3.2 议组织与沟通.ppt

会议的组织 会前准备 会议过程控制 会后工作 会前准备 明确会议的必要性 确定会议的目标 准备会议文件 确定会议主持人 确定与会人员 预定会议场所 会议过程控制 宣布会议的主题和目的 根据会议议程顺序提出议题 给予每个人阐述观点的机会 控制讨论进程 遵守预定时间 讨论结束后概括观点 确定下次会议议题和时间。 会后工作 会议记录应该准确无误 下发会议记录或会议简报 决议要突出任务责任人姓名、时间及验收标准 表明下次会议的日期和时间 对执行工作进行监督和检查 不开会的原则 如果已经有每周的例会 如果会议的成本过高 如果还有比开会更好的方法 如果没什么特别重要的事 如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理的人 会议中的角色 会议主持人 会议秘书 其他与会者 主持人的主要职责 做好会前的准备 宣布会议准时开始 提出会议的议题 控制会议进程 总结会议 追踪会议的结果 会议秘书的职责 准确记录会议要点 发放会议纪要 确认执行人、完成时间以及所需资源 在主持人右手落座 其他与会者 明确会议目的 了解会议内容 作好发言准备 遵守会议制度. 影响会议成效的因素 会议时间不当 会议目的不明确 会议持续太久 简单问题复杂化 发言者过于健谈? 有效会议的策略 会议沟通的技巧 1、正确处理好沟通方式与沟通效率的关系 ——换位思考更重要的是引导我们要有意识地站在对方的立场思考问题。 2、正确处理好换位沟通与个体价值观的关系 ——记住两个原则：一不要强迫任何一方接受自己的价值观；二寻求共同点。 3、正确处理好换位思考与组织伦理的关系 ——沟通伦理要站在社会的角度来认知。 * * 第三篇 第二章 会议组织与沟通 　　群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。 会议的定义 交流信息 通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员工。同时，管理者也可以从他们那里及时得到反馈及获得其他方面的有关信息。 给与指导 企业通过把员工组织起来进行培训，以提高他们某个方面或某些方面的技能。使他们更好地适合工作环境。 解决问题 会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题。 作出决策 会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者提供共同参与和共同讨论的机会，最终作出良好的决策。 会议的目的 谈判 目的是解决双方在利益上的冲突，采用互动的方式讨论，力求达成一致的意见。 通知 目的是为了传播信息，采取单项的方式，一般没有讨论。 解决问题 目的是为了利用团体的力量解决问题。通常，要将待解决的问题摆在桌面上，与会者应提出解决的方法。在这类会议上，人们夺回未探求解决的方法而努力，不会停留在过去的状态中。 决策 目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。与会者不仅会讨论和决策，而且还要遵守会议的决议。 交流 目的是在于集思广益，常采用“头脑风爆法”讨论，即安排5-7人，每一位与会者都可以将自己对问题的看法，并从相互间的发言中得到启发，激发灵感，产生创意。这类会议鼓励讨论。 会议的种类 会场布置 礼堂型 U型 圆桌型 长桌型 课堂式 V型 不搞形式主义 明确会议的目的和目标 选择合适的与会者 合理安排会议议程 合理安排会务 控制好会议 分发会议简报 建立正面态度 学会倾听 消除抱怨与不满 培养良好情商 尽量鼓励 掌握提问技巧 强化个人沟通能力 第三篇 第三章 伦理与管理沟通 * 1、管理沟通中伦理道德观判断维度 个人目标：不同个体对事物结果期望判断的差异。 个人规范：不同个体在特定场合对行为期望的差异。 个人信仰：不同个体对特定情况的思想期望的差异。 不同价值观：不同个体对目标、规范与信仰的优先次序判断的差异。 * 2、管理沟通过程要遵守的伦理道德规范 ?（1）避免由于自己的行为而引起对他人的损害 ?（2）尊重别人的权利； ?（3）不说谎话，不做欺骗别人的事； ?（4）信守诺言，按合同办事； ?（5）遵守法律； ?（6）即使不是自己引起的，也有义务阻止损害他人利益的事发生； ?（7）帮助那些需要帮助的人； ?（8）保持公正； ?（9）要求别人也遵守上述各条注意事项。 * 3. 换位思考中的伦理道德冲突 问题讨论 1 .换位思考在实际生活中未必有效，如为了换位, 沟通效率下降，最后导致沟通效率下降，还需要换位吗? 2. 换位思考过程发现双方都不认为(或不可能承认)自己的价值观或态度是错的， 怎么办? 3 .换位过程并不认可对方的价值观, 但为了沟通需要而“迎奉”对方,就会失去个性和处事原则，您怎么办? 4 .为了实现沟通目的,在换位过程会发现一旦自己站在对方