办公事务二章企业日常事务管理.ppt

第二章 企业日常事务管理 第一节 文书档案管理 一、文书管理的内容 二、档案管理的内容 ■任务提出 任务提出 四川省巴中市政府办公室因为工作人员粗心大意，致使在关于中秋节放假的通知的结尾处竟出现“端午节”，尽管第二天便及时作出了更正，但刚刚上任才一个多月的办公室主任仍然被停职反省，综合科长、副科长等三人被免职。有好事者甚至将此事直接概纳为现代典故“端午罢官”，大有让其“名垂青史”之意。 一、文书管理概要 （一）文书管理的概念 文书，又称文件，是企业经营活动的信息传递与信息保存的载体。 基本任务有：收文处理、发文处理、文件保管及文件利用。概括为：“收、发、管、用”。 收文处理抓催办、发文处理抓把关、文件保管抓分类、文件利用抓方便。 一、文书管理概要 效用性 时限性 机要性 规范性 一、文书管理概要 （三）文书管理的内容 1、收文处理：对所收公文的登记、承办、催办等 2、发文处理：拟稿、核稿、签发、发放 3、文书的存档：材料收集、归卷、立卷 4、文书的管理： 5、文书的利用 6、完成领导交办的其他文书管理工作 一、文书管理概要 （四）文书的收发管理 1、收文管理 签收 拆封 登记 分发 传阅 某某公司收文处理卡 收文处理案例 2009年7月1日，日欣（中国）贸易公司某某市分公司秘书收到日欣（中国）贸易公司的一份通知，得知总公司将于本周对某某市分公司进行财务工作检查。 收文处理案例 步骤1：收到这份通知，拆启后，将文件取出，核对好份数、日期后，将文件的内容登记在收文登记记录册上； 步骤2：取出文件处理单，填写相关内容，提出初步办理意见，再将文件处理单附在通知原件上，拿到总经理办公室，请总经理批示。 步骤3：总经理看了通知后，指明此份通知中要求办理的事项应由财务部负责。他立即打电话让你过来，让你将这份通知和办理意见传达给财务室。 收文处理案例 步骤4：你将这份通知和办理意见，交给财务部部长，请他负责办理。财务部部长看过后，以电话的形式，告知各个分支机构，要求他们对照财务考核指标进行自查，并在6月20日将自查报告交至财务部。 步骤5：2009年6月20日，各家分支机构的自查报告均按要求上报，财务部部长在文件处理单上，填好办理结果、方式和通知原件一起，交还给秘书。 一、文书管理概要 2、发文管理 拟稿 拟定主题词 会签 核稿 呈批 签发 国务院公文主题词表 词表共由15类1049个主题，分为主表和附表两大部分，主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如综合经济、财政、金融类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如工交、能源、邮电类中的工业、交通、能源和邮电等。第三层是类属词，如体制、职能、编制等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。 国务院公文主题词表 主题词有类别词、类属词、文种词三部分构成。 标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词，如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“水利，再标类属词水土保持，最后标上通知。 一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引；再对第二个主题内容进行标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，先标反映第一个主题内容的类别词经济管理，再标类属词企业、破产；然后标反映第二个主题内容的类别词劳动，再标类属词就业；最后标通知。 发文处理案例 为响应总公司号召，日欣（中国）贸易公司某某市分公司决定从20××年6月1日起开展“扎实基础、提升品质，促进某某市分公司持续快速发展”活动。主要活动是主题演讲会和合理化建议征文。各部门和各分支机构必须在20××年7月28日前上报活动开展情况。按照活动方案要求：演讲会每月1个主题，全体员工必须积极参与；合理化建议活动全体员工必须参与，每月评选出3篇优秀征文上报；按期上报活动组织和进行情况。 总经理将你叫到办公室，对你说明了这次活动的目的和要求，让你马上写一份通知，发到分公司各部门和各分支机构，告知有关活动事项。你用记事本将总经理的话记录下来，回到自己办公室，立即开始拟写通知。请演示撰写通知的过程。 发文处理案例： 步骤1：初稿完成后，你将这份通知写在统一的发文稿纸上，拿给总经理审核，总经理看后签字同意发出。 步骤2：将这份通知编上发文号，写在发文稿纸的相应栏内，再检查一遍通知的正文内容，确定无误后，把这份发文稿纸拿到文印室，交给打字员打印成正稿，打印份数为20。打字员让你明天上午来取。 步骤3：你将打印好的通知正稿从文印室取回，逐一盖章，并在发