3） 严格按系统说明完成每一步工作。 　　（4） 若出现故障情况，应报告领导一同分析原因；若出现系统引起的故障，应及时通知销售商派人进行维护。 　　（5） 应至少一个月备份一次数据，以防数据丢失。 　　（6） 外来软盘不得在有会计软件的机器上运行，以防感染病毒。 　　3、 机房管理制度： 　　（1） 未经许可的无关人员不得随意使用财会专用机。严禁在机器上玩游戏。 　　（2） 不得带电拔插头，以免损坏机器、设备。 　　（3） 严禁使用外来软盘，必要时要先杀毒后再使用。 　　（4） 严格按顺序开启机器，长时间离开应关闭机器，下班必须关闭电源。 　　（5） 应保持计算机清洁。 　　（6） 计算机出现故障，应由专人维修，未经许可不得擅自拆开。 　　4、 有严格的硬件、软件维护制度： 　　若硬件出现故障，应及时通知销售商派人维护，切勿自己拆开。 　　软件维护包括： 　　（1） 对会计软件的日常维护，包括：科目的升级、常见错误排除、数据恢复、调整打印机参数等。 　　（2） 维护人员不得擅自改变原有软件的程序。 　　（3） 财会人员因正常操作失误而引起的错误，应由财会人员改正，不得由维护人员通过维护修改，如打开凭证库、帐簿库等文件进行修改。 　　（4） 加强对硬件、软件的维护，是提高效率的关键。 　　5、 有会计档案管理制度： 　　会计电算化的档案管理，大部分内容同手工一样，应特别加强以下方面的管理： 　　（1） 会计电算化软件的文档资料的保存。 　　（2） 定期备份核算数据软件的保管。 　　（3） 帐簿中的日记帐、银行帐每天打印，帐页打印输出装订成册；总帐每月打印，年终装订成册。 　　（4） 全年会计年度结束，备份两份完整软盘分别保存。 　　（5） 所有会计档案必须造册登记，以备查用。 　　会计档案管理 　　 　　第一条 为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为发展社会主义市场经济服务，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。 　　第二条 必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。 　　第三条 会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括： 　　(一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。 　　(二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。 　　(三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 　　(四)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。 　　第四条 每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 　　当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部