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商务公文基础概念 商务公文准备 商务公文写作 商务公文检查 课程目录 1、“对于项目管理人才的需求每年都在增加” 2、“您的账款已经过期了” 3、“本月某店服装销量为50万，增加了8%” 4、注意倍数关系“降低”、“降低了”以及“降低到” 5、分清楚汉字与阿拉伯数字的使用场合 除成文日期、部分结构层次叙述以及在词组惯用语、缩略语和具有修辞色彩语句中作为词素的情况必须为汉字外，其它情况应当使用阿拉伯数字 一、数字使用规范 国家标准规范的具体要求为： 第一层次编号用“一”、“二”、“三”……来表示； 第二层次编号用“（一）”、“（二）”……来表示； 第三层次编号可以用阿拉伯数字来表示； 第四层次编号可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”……来表示。 结构层次最好不要多于四级 不要越级使用各个层次编号 二、层次结构 实例演练：以下词语使用是否有问题 （1）林区的职工、机关、学校企业等等单位，都要节约能源； （2）陈某某等……竟然至党纪国法于不顾，公然收取贿赂； （3）中小学校要充分利用多种形势经常向中小学生进行交通安全常识的教育，如广播、图片、展览、文艺，等。 三、词语使用规范 等等 等 实例演练：以下标点符号是否有问题 1、 严禁中外记者利用采访进行挑唆，煽动性宣传报道。 2、这件事情发生在二、三十年代。 3、本店经营项目有馄钝、饺子、面条……等等”。 4、通过这件事我们深刻体会到：依靠群众、坚持调查研究的重要性。 四、标点符号使用规范 实例练习：请选出小组内好与不好的两个公文 行动目标是否清晰 正式指数是 总体风格是 是否遵循读者为尊原则 行文结构是否符合文体要求 是否简洁，用了几句话 标点符号不当几处 拼写或词语不当有几处 写完后重读 修改文书，大胆删减 一口气写完 整理写作思路，考虑文书内容 检查细节，确认无误 ?准备准备再准备 目标 正式指数 总体风格 提纲：结构、策略 ?写作 ?检查 读者为尊 积极反馈 可信度 时间紧迫性 删减:无关信息、大幅度 注意错误：语法、拼写、描述 细节：标点、日期、称谓 商务公文写作步骤 * 《福布斯》杂志的创始人——马尔克姆·福布斯曾经说“一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富”，也就是说，写好商务文书在一定程度上能够给大家带来很大的经济利益。文学功底好的人不一定能写出一篇好的商务文书，对组织、业务了解甚深的人也不一定能写出一篇好的公文。 * 公文不一定要好文章，但必须写得一清二楚、十分明确、字稳词妥、通体通顺，让人家不折不扣的了解说的内容是什么 ——叶圣陶 ? 简明 正所谓“句中无余字，篇内无赘语”，“简明”是商务文书首要特点。 ? 准确 而所谓“准确”，就是要求商务文书要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“关门闭户掩柴飞”这样的表达一样将同样一个意思重复三次。在意思清楚的前提下，商务文书写作应追求尽量用一段话、一句话甚至是一个词将核心意思表达出来。 ? 朴实 所谓“朴实”，就是指在商务文书写作中不要去刻意地堆砌辞藻，一代文豪白居易尚且不这样做，我们就更不必在这个方面显示自己的实力和水平了。 ? 庄重 所谓“庄重”，是指在商务文书中对整体风格的把握不要过于诙谐幽默，太多的玩笑会极大地影响文书的严肃性。 ? 规范 商务文书写作在很多方面还具有规范性强的特点，其中标点符号的规范性就尤为重要但是却往往被大家所忽视。 * ■ 清晰的“头脑”——意图：??????? ◆ 主动写作与被动写作的区别??????? ◆ 从主观目标看客观目标??????? ◆ 案例练习：总经理的通知??????? ◆ 表达主旨的五种方法???? ■ 挺拔的“骨架”——结构：??????? ◆ 认识八种外在结构与五种内在结构??????? ◆ 撰写大纲的方法：提要法与思维导图??????? ◆ 有效划分层次和段落??????? ◆ 巧设过渡和照应??????? ◆ 龙头虎尾，神采飞扬???? ■ 丰富的“血肉”——材料：??????? ◆ 组织材料的多、细、精、严??????? ◆ 事实材料与理论材料的应用???? ■ 公文的“细胞”——语言：??????? ◆ 常用论述方法比较??????? ◆ 模糊语言、模态词语与古词语的适当运用??????? ◆ 怎样正确使用专业术语、熟语、流行语等词语??????? ◆ 案例：公文特定用词一览表??????? ◆ 八种经典句式的应用??????? ◆ 练习：病句修改 * 有关总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件 在某公司中，总经理让其秘书组织全公司的秘书开会，要求她在确定