办公软件用(二)——Excel电子表格的使用技巧.ppt

Excel的使用技巧 快速填入相同的内容 快速复制上一单元格 求字符串中某字符出现的次数 如何在EXCEL中设置单元格编辑权限（保护部分单元格） Excel中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显示特定的颜色 EXCEL中如何控制每列数据的长度并避免重复录入 去掉默认的表格线 增加工作簿的页数 相对地址、绝对地址、混合地址 数据的输入 输入相同数据的两种情况 数据的行列对调 跨表操作数据 两次选定单元格 两列数据巧合并 用快捷键设置单元格文本 自动调整为合适的列宽 绘制斜线表头 Excel做成绩表时自动实现同分同名次 按Shift键 把Excel单元格区域转换为图片 制作漂亮的工资条 图表编辑操作 1. 快速填入相同内容 选中多个单元格后，输入字符，然后按Ctrl+Enter组合键，即可在选中的每个单元格中填入上述相同的字符。 2. 快速复制上一单元格 选中下面的单元格，按Ctrl+ （为西文的单引号）组合键，即可将上一单元格的内容快速复制下来。 3. 求字符串中某字符出现的次数 例如：求A1单元格中字符“a”出现的次数： =LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,“a” ,“ ”)) LEN(text)：返回文本字符串的个数 SUBSTITUTE（text,old_text,new_text,instance_num）: 将字符串中的部分字符串以新字符串替换。 4. 如何在EXCEL中设置单元格编辑权限（保护部分单元格） 先选定所有单元格，点“格式”→“单元格”→“保护”，取消“锁定”前面的“√”。 再选定你要保护的单元格，点“格式”→“单元格”→“保护”，在“锁定”前面打上“√”。 3. 点“工具”→“保护”→“保护工作表”，输入两次密码，点两次“确定”即可。 5. Excel中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显示特定的颜色 比如： A11时，C1显示红色 0A11时，C1显示绿色 A10时，C1显示黄色 方法如下： 单击C1单元格，点“格式”→“条件格式”， 条件1设为： 公式=A11 点“格式” →“字体”→“颜色”，点击红色后点“确定”。 2. 条件2设为：公式=AND（A10,A11） 3. 条件3设为：公式=A10 点“格式”→“字体”→“颜色”，点击黄色后点“确定”。 6. EXCEL中如何控制每列数据的长度并避免重复录入 1. 用数据有效性定义数据长度。 用鼠标选定你要输入的数据范围，点“数据”一“有效性”一“设置”，“有效性条件”设成“允许”“文本长度”“等于”“5”（具体条件可根据你的需要改变）。还可以定义一些提示信息、出错警告信息和是否打开中文输入法等，定义好后点“确定”。 2. 用条件格式避免重复。 选定A列，点“格式”一“条件格式”，将条件设成 “公式=COUNTIF($A：$A,$A1)1”,点“格式”一“字体”一“颜色”，选定红色后点两次“确定”。 COUNTIF(range,criteria)：计算某个区域中满足给定条件的单元 格数目。 这样设定好后，输入数据如果长度不对会有提示，如果数据重复字体将会变成红色。 7. 去掉默认的表格线 单击“工具”菜单中的“选项”，再单击对话框中的“视图”，找到“网格线”，使之失效（将左边的“√”去掉）。 8. 增加工作簿的页数 单击“插入”菜单下的“工作表”，即可在底部看到一个新名称 的工作表。一个工作簿最多可以有255张工作表。 9. 相对地址、绝对地址、混合地址 相对地址的形式是地址直接用列号行号组成。 绝对地址的形式为：$A$1,$B$1。 有些公式引用单元格是用混合型地址。 10. 数据的输入 日期和时间的输入 当前系统日期的输入：ctrl + ； 当前系统时间的输入：ctrl + shift +； 12小时制输入时间，在时间数字后空一格，并键入 字母a或p，例如，8：00 a 改变日期格式在“格式-单元格”中修改 数值的输入 负数输入：直接输入负号和数字，或用圆括号输入。 分数输入：先输入0和一个空格，再输入分数。直接输入分数 则认为是日期。 输入据用自动设置小数点或尾随零的数字。在“工具一选项一 编辑”选项卡中设置自动小数点 公式的输入 公式以等号“=”开头，Ex