物资采购与外包制作管理规定.doc

物资采购和外包制作管理规定 总 则 第一条 为降低物资采购和外包制作成本，加强流程执行的监督力度，提高管理水平，保证较高的工作效率，创造公开、公平、透明的采购氛围，特制订本办法。 分 则 第二条 职 责： 采购部对所有物资采购和外包制作实行归口管理,逐步完善、分项实施。 审计监察部对采购活动进行不定期监督。 第三条 采购物资及外包制作内容 （一）员工工作服、办公设备（配件）及用品、营销企划用品、包装袋、美陈环艺及广告发布、营业用各类票据、劳保福利用品等； （二）装修工程材料及物资等 （三）设备维护维修物资、固定资产购置、车辆维护维修配件等 （四）VIP及储值卡外包制作 （五）电脑及其配件、软件 领导安排的其他采购项目 第四条 采购程序 （一）相关部门提出采购申请，报批后将采购申请单提交至采购部； （二）采购部根据采购申请单收集相关信息、与供应商进行谈判或者组织招标、拟定采购合同、报批后签订并实施采购； （三）申请部门与采购部门共同对采购商品进行验货并入库； （四）审计监察部对上述活动进行监督。 第五条 采购、外包项目规定 （一）员工服装 员工服装的采购制作由办公室根据提出申请，采购部组织招标确定年度供应商，签订制作合同，在合同中明确制作费用、年度数量、分批制作计划等，办公室按照合同实施采购并验货。 （二）办公设备（配件）及用品由办公室提出申请，采购部组织招标选定供货单位，实施采购。 （三）营销企划用品、包装袋及广告发布 1.营销企划用品、包装袋企划部根据年度计划提出申请，采购部组织招标，确定每一年度的制作单位，与制作单位签订年度合同，根据需要分批次印刷制作。 2.大型美陈环艺项目（春、夏、秋、冬、国庆、圣诞、春节、啤酒节、花卉节等）和日常美陈环艺项目，由企划部年底提出下一年度申请，采购部通过招标选择2-3家年度合作单位，签订年度合同，分次下单，比价后选择制作单位。 3.广告发布应在年底通过招标确定下一年度的广告代理发布单位，由企划部发起立项，采购部组织招标工作，在确定媒体的过程中，必须导入比价机制，并定期对市场价格进行调研，适时调整媒体组合。采购部应定期发布媒体价格清单，如遇价格调整，应及时加以修改，并另行审定和报备。 （四）营业用各类票据 由营业部提出申请，采购部组织招标，确定每一年度的制作单位，与制作单位签订年度合同，根据需要分批次印刷制作。 （五）劳保福利用品 由工会按照规定提出申请，采购部组织实施，工会配合验货、发放。 （六）装修工程材料及物资 由物业管理部提出申请， （七）设备维护维修物资、固定资产购置、车辆维护维修配件 （八）VIP及储值卡外包制作 VIP及储值卡外包制作由顾客服务部提出申请，统一Logo，统一色彩，统一卡式，采购部组织招标，，每年通过确定制作单位，签订合作协议；根据需要确定各类型卡的数量，分批次制作；信息部负责各种卡的写磁和号段审核；顾客服务部负责各种卡号段的验收及与合同内容的核对。 （九）电脑及其配件、软件 电脑、电脑软件及其配件由信息部提出申请，采购部通过招标或比价方式选定供货商。各部门有使用需求时向信息部提交申请，信息部先对现有资产进行平衡，内部平衡后，确需采购的填写审请单报批后提交给采购部，由采购部在选定的供货商中进行采购。 第六条 应急采购 对于需要紧急采购的物资，可由申请部门与采购部口头协商，并经总经理室同意，先行采购后，再履行相关审批手续。 第七条 对需要进行招投标的采购项目按照《招投标管理规定》实施。 第八条 对于需要多次采购的项目，应组织年度招标，确定每年度的物资供货商或制作单位；对于单次采购、单个项目需要招标的，应就一个事项进行一次招标。 第九条 评审 采购部应定期对提供商品或者服务的供应商从以下几个方面进行评价，并建立合格供应商数据库 供应商基本条件：经营场所、营业执照、性质、产品或服务的标准； 质量保证情况； 供应商生产能力； 价格水平； 商业信誉； 第三章 附 则 第十条 本办法为集团二级制度。 第十一条 本办法自公布之日起在中心店实施，各子公司参照执行。 第十二条 各子公司的组织实施部门可根据企业实际情况确定，其流程和结果报审计监察部备案。 第十三条 本办法由采购部负责解释，在实施过程中不断修改完善，并及时予以公布。 颁布时间：二○○九年十二月 附：各类物资和外包制作采购流程 1、员工服装采购流程图 办公室提出工作服采购申请 办公室提出工作服采购申请 每年年底由采购部组织招标选择下一年度物资制作单位 每年年底由采购部组织招标选择下一年度物资制作单位 由招投标管理委员会确定中标单位 由招投标管理委员会确定中标单位 采购部与中标单