集团公司财务档案管理办法.doc

集团公司财务档案管理办法 总则 第一条 为了加强财务档案的科学管理，建立财务档案的立卷、归档保管、调阅和销毁等管理制度，保证财务档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，使其规范化、系统化，特制定本制度。 第二条 财务部门是财务档案的具体负责部门，财务档案管理工作分为六大类，包括会计档案管理、年度报告及审计资料管理、资金档案管理、预算档案管理、日常往来文件、决议档案管理、合同档案管理。其中每部分需依据具体情况进行详细分类。 会计档案管理 第三条 会计档案管理包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业资料，是记录和反映公司经济业务的重要史料。具体包括： 1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它会计凭证。 2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。 3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表及附表、附注和文字说明，其它财务报告。 4.其它类：会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行余额调节表、其它应保存的会计核算专业资料。 第四条 每月形成的会计档案，应由专人按照归档要求，负责整理立卷、装订成册、编制会计档案保管清册，档案依据分类，分别保存，凭证按月整理保存，次年初将本年账簿存档。 第五条 应指定专人负责会计档案的保管工作，档案柜由专人负责分类整理，档案柜钥匙由专人负责保管。 第六条 保存的会计档案不得外借。如有特殊需要，按公司借阅审批流程，经批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，不得在会计凭证上涂画，不得拆封、抽换会计档案。 第七条 财务部门负责设置会计档案查阅登记清册，及时登记查阅人或者复制人的姓名、部门、日期、查阅内容、归还日期等。 第八条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、15年、25年、永久5类。 第九条 会计档案的保管期限，从年度终了后的第一天算起。 第十条 对会计档案保管期限有特殊要求的，可以报董事会批准。 第十一条 保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁： 1.编制会计档案销毁清册，列明销毁的会计档案名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 2.集团总裁、财务总监在会计档案销毁册上签署意见。 3.集团财务管理部负责销毁会计档案，财务总监与董事长办公室人员共同监销。 4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应在会计档案销毁清册上签字盖章，并将监销情况报告公司总裁。 第十二条 保管期满但未结清债权债务的原始凭证，不得销毁。应独立抽出立卷，保管到结清债权债务为止。 第十三条 计算机电子财务文档，原则上应当打印出书面会计档案进行保存，同时刻录成光盘进行备份保管。 第十四条 公司分立，会计档案由分立后的一方统一保管，另一方可查阅、复制与其业务有关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出，移交业务相关方保存，并按规定办法交接手续。 第十五条 公司合并，原单位形成的会计档案应当由合并后的单位统一保管。 第十六条 公司之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。 第十七条 交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的财务负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。 年度会计报告及审计资料管理 第十八条 年度资料包括年度报表、审计报告、验资报告等，这些报表及资料应依据时间、类别分别由专人保管。 第十九条 年终报告、审计、验资报告应长期保存，分别装订，注明名称、日期等。 第二十条 年度报告及审计资料原则上不予外借。如公司内部单位或股东等需要查阅或复制，需经公司借阅审批流程批准，资料保管人需记录发放或借出时间、姓名、部门、数量等，并由接收人签字或盖章。 资金类档案管理 第二十一条 资金类档案包括资金日报、资金周报、资金计划，资金计划执行情况分析报告、资金台账、融资台账、员工薪酬信息等方面。 第二十二条 资金类档案按月度、季度、年度进行分类保管。 第二十三条 融资台账信息记录须完整，因融资业务而签定的合同及协议必须将原件整理归档。 第二十四条 资金类档案的管理应执行公司必威体育官网网址制度。 预算档案管理 第二十五条 预算档案包含月度、季度、年度预算与年度预算方案，预算调整方案，预算执行情况等，涉及收入、成本、费用及资本性支出等方面。 第二十六条 预算档案按年度分类保管。年度预算应永久保存。 日常往来财务文件、决议档案管理 第二十七条 日常往来财务文件分为内部往来财务文件及外部财务文件两大类。其中内部往来财务文件包括各子公司、各部门之间以及部门内部发放的文件，包括“内部请示报告”、“内部通