公文管理法.doc

公文管理办法 第一章 总 则第一条 为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》，结合公司情况，特制定本办法。第二条 公司的公文，是公司在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法进行公司各项活动的重要工具。第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第五条 公文处理必须严格执行公司有关必威体育官网网址的规定，确保公司机密的安全。第六条 公司各级负责人应当重视公文处理工作，并加强对本公司公文处理工作的领导和检查。第七条 行政部是公文处理的管理机构，主管本公司公文处理工作并指导各部门的公文处理工作。第二章 公文种类第八条 公司公文种类主要有以下八种：一、决定（议）：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级单位（部门）不适当的决定事项。二、通知（批复）：适用于批转下级单位（部门）的公文，转发上级主管和不相隶属单位公文，传达要求下级单位（部门）办理和需要有关单位（部门）周知或者执行的事项，任免人员；答复下级单位（部门）的请示事项。三、通报（意见）：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况；对重要问题提出见解和处理办法。四、报告（请示）：适用于向上级主管汇报工作，反映情况，答复上级主管的询问；向上级主管请求指示、批准。五、函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。六、会议纪要：适用于记载、传达公司内部各级会议、公司外部会议情况和议定事项。七、会议记录：适用于记载重大会议的过程及各发言人的发言要点，纪要需相关出席人员签字。八、电话记录：适用于重要问题的电话请示、上级主管以电话方式布置工作。 第三章 会议纪要（记录）、电话记录第九条 重要会议须由记录人员负责记录。一、一般做出重要决定、决议时，须做会议纪要，记载重要议题、主要观点和决定过程。二、根据要求对某些讨论、研究性会议，应做出会议记录，一般要求忠实记载谈话人的原话和会议进程。第十条 电话记录：一、内容：1、领导外出，以电话布置工作，并表明要求接听人做好电话记录时，接听人应做好电话记录；2、单位联系重要工作来电时，接听人根据对方需要，及时做好相关电话记录；3、电话记录格式由通话人、时间、内容、签字确认等组成（详见附件），一般不单独对外发文，可作为公文附件。二、程序：1、所有电话记录都应按照《电话记录》的格式填写；2、接听人记录后，应先与通话领导确认记录内容，待通话领导回公司后，第一时间补签字确认记录内容；3、电话内容中涉及需要通知其他人员时，由记录人立即通知，相关人员须签字确认已告知，相关人员暂不在公司时，记录人须先电话告知，再补签字；对内容被通知人必须和发通知领导通话确认。三、记录人职责：1、接听电话人为记录人，记录人除了及时准确的做好电话记录外，还应立刻通知电话内容需要告知的相关人员；2、记录人除了将电话记录保留原件外，涉及公司业务的电话记录在相关部门留存一份；3、记录人应将自己保存的电话记录按时间顺序编订成册，以便查找。第四章 发文办理第十一条 发文办理包括草拟、核稿、审核、定稿、签发、复核、登记、印发、签收程序。一、草拟公文应当做到：情况真实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；二、拟稿后，应由核稿人对文字进行核定成文。核稿人为拟稿人的上级主管。三、审核指由拟稿人（或指定送发人）将草拟公文送至相关单位（部门）进行审核，由行政人事部负责传送；董事会公文由各董事审核；公司公文由公文涉及部门经理、公司相关领导审核。四、定稿指由拟稿人根据审核意见汇总进行修改后，再交定稿人定稿。董事会公文由首席执行官定稿；公司公文由总经理定稿。五、签发是指定稿后的公文在发文前须由相关单位（部门）会签的过程。1、以董事会名义发文，会签人包括所有董事，签发人为首席执行官；2、以公司名义对外发文，会签人应包括首席执行官、总经理、公文涉及的主管领导等，签发人为总经理；须由董事会审核的公文在正式发文前须取得相关董事会决议。六、公司公文由行政人事部负责印发并存档，公文正式印发前，应进行复核。复核重点是：审核、 签发手续是否完备，用字是否准确等；七、公文印发时须由签收人在《发文签收单》上签字确认。第十二条 公司内部各单位（部门）行文应遵守以下规则：一、未经上级主管审核批准，公司内部任何单位（部门）不得自行对外正式发文。二、涉及多个单位（部门）职权范围的事项，主办单位（部门）应主动协商，并取得一致意见后方可以公司名义行文。部门之间对有关问题未经