公文写作常见错误分析.doc

公文写作中常见错误分析 1、版头错误 版头错误是指公文的红色版头违背党和政府的有关规定或不符合公认的约定俗成的原则。关于公文的版头样式，在《中国共产党机关公文处理条例》和《国家机关公文格式》中，有专门的规定；有些在党和国家公文法规中尚未做出具体规定的问题，人们一般都有公认的原则。如果违背了上述规定和人们公认的原则，应视为版头方面的错误。 当前版头方面常见的错误主要有： （1）不同作用的版头相互混淆使用。如 中共××市委文件 ××委发[1993]4号 —————————————— 关于××××的请示 中国共产党××市委员会（ ） ×委发[1983]4号 —————————————————— 批转市委组织部关于加强 ××××的报告的通知 《中国共产党机关公文处理条例》第三章第十条规定：向上级请示报告工作，应使用《中国共产党×××委员会（ ）》式的版头；批转下属部门的重要报告、请示应当使用《中共××文件》式的版头。因此，上面两图的版头属于相互错用。 （2）版头中的括弧用来标注部门名称。如 中国共产党××××委员会（组织部） ×组发[1993]4号 ———————————————————— 版头中的括弧是用来标注文种名称的，而上面文件的版头括弧里标注“组织部”的字样是不符合规定精神的。 （3）版头字号过大、行距过宽。 这是当前版头中的一个突出性的问题。版头的等级、字号、行距究竟以多大为宜，目前党和国家在公文法规中虽尚无十分明确的规定，但按照人们的一般习惯，应当一级小于一级。也就是说，目前，“中共中央文件”、“国务院文件”的版头字号（2cm×1.5cm）、行距（版头红字与红色横隔线之间是2.8 cm）如果算是“大版头”，那么中央各部委及省、市、自治区党政机关的文件版头以不超过这个标准为限；地委、行署级的党政机关应当使用一种“中版头”，也就是字号为1.5cm×1cm、版头红色字与红横隔线之间是2.5 cm的版头；县级及县级以下的机关，以使用比“中版头”小一些的“小版头”为宜。至于为、企事业单位，原则上也使用“中、小版头”，而不使用“大版头”，因为它不是行使党和国家权力的机关。目前我们见到一些县级机关和一些企事业单位也使用起“大版头”，甚至字号大过2cm×1.5cm，版头字与红横隔线的间距多达3cm以上，这是不符合人们公认的原则的。 （4）行政公文版头的“发文机关名称”后面加括弧、红色横隔线当中加“红五星”。 按照有关规定和人们的习惯，国家行政机关的公文版头是由“发文机关名称”或“发文机关名称＋文件”来组成，不存在“发文机关名称＋括弧”的版式。只有党的机关文件在红色横隔线当中才衬托有红五角星。因此，在行政公文版头中出现括弧及红五角星都是不妥当的。 2、文面错误 公文的格式，是对公文的有关内容和撰稿者思路的规范，有利于体现公文的特点，有利于提高公文作为办理公务的办事效率，是实现公文处理工作规范化、科学化、制度化的一项重要内容。所以，在《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》中，都有专门一章对有关内容做出规定。就一份公文完整的文面格式来说，不仅项目名称明确，而且各个项目的书写位置、书写要求都有具体规定。当然在实际行文时，有些公文可以从实际出发省略格式中的若干项目，但不可有随意性，该要的还得要、该怎么写的还得怎么写，否则就不全规范，会影响应有作用的发挥。 例如： ×××食品厂关于贯彻按劳分配政策 两个具体问题的请示 （96）年×字第20号 为了全面贯彻按劳分配原则，进一步调动员工的劳动积极性，我厂拟实施以下三项劳资政策，请批准。 一、…… 二、…… 三、…… 此致 ××省劳动厅 ××市人民政府 ×××食品厂 1996年7月8日 这是省去了文头和文尾部分，只有行文部分的简便式文件。此文文面格式方面的错误有：（一）发文字号书写错误。这一公文的内容比较重要，因此，“发文字号”仍然是不可省的。现将原属文头部分的“发文字号”书写于公文标题下的适中位置上是可行的。但它没有按规定书写是不行的。按《国家行政机关公文处理办法》规定，“发文字号”应先写发文机关代字，接着写年号，最后写顺序号。而机关代字后，不必再加一个“字”字；年号必须全写，用方括号不是用圆括号括住；顺序号前也不必加一个“第”字。（二）主送机关写得不对。首先是书写位置不当。按规定“主送机关”名称应在公文标题左下方，单独一行顶格书写，不应该写于正文的后面。其次，请示的主送机关按规定一般是一个，此文是两个。可能××食品厂是省直属企业，劳资问题直接由省劳动厅管理，但其工厂又在××市的范围内，有些重要决策又得与市政府沟通。如果是这样，此文的主送机关也应该还是一个，就是××省劳动厅。而对××市人民政府用抄送方式处理就可达到目的。（三）请示正文的结束语不应写在缘由