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word/excel在文秘与行政日常工作中的应用 篇一：Office在文秘工作中的应用 第一章 Word基础操作 Word是目前最流行的文字处理软件，也是办公自动化软件office中的一个重要组成部分。与其他文字处理软件相比，它具有更强大的文本处理和文档编辑功能，可以方便的生成表格、编辑文档，以及插入图片、动画等。通过本章的学习，能使用户快速掌握word的基本功能及其使用方法。 1.1 文本操作 有效地利用文本的选定功能，可以对文本进行各种编辑操作，甚至重新组织文档结构，大大简化了我们的工作，选定文本方法有七： ? 方法一：选定任意文本 在要选定的文本开始处按住鼠标左键，并拖动到最后一个字符处。 ? 方法二：选定一行文本 移动鼠标指针至文档窗口和文本之间的空白位置，单击鼠标左键即可选定鼠标所在的那一行文字。 ? 方法三：选定一句文本 按住Ctrl键，然后单击要选定的句子中的任意位置。 ? 方法四：选定多行文本 选定首行文本后，按住shift键并单击最后一行中的任意位置，即可选定多行文本。 ? 方法五：选定整个文档 单击【编辑】|【全选】命令即可，或按下快捷键ctrl＋A。 ? 方法六：选定一段文本 在要选定的段落内任意位置三击鼠标即可。 ? 方法七：选定文本块 按住alt键，然后在要选择的文本左上角单击鼠标左键，然后拖动至文本块的右下角即可选定。 剪切、复制、粘贴和移动是编辑文本时最常用的操作，熟练掌握这些基本操作，可以提高录入文字的速度，从而提高编辑文档的效率。 1、剪切、复制和粘贴可以通过菜单栏上的【编辑】|【剪切】（【复制】或【粘贴】）命令来实现。 2、通过快捷键，完成上述操作： 【剪切】：ctrl＋X ，【复制】：ctrl＋C ，【粘贴】：ctrl＋V。 3、通过鼠标拖动的方式实现移动。选定需要移动的文本，将鼠标指针放在选定的文本上，然后拖动到新的位置。（注：选定文本的同时按住ctrl键，拖动鼠标到要插入的位置就会实现选定文本的复制操作。） 用户有时在输入新文本的时候，会发现原有的内容被替换掉了，这是因为进行了改写操作。我们可以通过以下两种方式进行修改。 1、 可以按insert键进行修改。 2、 双击状态栏上的【改写】按钮进行切换。 在编辑文档的时，如果操作错误，用户可以使用撤销功能返回到上一步或多步操作，快捷操作如下：按ctrl＋Z组合键。 1.2 查找和替换 在处理一篇长文档时，也许会发现自己有时犯下了一些输入错误，这时如果对着屏幕一个个地查找并改正的话，将花费许多的时间和精力。在这里word为我们提供了功能强大的查找与替换功能，可以查找替换文档中的文本、格式、特殊符号以及其他项目。下面我们就来看看其中的两种查找和替换方式是怎么操作： 【查找】1、单击“编辑”菜单中的“查找”命令，或者按Ctrl+F组合键，这时就会打开“查找和替换”对话框2、在“查找”选项卡的“查找内容”文本框中输入你要查找的文本3、单击“查找下一处”按钮，查找到的文本呈高亮显示。 【替换】1、单击“编辑”菜单中的“替换”命令，或者按Ctrl+H组合键，打开“查找和替换”对话框。2、打开“替换”选项卡，在查找内容文本框输入查找内容，然后在“替换”文本框中输入你要替换的内容，在这里你可以单个的查找然后替换，也可以全部替换。 1.3 格式刷的应用 格式刷按钮，可以将选中的文字或段落的格式应用到其他文字或段落中，使文档的格式统一。 1、在文档中选的需要设置格式的文本。 2、设置格式。 3、单击“格式刷”按钮，鼠标变成了一个小刷子的样子，然后选中要设置格式的文本，该文本的格式就和前文本一模一样了。 4、如果有多段的话，先设置好一个段落的格式，然后双击“格式刷”按钮，这样在复制格式时就可以连续给其他段落复制格式；单击“格式刷”按钮或者按下“Esc”键即可恢复正常的编辑状态。 1、如何快速复制行中的部分文本？ 选中需要复制的文本，按下ctrl键，使用鼠标进行拖动，此时在鼠标指针的右下角显示出“＋”符号，拖动到目标位置即可。 2、如何在word文档中滤除HTML格式？ 在将网页中的文字复制后再粘贴到word中，往往都带有HTML格式，如含有边框等。可以在【编辑】菜单中选择【选择性粘贴】，在打开的对话框中选择“无格式文本”选项即可。 3、如何统计文档字数？ “工具”菜单下“字数统计”选项，在打开的对话框中即可查看相关统计信息。 4、如何在word文档中选择垂直文本块？ 按下alt键，再用鼠标进行拖动，即可选中垂直的文本块。 第二章 Word编排格式 对文档格式的编排处理是使用word的基本功，本章主要介绍如何对文档的字体进行属性的设置，为段落应用段落格式，以及如何