会议的基知识.ppt

会议的基本知识 会议的概念 会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。 会议的构成要素 会议的要素即会议的组成因素。 分为基本要素和其它要素两大类。 基本要素即所有会议必有的要素（目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程）。 其他要素即可供选择的、并非为所有会议所共有的要素（名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料）。 会议的主要种类 按组织类型：可分为内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议； 按时间方面的规定性：可分为定期和不定期两类； 按出席对象：可分为联席会（由若干单位共同召集并参加）、内部会、代表会、群众会等； 按功能性质：可分为决策性（必有决议、决定）、讨论性、执行性（分配工作、布置任务、执行政策）、告知性（发布会、说明会）、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等； 会议的主要种类 按议题性质：可分为专业性（解决专门领域问题）、专题性、综合性等； 按照规模大小：可分为特大型（万人以上）、大型（数千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）等； 按会议采用的方式手段：可分为常规会、广播会、电话会、电视会等； 按与会者的国籍及议题的范围：可分为国内会议和国际会议等。 公司常见会议的种类与作用 经理例会与特别会议 经理例会是指由本企业的经理们参加，研究经营管理中重大事项的办公会议。这类会议是例行的，通常每月一次或每周一次，与会者和会议地点都相对固定。 经理特别会议是在企业的外部环境或内部运转机制面临重要问题，急需领导集体研究，立即拿出解决方案时召开的会议。这类会议的主要任务就是研究和解决新问题，做出相应的对策。 部门员工例会 是某一部门定期召开，由本部门全体员工参加的会议。如生产部门例会、销售部门例会等。一般起到通报情况、交流信息、解决问题、融洽感情的作用。 股东大会和董事会议 股东大会是股份制企业定期召开的例行性会议，一般每年召开一次，有股东参加，决定股份公司的最高执行方针。秘书通常在会前三到四个星期就要将会议通知邮寄给参会人员。董事会分例会和特别会议。 公司年会 用于各部门报告一年来的工作业绩，确定下一年的工作计划。公司年会往往在年终举行，不仅总结表彰，还可能开展一系列的庆祝活动。 客户咨询会 这类会议主要是邀请企业的客户代表、合作单位代表参加，听取客户对企业经营管理方面的意见、建议，对客户提出的问题集中给予解答。这类会议的与会者来自方方面面，有本地区的，也有外埠的；有本国的，也有外国的；规模比较大，工作量难度较大，要求高。 产品展销定货会 这类会议是企业经营中经常使用的一种有效手段，一般由销售部门负责人操办。 业务洽谈会 是企业中一项重要的活动，是企业提高经济效益的关键。企业的领导人常常亲临此类会议。 新产品新闻发布会 企业研制出新产品并准备将其推入市场时。常常采用新闻发布会的形式进行宣传。 会议筹备 拟订会议议程和日程 会议议程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来，会前发给与会者。 会议日程 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，如有说明可附于表后，会前发给与会者。 ⑴宣布议程 ⑵说明人员缺席情况 ⑶宣读并通过上次会议的记录 ⑷财务主管报告 ⑸其他报告 ⑹新的议题 ⑺有关人事任命 ⑻提名并选举新的负责人 ⑼通知有关事项 ⑽宣布休会 会议议程表的设计 正确的设计方法： ①编制会议议程表时，首先应注意议题所涉各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。 ②议程表中，第一项是宣布议程，再安排讨论的问题，尽量将同类性质的问题集中排列在一起。 ③必威体育官网网址性较强的议题，一般放在后面。 会议议程的样式 天地公司销售团队会议议程表 公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。 ⒈宣布议程 ⒉说明有关人员缺席情况 ⒊宣读并通过上次会议记录。 ⒋通信联系情况 。 ⒌东部地区销售活动的总结。 ⒍销售一部关于团队沟通问题的发言。 ⒎公司销售人员的招聘和重组。 ⒏销售二部经理的人选。 ⒐下季度销售目标。 会议日程表的设计 会议的日程一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，将会议的议题具体化。 会议日程的样式 天地公司新产品销售展示会日程安排 日期时间内容安排地点参加人自责人备注