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行政机关公文中的常见错误 市政府办公室 王海运 一、版头设计不规范 版头是发文机关的全称或规范简称，以红色字体印刷。 存在的主要问题 : 一是版头单一。 二是“黑头”行文。 三是版头散乱。 版头单一  一方面，机关公文版头要党政分开，政府部门一般应向政府机关行文，用行政机关的公文版头，主送机关应是行政机关；政府部门确需向党委行文的，须以党组名义，用机关党组的公文版头行文，主送机关也应是单位党组（或党委）。如：“亳州市×××局文件”、“中共亳州市×××局党组文件”。 另一方面，要根据不同工作需要制作不同的版头。如：“亳州市×××局文件”、“亳州市×××局办公室文件”等。 “黑头”行文 正常的机关行文应用红色版头，人们常说的“红头文件”就由此而来。实际工作中，不少机关行文不用版头，按一般文字材料的格式处理，还有的不用红色版头，而用黑色字体代替，形成“无头”或“黑头”文件，很不严肃。 版头散乱 这类问题在联合行文时容易发生。有的没有将主办机关放在前面，而且机关排名不分主次，按一般机关单位顺序自然排列，造成主办单位不明确。解决这类问题，我们可以在联合机关较多的情况下，只用主办机关文件的版头和发文字号，其他联署机关可在标题和落款中标识。 二、不按规则要求行文 突出表现为： 越级行文 多头主送 直送领导个人 一文多事 正常有效的行文应当遵循以下普遍适用的基本规则： （一）按机关隶属关系和职责范围行文的规则 （二）授权行文的规则 （三）联合行文的规则 （四）一般不越级行文的规则 （五）不越权行文的规则 （六）“请示”、“意见”和“报告”不直接报送领导者个人的规则 （七）“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关的规则。 （八）“报告”中不得夹带请示事项的规则 （一）按机关隶属关系和职责范围行文的规则 1.按机关隶属关系行文——直接的上下级机关之间相互行文。 2.按机关的职责范围行文——行文内容应是本机关职责范围内的事项，不得越权。 3.不相隶属机关之间行文——只能是商洽工作、通知事项、征询意见等。 4.党的领导机关可向同级政府及部门或下级政府机关行文；而政府机关不得向党的组织行文作指示、交任务。 （二）授权行文的规则 1.以部门名义向下级政府发文——须经本级政府同意并授权，且文中注明“经××政府同意”字样。 2.以政府办公厅（室）名义行文——是代表政府行文。 3.以部门办公室名义行文——是代表部门行文。 （三）联合行文的规则 既可联合向上行文，也可联合向下行文。 可联合行文的机关是： 1.同级政府与政府之间，部门与部门之间，上级政府部门与下级政府之间。 2.政府与同级党委、军事机关之间。 3.政府部门与同级党委部门、军事机关部门之间。 4.政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间。 （四）一般不越级行文的规则 遇到以下特殊情况可越级行文，但要抄送被越过的上级机关。 1.发生重大事故、突发事件、抗洪抢险等。 2.上级领导在现场办公中特别交待的问题。 （五）不越权行文的规则 当部门某项工作涉及其他部门的职责事项时，应当： 1.积极与有关部门协商，取得一致意见后，通过联合行文或授权行文的方式实现自己的目标。 2.未与其他部门协商，或虽经协商但未达成一致意见，不可以单独向下行文。 （六）“请示”、“意见”和“报告”不直接报送领导者个人的规则 上级领导直接交办的事项除外，但应在正文开头部分予以说明。 （七）“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关的规则。 包括三项内容： 1.一文一事。 2.主送一个机关。 3.不抄送下级机关。 （八）“报告”中不得夹带请示事项的规则 《安徽省人民政府办公厅关于进一步做好公文处理工作有关问题的通知》（皖政办秘〔2004〕13号）规定：……呈送的“报告”中不得提出请求指示、批准事项，如需提出一律用“请示”。 2.如果既想报告情况，让上级掌握，又想请示解决问题，一般有以下两种办法解决： ①将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分别上报； ②以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。 三、文种使用不当 （一）使用非法定文种行文。 （二）“请示”和“报告”混淆。 （三）错将“通告”写成“公告”。 （四）使用“命令”进行表彰。 （一）使用非法定文种行文。 《国家行政机关公文处理办法》规定，行政机关的公文主要有：命令（令）、公告、通告、决定、议案、通知、通报、请示、报告、批复、意见、函、会议纪要13种。以上13种公文称为法定公文，行政机关可以用来直接行文。而办法、方案、规定、总结、计划等应