用Excel建立数据库.docx

用Excel建立数据库　　日常工作中，我们常常需要建立一些有规律的数据库。例如我为了管理全乡的农业税，需建立一数据库，该数据库第一个字段名为村名，第二个字段名为组别。我乡共19个村，每个村7～17个组不等，共计258个组。这个数据库用数据库软件（哪怕是Visual FoxPro 6.0或是Access97等高档次的）很不好建立——逐个儿输入吗，只有傻瓜才有这种想法。用Access宏或FoxPro编程来输入吧，这些数据似乎还嫌不够规则（每个村对应的组数不一定相同），这个程序编写可就不那么简单了，除非你是编程高手兼编程迷，否则可有小题大作之嫌了。 　　其实Excel提供了一些很有用的功能，可让我们任何一个人都可轻松搞定这些数据库： 　　第一步：打开Excel，在A列单元格第1行填上“村名”，第2行填上“东山村”，第19行填上“年背岭村”（注：东山17个组，2＋17=19据此推算），第28行填上“横坡村”（算法同前，牛背岭村9个组：19＋9=28），如此类推把19个村名填好。 　　第二步：在第B列第1行填上“组别”，第2行填上“第1组”并在此按鼠标右键选择“复制”把这三个字复制剪贴板，然后在每一个填有村名的那一行的B列点一下鼠标右键选择“粘贴”在那里填上一个“第1组”。 　　第三步；用鼠标点击选中A2“东山村”单元格，然后把鼠标单元格右下角（此时鼠标变为单“十”字形），按住鼠标往下拖动，拖过的地方会被自动填上“东山村”字样。用同样的方法可以把其它村名和组别用鼠标“一拖了之”。填组别时你别担心Excel会把组别全部填为“第1组”，只要你别把“第1组”写成“第一组”，Excel会自动把它识别为序列进行处理。所以拖动“第1组”时，填写的结果为“第2组”“第3组”……填完这两个字段后，其它的数据可以继续在Excel中填写，也可等以后在数据库软件中填写，反正劳动强度差不多。 　　第四步：保存文件。如果你需要建立的是Access数据库，那么别管它，就用Excel默认的“.xls”格式保存下来。如果你需要建立的是FoxPro数据库，那么请以Dbase 4 （.dbf）格式保存文件。 　　第五步：如果需要的是Access数据库，那么你还必需新建一个Access数据库，在“新建表”的对话框里，你选择“导入表”然后在导入对话框中选择你刚刚存盘的“.xls”文件。（什么？你找不到？！这个对话框默认的文件类型是Microsoft Access，只要你改为Microsoft Excel 就能找到了），选择好导入文件后，你只要注意把一个“第一行包含列标题”的复选框芯托辛耍ㄈ绻 你不需要ID字段，你可以在Access向你推荐主关键字时拒绝——选择“不要主关键字”），其余的你都可视而不见，只管按“下一步”直至完成。导入完成后你可以打开数据库进行使用或修改。如果你需要的是FoxPro数据库，那么更简单，可以直接用FoxPro打开上一步你存盘的“.dbf”文件，根据需要进行一些诸如字段宽度、字段数据类型设置就可以使用了。 　　说到这里，你可能会说“呀，太简单了，我也会”，那么好了，我写这篇文章的目的就是要大家尽可能不再做那些很麻烦的事，“该偷懒时就偷懒”嘛。为Excel公式返回结果设置颜色　　希望能帮助大家轻松掌握办公软件的各种操作技巧。今天我们介绍如何为Excel公式返回结果设置颜色。　　在“条件格式”中，作为条件的不仅是具体的数据，而且可以用公式的返回结果。我们仍然以成绩表为例，让前10名的成绩数值以“蓝色”显示出来，让低于平均分的成绩数值以“红色”显示出来。 　　1、选中成绩所在的单元格区域，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。 　　2、按第1个方框右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“公式”选项，然后在后面的方框中输入公式：=C2=LARGE(C$2:C$61,10)。 　　注意：　　①由于是对整个区域一次性设置的，所以我们对C2单元格和C列作了“相对引用”；而成绩都位于第2行至第61行，所以我们对这个区域作了“绝对引用”，即在相应的位置前面添加了一个“$”符号。　　②上述公式的含义是：当单元格中的数值大于或等于第10名成绩时（用“LARGE(C$2:C$61,10)”公式确定），使用该格式。 　　3、按下“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，在“字体”标签中，按“颜色”右侧的下拉按钮，在随后弹出的调色板中，选择“蓝色”选项，确定返回。 　　4、单击一下“添加”按钮，添加一个“条件格式”，再仿照上述操作，设置好低于平均分的“条件格式”。 　　注意：平均分用“AVERAGE(C$2:C$61)”公式计算。 　　5、设置完成后，确定返回。 　　具体操作的动画显示过程如下： Excel和Access间复制、导入和导出数据　　·若要将Acce