办公室培.ppt

办公室相关知识 余家涛 主要内容 一、办公室概述 二、办公室基本礼仪 三、公文处理 四、公文范式 一、办公室概述 1、办公室是什么 办公室有三层涵义 从广义上讲，泛指人们办公的场所。 是指各级政府部门及企事业单位下辖的主管某一专项工作的行政机构。（行政管理机构） 指各类机关、团体、企事业单位中协助领导处理本单位日常工作，为领导及整个组织提供辅助性或支持性工作的专门机构。（有的又被成为秘书部门或秘书机构） 一、办公室概述 2、办公室的地位和作用 （1）、地位 第一，中心地位。是指挥、控制整个机关工作的中心部门，是一个单位的信息网络中心，是各种信息的交汇点和集散地。 第二，窗口地位。是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”。 第三，枢纽地位。办公室在一个机关中，是沟通上下、协调左右、联系各方，保证机关工作正常运转的枢纽。 一、办公室概述 （2）、办公室的作用 第一，参谋作用。一是调查研究，收集信息，分析研究，为领导决策提供参考意见和建议；二是公文处理，对需要呈送领导阅批的文件，提出拟办意见供领导参考；三是会议组织，对会议的议程、开法、解决的主要问题及如何贯彻实施提出建议和意见，供领导参考。 第二，助手作用。一是协助领导做好公文处理等日常工作；二是协助领导做好协调工作；三是协助领导做好各种决策的布置和督促检查工作。 第三，服务作用。“三服务”：为领导服务，为本机关、本单位服务，为基层服务。 第四，耳目作用（信息反馈）。了解情况、掌握情况、报告情况的职责。或掌握信息、传递信息、信息反馈。 一、办公室概述 3、明确办公室工作职能职责 （1）明确职责。职责明确，参谋不决策，到位不越位，揽事不揽权。 （2）搞好分工。明确分工的同时也明确了相应承担责任。具体工作人员要对分管领导负责，分管领导要对主管领导负责。职、权、责三位一体。 （3）当好参谋。要认真学习，吃透上情，了解下情，领会领导意图，特别带有方针政策的文件更要认真学习理解，通过信息综合分析，提出正确的决策建议，务求实在。要及时准确收集各方面信息，站在工作大局的高度来思考问题，为领导当好参谋，为领导分忧，为发展尽责。 （4）当好助手。要及时准确收集信息，做到畅通渠道，反应敏捷，及时为领导决策提供有价值的信息。想领导所想，思领导所思。 一、办公室概述 （5）突出重点。办公室是综合部门，各种繁杂事务多，既要事事都管，但又要突出重点，才能形成亮点。 （6）搞好协调。办公室工作既是综合服务又是组织协调，要协调好上下左右，也包括接待处理好来信来访。 （7）着力服务。着力服务水平的提升。要以“无差错”这个高目标，来提高整体办事水平，提高服务的优质程度。特别是看得见，摸得着的事，更要做好。材料文字上的把关，要认真对待每一篇文稿。 （8）狠抓落实。办公室工作要在求实务实、落实上下功夫，关键是要狠抓落实。我们实行目标管理是个手段，目标确定以后，督办更是抓落实的手段，要充分发挥办公室督促检查的职能作用，推动工作落实。 （9）政令畅通。办公室是公司领导的左右手，要认真贯彻落实公司的各项工作安排部署，通过办公室卓有成效的工作确保政令畅通，工作取得成效。 一、办公室概述 总的来说，办公室的职能主要体现在两个方面：一个是对整个组织的辅助，需要承担起内部后勤、人事、财务及其他有关方面的管理及服务工作；另一个是对管理工作及领导者工作的辅助，需要通过信息、协调、辅助决策、事务服务、督办等工作协助领导处理日常工作。 二、办公室基本礼仪 礼仪是一个国家，一个民族、一个单位的文明程度、道德水准的重要标志，也是一个人的思想觉悟、文化修养、精神面貌的基本体现，员工的素质代表着公司整体素质和管理水平。 二、办公室基本礼仪 （一）、仪表修饰礼仪 发部 一、无异味 二、无异物 三、不染彩色发 二、办公公司基本礼仪 面部 1、无异物 2、无异响 3、无创破 4、男士：面部毛发处理（特别指胡须和鼻毛） 女士：淡妆 二、办公室基本礼仪 手部 1、手部要清洁。 2、不化彩色指甲，不做甲绘。 3、不留长指甲（指甲不长于指尖）。 二、办公室基本礼仪 （二）、服饰礼仪 总体要求：庄重、大方、干净、平整 一个人的服装是他的素养、品位、地位的具体表现。 二、办公室基本礼仪 穿西装、套装应注意事项 1、要配套和得体。 2、要配好衬衣。 3、应注意纽扣扣法 （双排扣全扣，单排扣扣上不扣下）。 一：双排扣西装，所有扣子最好都扣上。(双排扣西装的设计风格偏于稳重，纽扣的系法也相对保守) 二：单排单粒扣，可系可不系。(系上端庄，不系潇洒） 三：单排双粒扣，最常见的扣法为扣最上面一粒，或者全部不系。 四：单排三粒扣，可以全部扣上，可以全部不扣，可以扣中间一粒或最上面两粒。 五：如果是就座状态，可以