办公室工规范与技巧.ppt

* * 领导测评办公室人员的20道题目 5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌? 能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗? 6．他是一个富有想象力和创造力的人吗? 能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作? 能否制订新的工作制度或工作程序? 他的工作有条理吗? 7．他是一个机智的人吗? 能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗? 8．他能否提高文件运转效率? 能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件? 能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件? * * 领导测评办公室人员的20道题目 9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责? 10．他在危急关头是否沉着冷静? 当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作? 11．他对你的忠诚值得信赖吗? 你能把一些机密信息资料委托给他吗? 12．他是否有较广的阅读面和知识面? 是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物? * * 领导测评办公室人员的20道题目 13．他是否成为本单位有价值的信息来源? 而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得? 14．他是否有个人学习计划? 是否学习管理方面的知识或参与管理活动? 是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业? 15．他语言表达是否清晰? 能否以书面或口头方式简要汇报情况? 能否准确地传达你的指示? 能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人? 16．他是否按时完成每天的工作? 是否根据需要自愿在休息时间加班? * * 领导测评办公室人员的20道题目 17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成? 18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事? 19．在调研工作中他是否称职? 能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告? 20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动? 启示…… * * 二、加强办公室建设 （一）办公室建设方向 1、不断优化硬件和工作环境 2、积极推进建章立制工作 3、努力营造和谐人文氛围 4、大力倡导团队精神 （二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规 良好的礼仪形象 良好的电话形象 良好的文字形象 良好的语言形象 * * 二、加强办公室建设 （三）人人争作办公室受欢迎的人员 1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作； 2、掌握自己的情绪，做情绪的主人； 3、把同事当作客人，尽力做到同事满意； 4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评； 5、随时让同事知道你对他的感激； 6、尊重个人隐私，公私之间分明； 7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐； 8、不居功自傲，有容人雅量。 * * 三、办公室办会工作基本规范 （一）会议服务的基本内容 会前准备工作 1、设立会议承办部门和服务机构 2、协助领导确定会议目标和议题 （1）确定会议目标 （2）拟订会议议题 3、拟订会议财务预算和会议方案 （1）拟订会议财务预算 （2）拟定办会方案 * * （一）会议服务的基本内容 会前准备工作 4、确定会议的议程、日程和程序 5、分工撰写会议文件 6、确定与会人员名单以及会议编组方案 7、会场的布置工作 营造会议气氛 会场格局与座次 主席台的布置 悬挂会标 设施准备 8、食宿、交通、医疗、保健等准备。 * * （一）会议服务的基本内容 会中服务工作 1、报到与接待工作 2、会议签到 3、会场服务与管理 会前检查会场 引导座位、维护秩序 做好会场事务工作 会后检查会场 4、做好会议记录 5、编写会议简报 6、安全必威体育官网网址工作 * * （一）会议服务的基本内容 会议善后工作 1、做好相关文字工作 整理会议记录 编写会议纪要、简报 会议文件制发 文件整理与保管 2、认真做好会议总结 3、做好会议的宣传报道工作 4、会议决定事项的催办工作 5、会议收尾工作 * * （二）做好会议服务工作的技巧 其一：领会“一个精神” 指的是领导对于举办会议的指示精神。办会人员要主动、全面了解领导的指示意见、思想意图，了解得越透彻、越准确、越详细越好，切实做到全局在胸。 其二：构思“一个方案” 指的是筹办会议的具体依据。方案要思路清楚，详细周到，简洁明快，科学可行。 1．整体性原则 2．动态性原则